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Groupe aéronautique international

Mise en œuvre d’une solution d’archivage physique avec prestations associées de Numérisation et Délégation d’archivistes

Le client est un groupe international opérant dans les domaines de l’aéronautique et présent au travers de nombreuses entités sur tous le territoire.

Ses fonds d’archives sont multiples et gérés de façon hétérogène par les services archives en interne et divers prestataires.

Le besoin client

La direction de la gestion documentaire du Groupe déploie une stratégie de gestion standardisée des documents sur l’ensemble des entités qui concerne à la fois les archives locales et externalisées.

A l’initiative du projet, la direction souhaitait connaitre et administrer les stocks des documents physiques et électroniques, tout en organisant leur référencement.

Les enjeux majeurs étaient :

  • Sécuriser l’accès aux archives
  • Faciliter la gestion des différents fonds d’archives physique en interne et en externe
  • Apporter la traçabilité des mouvements sur ces fonds (savoir à tout moment où est chaque document)
  • Permettre aux collaborateurs de consulter réintégrer et verser des archives

La réponse de Novarchive

1 – La mise en place d’un logiciel unique en mode SaaS : Novadoc. Novadoc permet de gérer la traçabilité complète de tous les documents.

L’interfaçage Novadoc avec les logiciels du client a par ailleurs été mise en place et permet aux services internes d’effectuer leurs demandes de consultation, de versement ou de réintégration des archives. Le logiciel Novadoc défini également le cycle de vie des documents et garanti le respect du plan de classement.

2 – Le client a par ailleurs souhaité être accompagné par des archivistes Novarchive pour aider les différentes entités dans la réalisation d’inventaires sur les sites industriels, de R&D et administratifs afin de s’assurer de la mise en place des bonnes pratiques en matière d’inventaire.

3 – Le projet de numérisation du fonds d’archive historique qui s’effectue progressivement permet par ailleurs d’améliorer l’accessibilité d’un fonds historique papier avec la garantie de la conservation via le versement dans le SAE Client (Système d’Archivage Electronique).

Les résultats et bénéfices clients

  • Accès sécurisés aux données d’inventaire
  • Autonomie des collaborateurs pour leurs consultations et versements
  • Gestion unifiée et standardisées des archives

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