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Archivage physique et Archivage papier de documents

Assurer la sécurité et la pérennité de vos archives papiers

Un projet d’archivage physique est un défi à plusieurs niveaux. Vous devez trouver de l’espace de conservation et de stockage sécurisé, mais aussi déplacer vos documents en toute sécurité, les préserver dans le temps, vous assurer de pouvoir y accéder en cas de besoin et, enfin, trouver des ressources matérielles et humaines pour gérer ce projet.

Choix du lieu d’archivage

Un bon espace de conservation doit être sécurisé et garantir la préservation de vos documents sur le long terme. Conserver ses archives en interne est donc très contraignant. Si votre société ne dispose pas d’assez de locaux adaptés ou manque d’espace, vous pouvez externaliser cette conservation et ce stockage, en choisissant un partenaire de confiance qui mettra à votre disposition un site sécurisé.

Équipement pour un archivage papier de longue durée

Bien s’équiper pour un projet d’archivage physique commence par choisir le bon conditionnement adapté à tous types et tous formats de documents. Il faut ensuite prévoir le déplacement des archives vers le lieu de conservation et de stockage et le rangement dans un espace dédié et sécurisé (contrôle d’accès, hygrométrie, sécurité incendie, …) et adapté à la fréquence de vos consultations. Vous pouvez vous appuyer sur des experts du domaine pour vous fournir tous les produits et équipements professionnels.

Respect des durées de conservation et destruction

Chaque document archivé a une durée de vie plus ou moins longue en fonction de son importance et des lois à respecter. Lorsque cette durée légale de conservation des documents est dépassée, vous pouvez alors décider de la suppression définitive d’une ou de plusieurs archives physiques ou papier. Le respect des durées de conservation comme la destruction réalisée de manière confidentielle et sécurisée sont des problématiques parfois difficiles à gérer sans l’intervention d’un partenaire expert.

L’archivage physique par Novarchive

En confiant l’archivage de ses documents papiers à Novarchive, vous profitez d’une organisation optimisée de vos archives, d’une sécurité optimale et de gains de productivité. Vous identifiez de manière claire et transparente les dépenses liées à l’archivage de vos documents, depuis sa création jusqu’à sa conservation ultime.

Responsable Archives & Services Généraux

illustration site novarchive

Novarchive nous a accompagnés de bout en bout avec des solutions d’une grande simplicité, qui ont permis de réaliser le projet très rapidement. Les équipes se sont facilement prises au jeu des “Cleaning Days” ludiques organisées par les archivistes Novarchive.

Projet d’archivage physique pour un logisticien

Novarchive a été sollicité par un logisticien majeur dans le cadre de son déménagement de siège social afin de réaliser un audit documentaire puis une prise en charge des archives.

Ils nous font confiance pour l'archivage physique de leurs documents

Direction Départementale des Territoires et de la Mer du Calvados

Label musical

Chaîne audiovisuelle

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