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Ce client est une société spécialisée dans la logistique, l’express, le transport routier, la messagerie, et le commerce transitaire. Il emploie plus de 30 000 personnes et est présent partout dans le monde. Avec un chiffre d’affaires annuel de près de 7 milliards d’euros, cet acteur se classe parmi les plus grandes entreprises de la chaîne logistique.
En raison du déménagement vers son nouveau siège social et d’un manque d’espace dans les nouveaux locaux, l’entreprise de logistique concernée a sollicité Novarchive pour la prise en charge de son fond d’archives conservé jusqu’à présent en interne.
Les quantités d’archives représentaient plus de 900 mètres linéaires en salle d’archives et environ 730 mètres linéaires dans les services. Ces archives concernaient plusieurs services: la comptabilité, la trésorerie, les services juridiques, la logistique, l’approvisionnement, la communication…
En parallèle de la prise en charge des documents, ce projet nécessitait aussi un réel accompagnement des collaborateurs dans la préparation et le tri de leurs documents.
En amont du déménagement, Novarchive a organisé et supervisé plusieurs « Cleaning day » (journées dédiées au tri, classement et à l’archivage des documents) en partenariat avec Paprec La Corbeille Bleue. Un accompagnement et un guide d’archivage ont également été proposés aux collaborateurs. Ce manuel reprenait les étapes clés du déménagement et les démarches à effectuer en amont de la prise en charge : tri, classement, préparation des documents à éliminer, conditionnement des documents à conserver, etc. Suite à cette préparation, Novarchive est intervenue pour une mission d’inventaire et la prise en charge d’environ 200 m3.
Pour assurer une gestion facile des archives pour les équipes, le portail sécurisé Novadoc® a été mis en place, avec une consultation et restitution physique des unités-archives à la demande et service de livraison des documents, en 24 heures ou en 3 heures pour les demandes expresses. L’outil Novadoc® permet également de gérer les dates utiles de conservation de documents et de programmer leur destruction confidentielle.
Le déménagement s’est bien déroulé grâce notamment à la collaboration des équipes internes accompagnées par Novarchive pour le tri, l’élimination et le conditionnement des documents.
Le fonds documentaire est stocké de manière sécurisée dans un dépôt adapté à la conservation de documents. Les collaborateurs conservent un accès à l’information. Ils peuvent consulter et gérer leurs archives en ligne grâce à la solution Novadoc® qui protège aussi la confidentialité des archives par des accès individuels et sécurisés
« L’accompagnement des équipes a été précieux pour les convaincre des enjeux de ce projet. Les objectifs étaient multiples et permettaient à terme d’optimiser les espaces de travail, d’homogénéiser la gestion des documents en interne, d’assurer une gestion pérenne des archives et de couvrir les risques liés à la perte d’informations. Grâce à cette préparation, le déménagement de nos archives s’est fait sans accroc. »
