Archivage physique : externalisez la gestion et la conservation de vos documents

Externaliser pour une meilleure gestion de ses archives physiques

Nous assurons la prise en charge, la gestion et la conservation sécurisée de toutes vos archives sur nos sites de proximité.

Une prise en charge complète

L’archivage physique est un processus contrôlé composé de plusieurs étapes : l’inventaire et le conditionnement de vos archives, l’enlèvement, le transport sur le site de conservation et l’intégration finale. Afin de vous garantir sécurité et confidentialité, l’ensemble des opérations sont réalisées par le personnel Novarchive.

De l’inventaire au transfert des documents

Avant de transférer vos archives physiques, les équipes de Novarchive procèdent à un inventaire. Novarchive assure le conditionnement des documents dans des fournitures de conservation spécialement conçues pour l’archivage longue durée. L’enlèvement de vos archives se fait directement dans vos locaux par nos équipes.

La traçabilité totale de vos documents est assurée de vos bureaux jusqu’au centre de conservation ainsi que tout au long de la vie des documents.

En fonction de vos futurs besoins de consultation, il existe 3 modes de conservation possibles : en conteneur, en rayonnages ou dans des salles dédiées. Le choix se fait principalement en fonction de vos futurs besoins de consultations ainsi que des contraintes spécifiques que vous pouvez avoir.

Nos sites de conservation sont hautement sécurisés et offrent une quadruple garantie :

Ils sont certifiés par les autorités préfectorales (ICPE 1510 et 1530) et par des auditeurs indépendants

Ils sont certifiés par l’AFNOR NF 342 (Norme NF Z40-350), visant les prestations de conservation et de gestions d’archives sur support papiers

Ils sont agréés SIAF (Service Interministériel des Archives de France) pour la conservation des archives publiques

Ils sont certifiés ISO 9001, management de qualité de nos prestations

Les plus de Novarchive sur l’archivage physique

La sécurité : Traçabilité, surveillance, hygrométrie, nous répondons aux normes les plus strictes pour conserver vos documents (NF 342 / NF Z40-350).
Le gain de temps : Nos experts libèrent vos équipes de la gestion des archives.
Le gain de place : l’externalisation de vos archives vous permet de récupérer des surfaces utiles pour vos activités.
La réduction des coûts : Externaliser vos archives revient à économiser des m2 de loyers et optimise le volume d’archives conservées grâce à nos modes de conservation adaptés et une gestion annuelle des éliminations en fonction des durées de conservation utiles de vos documents.
La satisfaction client : chacun de nos clients à des besoins qui lui sont propre, nous nous adaptons à vos besoins et pas l’inverse

Responsable Archives & Services Généraux

Novarchive nous a accompagnés de bout en bout avec des solutions d’une grande simplicité, qui ont permis de réaliser le projet très rapidement. Les équipes se sont facilement prises au jeu des “Cleaning Days” ludiques organisées par les archivistes Novarchive.

Projet d’archivage physique pour un logisticien

Novarchive a été sollicité par un logisticien majeur dans le cadre de son déménagement de siège social afin de réaliser un audit documentaire puis une prise en charge des archives.