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Votre besoin de numérisation

Dématérialiser avec fiabilité à grande échelle

Votre société a décidé de dématérialiser des documents de travail pour économiser de la place ou pour retrouver plus facilement l’information. Pour mener à bien un projet de numérisation, plusieurs étapes seront nécessaires en amont lors de la préparation, puis dans l’exécution du projet : identification des ressources du projet, choix de réalisation en interne ou en externe, choix de numérisation standard ou fidèle, mise en place des moyens de conservation des documents numérisés.

Préparation des documents et des ressources du projet

Une fois que vous avez identifié les documents que vous souhaitez numériser, un rapide état des lieux de ces papiers vous permettra d’anticiper les éventuelles difficultés de numérisation (documents abîmés, attachés, etc.). Vous devez aussi identifier les ressources à votre disposition (scanners, ordinateurs, logiciels, réseaux et serveurs, locaux nécessaires, matériel) avant de choisir de réaliser l’opération en interne dans votre organisation ou d’externaliser ce processus de numérisation. Durant cette préparation, la préparation et mise en place d’un plan de classement est indispensable afin de pouvoir organiser vos documents dématérialisés par la suite.

Numérisation simple ou copie fidèle ?

Suivant votre projet et votre besoin, il faudra faire votre choix entre la numérisation standard ou la numérisation fidèle.
La numérisation simple permet de dématérialiser tous vos documents qui n’ont pas de valeur légale spécifique (par exemple des fichiers internes de l’entreprise) afin de pouvoir les consulter par la suite de façon dématérialisée. La version numérique sera une copie du document original qui garde seul la valeur légale du document.
Cependant, si vous avez besoin que vos documents numérisés soient des copies fidèles, c’est-à-dire qu’ils aient la même valeur légale que vos documents papiers originaux (par exemple un contrat client), il faudra alors faire appel à un partenaire certifié NF 544.

Consultation et conservation sécurisée des documents numérisés

Une fois vos documents numérisés, il faudra définir leur mode de conservation et de stockage : intégration dans votre GED (Gestion Électronique des Documents) ou dans votre Service d’Archivage Électronique (SAE).
La conservation pourra être faite sur des serveurs internes à votre organisation ou à distance accessible via un portail web. Votre choix doit prendre en compte les ressources à votre disposition et vos besoins de consultation des documents numérisés. Si vous souhaitez opter pour un système d’archivage électronique, il est conseillé de vous faire accompagner par un expert pour choisir la meilleure solution.

La numérisation par Novarchive

Forte d’une réputation de spécialiste, Novarchive dispose de plusieurs ateliers de numérisation au travers de notre réseau. Quel que soit le support ou le format de vos documents, Novarchive peut opérer leur numérisation et vous conseiller ensuite sur la gestion documentaire. 

Responsable Projet de Raja

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La nouvelle médiathèque réalisée par Novarchive a pu être parfaitement inaugurée pour nos 60 ans, nous pouvons accéder à toute l’histoire de notre société en un seul lieu

Numérisation chez Raja – Création base doc internes

Novarchive propose ses services sur tous types de projets relatifs à l’archivage, y compris la création de zéro d’une base de données de documents numérisés, qui implique une indexation et la numérisation de fonds documentaires entiers.

Ils nous font confiance pour la numérisation de leurs documents

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Groupe aéronautique international

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