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Novarchive propose ses services sur tous types de projets relatifs à l’archivage, y compris le montage d’une base de données qui impliquent d’indexer et de numériser des fonds documentaires. C’est le cas de la mission donnée par Raja, le n°1 européen de l’emballage.
Depuis près de 60 ans, Raja est spécialisée dans la vente à distance pour les produits, fournitures et équipements d’emballage. Installée à Roissy-en-France pour son siège social, elle compte plus de 1 500 collaborateurs en Europe, et a réalisé en 2014 un chiffre d’affaires de 440 millions d’euros.
À l’occasion de ses 60 ans, l’entreprise avait pour projet de créer une médiathèque destinée à centraliser les documents de la société (photographies, archives audiovisuelles, diapositives, etc.). Cet espace était destiné à valoriser et rendre accessible le patrimoine du Groupe auprès des salariés et à servir aussi aux futures opérations de communication. A travers la création de cette base de données, il s’agissait aussi d’assurer la sauvegarde du fonds d’archives, par un tri, un inventaire et un classement des documents.
Pour répondre à ces besoins, Novarchive s’est associée à la société Keepeek, spécialisée dans les solutions web de photothèque pour les entreprises et les collectivités. Une base de données interne a ainsi pu être constituée au fur et à mesure de la dématérialisation des supports. Pour cela, Novarchive a d’abord collecté les documents, supprimé les doublons, répertorié et indexé l’ensemble du fonds avant de le numériser. Une procédure particulière a été mise en place concernant cette dernière étape car les archives rassemblent des photographies argentiques, des Ektas et diapositives et différents supports audiovisuels (VHS, Hi8, Béta et béta numérique, etc…) qui nécessitent des manipulations propres.
Dans un délai de quatre mois, Novarchive a procédé à l’indexation des archives, au recollement et à la numérisation. Au total, ce sont plus de 2 000 photos au format 10×15, 4 000 diapositives et 250 VHS qui ont été mis à disposition sur la photothèque.
Les collaborateurs de Raja ont pu rapidement accéder à leurs archives via la photothèque. Le riche fonds documentaire de la société a été valorisé et sera ainsi préservé dans le temps. Pour garder ce patrimoine vivant, une plateforme en ligne reste la meilleure solution car elle donne accès à tous aux images pour des besoins de communication interne ou externe.
« La médiathèque a parfaitement fonctionné pour nos 60 ans, nous avons pu accéder à toute l’histoire de notre société. »
