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Célèbre label de musique faisant partie des plus grands producteurs de disques aussi bien en France que sur le marché international, ce client regroupe de nombreux labels prestigieux et produit de grands artistes partout dans le monde. Il emploie plus de 400 salariés et a engendré un chiffre d’affaires de plus de 300 millions d’euros.
Ce label musical a fait appel à Novarchive pour externaliser des fonds audio et vidéo. Le Service Documentaire, garant du catalogue musical intégral, a confié à Novarchive l’archivage de plus de 150 000 bandes, représentant près de 5 km linéaires d’une largeur moyenne de 3 cm, dans 22 formats différents à traiter (de 0,005 à 0,072 mm). Ces données, qui contenaient l’ensemble des informations liées aux créations des différents labels, constituent le patrimoine de l’entreprise. Elles devaient rester accessibles aux clients du Groupe (artistes, studios, services marketing, etc.). La priorité était de garantir la conservation de ses bandes audio et vidéo sur le long terme, afin de préserver le matériel et la qualité de lecture.
Novarchive a mis à disposition une équipe d’archivistes sur site afin de traiter les fonds audio et vidéo par catalogue. Première étape : les supports ont été identifiés via des étiquettes code-barres sur les supports destinés à l’externalisation, ainsi que sur les conteneurs de transfert. Seconde étape : les documents ont ensuite été déplacés de manière sécurisée en position verticale pour éviter tout contact entre eux vers le site de conservation sélectionné. Dernière étape : après un contrôle Quantité et Qualité et l’inventaire détaillé des supports, les fonds audio ont gagné leur salle de conservation. Ils sont alors flashés pour être associés à leur emplacement définitif. Les bandes sont ensuite disponibles à la consultation.
Les fonds audio sont répartis dans une salle dédiée à la conservation à accès sécurisé par digicode : les supports originaux dans une première salle, les copies dans une seconde. Les supports n’étant pas papier, leur stockage fait l’objet de mesures de conservation particulières. La température et l’hygrométrie de ces pièces sont pilotées pour garantir la sauvegarde du patrimoine musical du label musical. La conservation par compartiment permet d’éviter l’empilement des bandes les unes sur les autres. La sécurité incendie est dictée par la spécificité des supports, avec des extincteurs IG-55 (mélange de gaz argon et d’azote) ne laissant aucune trace après intervention.
Ce projet technique a pleinement rempli les attentes clients au niveau de l’intégrité physique des supports originaux dans le temps et du très haut niveau de sécurité adopté pour la conservation.
Le travail d’inventaire détaillé réalisé en collaboration avec Novarchive, l’utilisation de code barre et de services de numérisation à la demande ont facilité l’accès à l’information à chaque stade du parcours.
