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Direction Départementale des Territoires et de la Mer du Calvados

Réalisation d’un inventaire détaillé de 3 500 mètres linéaires d’archives en 5 mois

Novarchive a mené une mission d’accompagnement complète, de l’audit à la mise en œuvre de l’archivage papier, pour la Direction Départementale des Territoires et de la Mer du Calvados (DDTM). Tous les moyens ont été mis en place pour réaliser ce projet en moins de 6 mois.

Le besoin client : identifier et transférer des archives dans un lieu de stockage centralisé

Située à Caen, la Direction départementale des territoires et de la mer du Calvados, ou DDTM, est chargée de mettre en œuvre dans le département les politiques publiques d’aménagement et de développement durable des territoires et de la mer.

La DDTM a sollicité Novarchive pour effectuer une mission d’inventaire des 3 471 mètres de linéaires d’archives situés au sein du Centre Administratif de Caen. Les documents regroupent des dossiers administratifs sous forme de documents papiers et l’ensemble des opérations d’aménagement foncier du Calvados sous forme de plans.

Ce travail avait pour but d’identifier et de préparer les documents pour leur transfert vers un local centralisé aux Archives Départementales, et également d’isoler les destructions potentielles.

La réponse de Novarchive : une méthodologie en deux phases et des moyens humains dédiés

L’action de Novarchive s’est articulée autour de deux phases :

  1. mise à disposition d’outils à destination de la DDTM pour la préparation des archives : contrôle de la présence des archives (récolement), mise en place de formulaires de dépôt (bordereaux de versement) et d’élimination avec des tableaux de gestion
  2. aide à l’aménagement de la salle d’archives pour l’organisation du nouvel espace et pour la préparation des éliminations et des versements sur des séries ciblées

Pour mener à bien ce projet en 5 mois, Novarchive a mis à disposition de la DDTM une équipe dédiée :

  • un Responsable projet,
  • une chef d’équipe archiviste à plein-temps sur le site du client,
  • deux archivistes à plein-temps également

Le client a choisi d’utiliser le logiciel Novadoc® pour faciliter ce processus de tri et de classement des archives. Une fois la mission terminée, l’outil a permis de gagner du temps dans la recherche d’informations.

Les résultats : un transfert maîtrisé et une révision des processus d’archivage pour plus d’efficacité

A l’issue de la mission, le client a gagné de l’espace grâce à une optimisation de l’espace dédié aux archives stockées dans un lieu centralisé. Ce transfert a aussi permis de revoir les processus de conservation et d’élimination des documents pour les rendre plus efficaces. En utilisant la solution Novadoc®, la DDTM a été sensibilisée au respect des réglementations et aux lois relatives à l’archivage numérique. Le logiciel est maintenant utilisé au quotidien pour faciliter l’accès à l’information disponible dans ces archives pour l’ensemble des services.

Témoignage d’un collaborateur de la DDTM

« Les équipes de Novarchive nous ont permis de gérer la mutualisation de nos archives avec sérénité. »

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