Novadoc® SAE : logiciel de gestion documentaire

Une solution d’archivage électronique complémentaire à votre système d’information

Novadoc® SAE est un Système d’Archivage Électronique qui assure la pérennité, l’intégrité, la traçabilité et la sécurité de vos documents. La solution s’adapte à votre système d’information pour l’ensemble des étapes du cycle de vie le versement de vos archives comme pour l’authentification des utilisateurs.

La simplicité d’une solution SaaS

Novadoc® SAE s’intègre dans votre système d’information documentaire en toute simplicité, en respectant les modèles OAIS (ISO 14721) de gestion d’archives. Notre solution SaaS, accessible depuis n’importe quel navigateur internet, facilite la gestion de vos archives électroniques grâce à son système de versement de documents adapté à vos besoins (soit via dépôt manuel, soit de façon automatisée) ou encore par son système de consultation intuitif. Une fois les documents versés dans le système, ils sont accessibles simplement comme via un système de dossiers classique (Treeview) ou via un puissant moteur de recherche. Toutes les métadonnées sont paramétrables dans l’espace d’administration.

Une traçabilité à chaque étape

Un des intérêts d’un SAE est de pouvoir obtenir une traçabilité complète des actions autour de vos documents. Novadoc SAE intègre une attestation de dépôt et un contrôle d’empreinte numérique unique des documents (SHA 256). Les documents versés dans l’outil sont des copies certifiées conformes. Toutes les actions relatives à la gestion des documents sont horodatées et consignées dans un journal. La traçabilité des journaux du cycle de vie et des événements du logiciel permet de garantir la valeur probatoire, conformément à la norme AFNOR NF 461. L’ensemble des documents au sein du SAE sont ainsi certifiés via l’utilisation d’un scellement numérique infalsifiable.

La pérennité et la sécurité de vos documents garanties

Assurer la lisibilité du document dans le temps c’est garantir sa pérennité. Novadoc SAE prend en charge la conversion automatique de tous vos formats vers un format spécifique de conservation (PDF-Archivage) afin de garantir l’intégrité des archives électroniques sans limite de temps. Vos données sont stockées sur des serveurs redondés et sécurisés dans des data center ISO 27001. Une double sauvegarde est conservée sur un espace de back up. Lorsque vos documents arrivent à la fin de leur durée légale de conservation, Novadoc SAE vous avertira afin que vous puissiez décider de la suite à donner à vos archives: destruction du document avec preuve de destruction ou prolongement de la durée de conservation.

Responsable Projets Numériques du Laboratoire Pharmaceutique

En plus de nous mettre un système d’archivage électronique adapté à nos besoins, Novarchive nous a fait du sur-mesure en développant un connecteur spécifique avec nos systèmes maisons sur nos différentes filiales internes. Novadoc centralise maintenant toutes les informations documentaires, c’est un gain de temps significatif au quotidien pour les équipes

Projet d’archivage électronique pour un grand laboratoire pharmaceutique

Novarchive a été sollicité par un laboratoire afin de mettre en place un nouveau système d’archivage électronique qui soit également connecté avec leur solution d’archivage interne existante.