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Suivant votre projet et votre besoin, il faudra faire votre choix entre la numérisation standard ou la numérisation fidèle.
La numérisation simple permet de dématérialiser tous vos documents qui n’ont pas de valeur légale spécifique (par exemple des fichiers internes de l’entreprise) afin de pouvoir les consulter par la suite de façon dématérialisée. La version numérique sera une copie du document original qui garde seul la valeur légale du document.
Cependant, si vous avez besoin que vos documents numérisés soient des copies fidèles, c’est-à-dire qu’ils aient la même valeur légale que vos documents papiers originaux (par exemple un contrat client), il faudra alors faire appel à un partenaire certifié NF 544.
Une fois vos documents numérisés, il faudra définir leur mode de conservation et de stockage : intégration dans votre GED (Gestion Électronique des Documents) ou dans votre Service d’Archivage Électronique (SAE).
La conservation pourra être faite sur des serveurs internes à votre organisation ou à distance accessible via un portail web. Votre choix doit prendre en compte les ressources à votre disposition et vos besoins de consultation des documents numérisés. Si vous souhaitez opter pour un système d’archivage électronique, il est conseillé de vous faire accompagner par un expert pour choisir la meilleure solution.
Forte d’une réputation de spécialiste, Novarchive dispose de plusieurs ateliers de numérisation au travers de notre réseau. Quel que soit le support ou le format de vos documents, Novarchive peut opérer leur numérisation et vous conseiller ensuite sur la gestion documentaire.
Novarchive propose ses services sur tous types de projets relatifs à l’archivage, y compris la création de zéro d’une base de données de documents numérisés, qui implique une indexation et la numérisation de fonds documentaires entiers.
Faites vous accompagner par des consultants archivistes experts pour définir vos besoins et gérer votre projet d’archivage.
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Conservez vos documents numériques dans un système sécurisé et qui garantit leur valeur légale.
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