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Association internationale

Mise en place d’un logiciel pour une gestion autonome des archives

Novarchive a aidé une association internationale à optimiser la gestion de ses archives à l’aide de son logiciel de gestion des archives Novadoc. Objectif : permettre au client de consulter, intégrer, rechercher et suivre ses documents de manière autonome.

Le besoin client : sécuriser et faciliter l’accès aux archives électroniques

Le client concerné est une association à but non lucratif, médicale, militante et de solidarité internationale. Elle s’engage depuis plus de 30 ans à soigner les populations les plus vulnérables, à témoigner des entraves constatées quant à l’accès aux soins et à essayer d’obtenir des améliorations durables dans le domaine de la santé. Dans le cadre de son projet de réorganisation de sa politique d’archivage, cette association a souhaité optimiser la gestion de ses archives existantes en référençant, sécurisant et favorisant l’accès à l’ensemble de ses documents. Novarchive était déjà responsable du fonds d’archives physiques. Ce fonds, stockés dans nos locaux dans plus de 3 400 conteneurs, était constitué essentiellement d’archives comptables, de dossiers patients ou encore de dossiers reprenant des missions en France et à l’international. Il générait environ 400 consultations à l’année, un bon argument pour optimiser l’accès via une plateforme dématérialisée.

La réponse de Novarchive : l’accès simplifié aux archives partout et pour tous

Pour répondre au besoin client, Novarchive a proposé l’utilisation de Novadoc®, notre portail sécurisé de gestion des archives. Ce choix correspondait aux deux objectifs de ce projet :
  1. offrir un environnement de gestion unique au sein des services
  2. permettre la consultation et l’intégration des archives simplement et depuis n’importe quel endroit

Après une première étape d’élaboration des plans de classement, des procédures et du référentiel commun, l’inventaire du fonds d’archives a été intégré dans Novadoc®. Les utilisateurs ont ainsi pu accéder à leur interface de gestion des documents en ligne de manière sécurisée. De manière autonome, ils peuvent ainsi :
  • demander à consulter des archives existantes
  • demander à réintégrer les archives en cours de prêt
  • demander une intervention : prise en charge, livraison de fournitures…
  • programmer la numérisation de document pour pouvoir le consulter en ligne
  • gérer les droits d’accès des utilisateurs selon le plan de classement
  • générer un reporting des statistiques d’activité

Le client a choisi d’utiliser le logiciel Novadoc® pour faciliter ce processus de tri et de classement des archives. Une fois la mission terminée, l’outil a permis de gagner du temps dans la recherche d’informations.

Les résultats : simplicité et sécurité grâce à un outil performant

Pour le client, le bilan est positif. Les retours terrains témoignent d’un accès simple et sécurisé des archives par les utilisateurs, quel que soit leur lieu de consultation. La direction a aussi été rassurée par l’hébergement sur des serveurs sécurisés de la solution et des données de l’association.. Novarchive a conservé aussi sa mission de stockage des archives papiers qui sont stockées dans des dépôts adaptés et préservées pour de nombreuses années.

Témoignage d’un collaborateur de l’association internationale

« Avec Novadoc®, nous gérons plus facilement nos versements dans le fond d’archive, et nous pouvons le faire de façon totalement autonome. »

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