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Conseil en gestion documentaire :
Aidez-moi à y voir plus clair

Vous avez un besoin documentaire : archivage, numérisation ou besoin de conseils mais ne savez pas par où commencer ?

Comment optimiser les ressources documentaires de votre société ? Quelles sont les normes et les processus d’archivage ? Comment fonctionne un logiciel de gestion documentaire ?
Cette page va vous aider à définir votre projet en partant de vos besoins.

J’ai besoin de place / je cherche à externaliser mes archives

Au fil des années, vous avez vu vos archives s’accumuler. Elles prennent maintenant trop de place ou vous ne souhaitez plus vous en occuper. Il faut alors trouver un partenaire qui dispose de l’expertise et des ressources nécessaires pour conserver vos documents de manière sécurisée. En externalisant vos archives, vous pouvez vous concentrer sur votre savoir-faire métier tout en améliorant l’accès à l’information, en réduisant vos coûts et en garantissant la mise en conformité avec la réglementation.

Je cherche un logiciel pour gérer mes archives

Que ce soit pour gérer vos archives physiques, que vous ayez déjà numérisé vos archives, ou pour vos archives électroniques, l’utilisation d’un logiciel d’archivage est incontournable. Un logiciel d’archivage est un moyen simple et efficace de gérer vos archives physiques ainsi que stocker et conserver vos fichiers numériques dans un emplacement central et sécurisé. Les logiciels de gestion d’archivage vous aident à rationaliser votre flux de travail en fournissant un classement organisé pour tous vos documents et en vous permettant de contrôler exactement qui accède au contenu. Enfin, les logiciels d’archivage vous assurent de protéger vos documents les plus sensibles contre les menaces extérieures. Afin de gérer efficacement vos archives sur vos sites, il est également possible de mettre en place un logiciel d’archivage dédié.

Je souhaite passer au zéro papier / numériser mes dossiers

Vous avez décidé de numériser un volume important de documents, voire de passer au zéro papier dans votre entreprise. Qu’il s’agisse de dossiers comptables, du fond patrimonial de la société, de documents juridiques ou d’états financiers, la dématérialisation offre de nombreux avantages. Elle permet l’accès à distance de tous vos documents, de faciliter la recherche d’éléments spécifiques ou encore d’offrir un espace de collaboration à vos collaborateurs. Un accompagnement par un partenaire peut être nécessaire pour numériser un gros volume de données. Si vous optez pour la numérisation de documents, la mise en place d’un outil de conservation dédié tel qu’un Système d’Archivage Electronique (SAE), est recommandé, afin de vous assurer de sécuriser toutes vos informations dans la durée et d’en contrôler les accès.

Je souhaite (ré)organiser mes archives

L’organisation des archives est un travail important, parfois fastidieux, qui peut nécessiter l’intervention d’un professionnel. La méthodologie employée pour réorganiser les archives passe par plusieurs étapes : l’identification des documents, leur tri et la réflexion sur le système d’archivage à utiliser. Ce travail peut être réalisé rapidement par un ou plusieurs archivistes conseils. Dans le cadre de l’archivage numérique, il est recommandé de choisir un Système d’Archivage Electronique (SAE). Dans le cadre de l’archivage physique / papier, il faut organiser les espaces de stockage en fonction de vos besoins (ex: conservation de documents fragiles), de la fréquence de consultation de vos documents et la sécurisation nécessaire.

Je cherche à organiser mes archives entre le papier et le numérique

Faire coexister des stocks d’archives physiques et numériques est un casse-tête pour toutes les entreprises. Pour commencer, il est conseillé de réfléchir à un système de Record Management qui permet de rationaliser les flux d’information et d’optimiser l’organisation des documents. Ensuite, vous pouvez entamer le travail de tri et de classement avec l’aide, par exemple, d’un archiviste professionnel. Enfin, plusieurs solutions existent pour conserver ses archives sur le long terme en toute sécurité comme le stockage et la conservation dans des entrepôts adaptés et proches de votre entreprisela numérisation de documents papiers et leur intégration dans un Système d’Archivage Electronique (SAE).

Je modernise mon système d’information

La modernisation de votre système d’information est essentielle car il apporte la plupart du temps une forte valeur ajoutée complémentaire de l’entreprise. En matière de gestion documentaire, le processus pour choisir un système d’information adapté passe par plusieurs étapes. La première étape consiste à examiner le type de système dont vous disposez actuellement et à déterminer s’il répond à vos besoins : avez-vous déjà un Système d’Archivage Électronique ? Comment gérez-vous le stockage de vos documents confidentiels ? etc. Tenez compte du budget, du temps de mise en œuvre et des coûts de maintenance futurs lorsque vous évaluez les options. Cette étape peut être réalisée avec l’aide d’un expert. Enfin, assurez-vous de disposer d’un plan solide pour l’intégration de vos documents, la formation des utilisateurs, la migration des données et les tests d’intégration.

Je cherche à conserver mes fichiers informatiques

Il est important d’être proactif lorsqu’il s’agit de préserver vos fichiers informatiques. Mais la sauvegarde régulière de vos données sur un disque externe, un cloud ou un serveur réseau ne suffisent pas pour pérenniser vos documents numériques et surtout conserver leur valeur légale. Pour répondre à ces besoins, il est conseillé d’utiliser un Système d’Archivage Électronique, seul moyen légalement reconnu, qui va vous aider à avoir une vue d’ensemble de vos fichiers, à rechercher plus rapidement l’information et à contrôler l’accès à vos documents tout en garantissant la conservation sans limite de leur valeur légale. En mettant en place un SAE, vous vous assurez aussi que vos fichiers informatiques sont sécurisés et facilement récupérables dans toute situation, notamment d’urgence.

Je cherche à détruire mes archives

Il est courant de vouloir détruire ses archives pour rechercher un gain de place et donc une diminution des coûts de la gestion documentaire. Mais cette opération ne doit pas se faire à l’aveugle. Il est important d’identifier d’abord les documents que vous souhaitez détruire pour vérifier si leurs durées de conservation légale vous permettent de le faire. En effet, selon le type de documents que vous conservez, vous devez conserver des copies probantes pendant une certaine durée en cas de contrôle ou pour l’utilisation dans un cadre juridique. Pour mieux connaître ces durées de conservation, faites appel à un expert. Enfin, une fois ce contrôle effectué vous devez vous assurer de détruire ces archives de manière sécurisée et d’envisager un traitement spécifique pour les documents confidentiels.

J’ai un autre besoin

Vous ne trouvez pas votre projet parmi ces propositions ? Vous avez des difficultés à définir vos besoins en archivage ? Nous vous invitons à nous contacter pour échanger avec nos experts sur vos besoins. N’hésitez pas à aller voir les expériences de nos clients pour découvrir quelques projets que nos experts ont réalisés au service de nos clients.

Et si vous commenciez par un diagnostic ou un audit ?

Encore en réflexion sur votre politique d’archivage ou utilisateur déjà averti en gestion documentaire, Novarchive vous propose d’échanger avec des experts archivistes pour choisir ensemble le projet qui répondra parfaitement à vos besoins.
Audit et conseil archive

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Faites vous accompagner par des consultants archivistes experts pour définir vos besoins et gérer votre projet d’archivage.
Archivage physique

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Conservez toutes vos archives dans des sites sécurisés proches de vos bureaux.
Archivage électronique

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Conservez vos documents numériques dans un système sécurisé et qui garantit leur valeur légale
Numérisation

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Numérisez tous vos documents pour gagner du temps et de l’argent