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Novarchive a l’habitude de gérer des projets complets d’archivage incluant l’audit, le conseil et l’archivage sous toutes ses formes (papier et numérique). Le projet réalisé pour la compagnie de taxi G7 est l’exemple même de ces missions incluant toutes les expertises de la société.
Les taxis G7 ont été créés le 4 mars 1905. Aujourd’hui encore, il s’agit de la plus importante compagnie française de taxis avec près de 12 000 taxis affiliés. L’entreprise propose de nombreux services qui répondent aux besoins particuliers de ses clients : Club Affaires, Service Plus, G7 Horizon, MaxiCab et MaxiCab VIP, Family Cab et GreenCab.
Le projet a vu le jour à l’occasion du déménagement du service « Relation Chauffeurs » qui a contraint la société de taxis à externaliser ses archives car il n’était pas prévu de transférer le fond documentaire dans les nouveaux locaux. Toutefois, les documents étant peu accessibles et basés sur un plan de classement obsolète, ce transfert avait aussi pour objectif d’optimiser la gestion des documents par la mise en place d’un outil de GED.
Novarchive avait pour mission de réaliser des outils de gestion efficaces (plan de classement et tableau de gestion), de mettre en place de procédures de record management et de prendre en charge les 7 500 dossiers chauffeur avant le déménagement.
Quatre objectifs avaient été identifiés pour ce projet :
Les collaborateurs accèdent maintenant à leurs données via un outil de GED unifié où se retrouvent toutes les archives pour faciliter la gestion au quotidien et sécurisé par les règles de conservation mises en place (droits accès, délais de conservation conformes aux attentes légales, confidentialité des informations).
La société a pu voir des bénéfices concrets et directs à travers les coûts de numérisation optimisés et le gain de place suite à la dématérialisation des documents.
« Novarchive a parfaitement su nous guider et nous accompagner. Sa mission est très bien passée auprès de nos opérationnels, qui ont apprécié le côté humain et vulgarisateur de ses équipes »
