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Numérisation de vos documents

Numériser pour accélérer le partage d’informations

La numérisation a pour but de dématérialiser, de rendre plus facilement accessible et pérenne vos documents. Ce processus permet d’optimiser le temps et le budget consacrés à votre gestion documentaire.

Une numérisation fiable à 100%

Novarchive s’adapte à vos besoins et vous accompagne dans la mise en place du projet de numérisation sur l’ensemble de vos supports (documents papiers, audios et vidéos). Selon vos besoins la numérisation sera réalisée selon l’un des deux processus : la numérisation simple ou la numérisation fidèle.

Numérisation simple

La numérisation dite simple est une numérisation réalisée afin de dématérialiser un document, le plus souvent papier, afin d’en réaliser une copie digitale. La copie digitale n’a pas la valeur légale de l’original papier qui garde seul cette propriété. Ce processus de numérisation est par exemple bien adapté aux documents internes de l’entreprise. Si l’on souhaite que le document digitalisé ait la même valeur légale que le document papier original, il faut se tourner vers la numérisation fidèle.

Numérisation fidèle (certification NF 544)

Etape 1 : la numérisation pour obtenir des copies fidèles

La numérisation fidèle est devenue en quelques années un élément incontournable du processus de dématérialisation des entreprises. En effet, ce processus permet d’avoir des copies numérisées qui ont une valeur légale identique au document papier original.
Le processus (définit par la loi française, puis audité par l’AFNOR NF 544) se compose des étapes suivantes :


– Identification des supports et des informations à traiter
– Définition des éléments de contrôle et de traçabilité
– Contrôle des documents numérisés
– Sécurisation de la copie fidèle


Le respect de chacune de ces étapes avec une traçabilité complète permet de certifier la réalisation de copies fidèles.
Une fois obtenu des copies fidèles, il faut maintenir la valeur légale dans le temps des documents. Pour cela, il faut passer à la seconde et dernière étape : la conservation des fichiers.

Etape 2 : la conservation

Afin de garder la valeur légale d’un document, il faut le conserver de façon sécurisée et tracée. La conservation dans un outil certifié à valeur probatoire est la solution à ce besoin et permet de conserver la valeur des documents pendant toute la durée de leur conservation : le système d’archivage électronique (SAE) certifié NF 461. Les copies fidèles conservées dans un SAE sont ainsi appelées des copies fiables.
En savoir plus sur le SAE Novarchive

Les plus de Novarchive sur la numérisation

La fiabilité : la certification NF 544 de nos prestations de numérisation vous garantit la numérisation fidèle de vos documents papier selon les règles de l’art.

La proximité: Nos ateliers de numérisation sont tous sur le territoire français à proximité de vos implantations.

La productivité : Numériser c’est garantir l’accessibilité de vos documents de n’importe quel lieu et une conservation à long terme sans perte d’information.

La satisfaction client : chacun de nos clients à des besoins qui lui sont propre, nous nous adaptons à vos besoins et pas l’inverse

Responsable Projet de Raja

illustration site novarchive

La nouvelle médiathèque réalisée par Novarchive a pu être parfaitement inaugurée pour nos 60 ans, nous pouvons accéder à toute l’histoire de notre société en un seul lieu

Projet de numérisation pour créer une base de documents internes pour Raja

Novarchive propose ses services sur tous types de projets relatifs à l’archivage, y compris la création de zéro d’une base de données de documents numérisés, qui implique une indexation et la numérisation de fonds documentaires entiers.

Ils nous font confiance pour la numérisation de leurs documents

Groupe aéronautique international

Chaîne audiovisuelle

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