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Vos documents électroniques sont des pièces vulnérables. Ils sont facilement manipulables et falsifiables, et doivent donc être conservés dans un système capable de garantir leur intégrité, leur traçabilité, leur pérennité et leur sécurité. Pour respecter les exigences du RGPD, vous avez à votre disposition des logiciels d’archivage électronique qui vont assurer la traçabilité et l’horodatage de tous les événements relatifs à vos documents.
Vous vous interrogez sur les systèmes d’archivage électronique et les critères pour choisir la bonne solution ? Au-delà de la vérification que le système est bien certifié NF 461, il est important de s’assurer que les droits d’accès aux documents soient parfaitement garantis et confidentiels. Puis, vérifier que le système garantit bien l’intégrité et la pérennité des documents : aucune modification ne doit être possible, le document ou l’archive doivent rester lisibles dans le temps. En cas de doute, faites appel à un expert qui vous aidera dans le choix du système.
Selon votre secteur d’activité ou les exigences de votre société, le système d’archivage électronique choisi doit être certifié. Avant de valider le choix de votre solution, confirmez avec le prestataire que le logiciel proposé respecte bien la norme AFNOR NF 461 et celles de votre domaine (notamment dans le secteur public, avec l’agrément pour la conservation des archives publiques sur support numérique SIAF). N’hésitez pas à faire appel à un professionnel qui vous accompagnera dans la vérification de ces certifications.
Novarchive a été sollicité par un laboratoire afin de mettre en place un nouveau système d’archivage électronique qui soit également connecté avec leur solution d’archivage interne existante.
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