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Projet d’archivage : audit et conseil

Préparer sereinement son projet d’archivage

Parce que chaque organisation a des besoins différents, le premier pas consiste à définir vos besoins et analyser les documents à archiver (nature des documents, degré de confidentialité, valeur probatoire), choisir le mode de conservation le plus approprié et adopter une stratégie d’archivage en conformité avec la législation en vigueur.

Analyse des documents à archiver

Avant de lancer le projet d’archivage, un état des lieux des documents à archiver s’impose. Quel est le volume de documents concernés ? Quels sont les types de documents à traiter ? Quel est leur état de conservation ? Qui gère ces documents actuellement dans votre société ? Pour répondre à toutes ces questions, vous pouvez vous faire accompagner par un professionnel de la gestion documentaire et de l’archivage.

Choix du mode de conservation

Le choix du mode de conservation dépend du type de projet visé : archivage physique  (papier) ou archivage électronique. La bonne conservation des archives physiques nécessite un conditionnement, un bâtiment et un suivi adaptés. L’archivage électronique doit garantir la conservation des fichiers informatiques, tout en maintenant leur accessibilité, confidentialité et intégrité, et ce sans limite de temps. Des documents imprimés peuvent également être transformés en fichiers informatiques, soit immédiatement, soit lors d’un besoin de consultation. Le choix du mode de conservation impose également de se poser la question de ce qui est conservé en interne dans l’organisation et de ce qui est externalisé à un prestataire de confiance d’archivage.

Stratégie d’archivage

Votre stratégie d’archivage va garantir la bonne réussite de votre projet dans le respect de vos contraintes et obligations légales. Avant de lancer un processus, vous allez réaliser des choix concernant les documents à archiver : le mode d’accessibilité, les fréquences de consultation, le volume annuel de croissance, etc. Ces choix doivent être réalisés dans le respect des durées de conservation légales et des modalités de destruction d’archives administratives

Pour gagner du temps, cette stratégie d’archivage, incluant la destruction d’archives quand nécessaire, peut être externalisée.

Audit et conseil par Novarchive

Novarchive peut vous accompagner en amont de votre projet documentaire ou d’archivage en France. Des experts en documentation viennent vous appuyer pour réaliser un audit de vos archives en toute confidentialité, et vous proposer des solutions d’archivage, de dématérialisation et de logiciels de gestion adaptées à vos besoins et ainsi garantir la préservation de vos documents.

Mise à disposition d’archivistes :

Nous mettons à la disposition de nos clients des archivistes experts pour traiter les besoins documentaires du quotidien, pour quelques jours, quelques mois ou en permanence.

Novarchive est votre partenaire idéal pour archiver des documents et vous accompagner dans vos projets documentaires ou d’archivage en France.

Responsable Gestion Documentaire

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La solution proposée par Novarchive a permis de structurer de façon efficace nos archives, en assurant une répartition géographique en phase avec nos besoins

Projet d’archivage pour un cabinet d’audit

Novarchive a été contacté par un des principaux cabinets d’audit financier pour réaliser un projet d’audit documentaire, d’inventaire et de réorganisation de la conservation et gestion de leurs fonds d’archives sur toute la France.

Ils nous font confiance pour l'audit et le conseil pour leur projet d'archivage

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Direction Départementale des Territoires et de la Mer du Calvados

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