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D’où vient notre fascination pour le numérique? Son attrait réside peut-être dans sa promesse de modernité, de performance et d’efficacité. Mais peut-on considérer la dématérialisation des documents dans les entreprises comme une simple évolution technologique? La dématérialisation renvoie au remplacement des supports physiques, en particulier le format papier, par un support numérique pour gagner en productivité. Du stockage à la diffusion de l’information, des processus internes aux interactions avec les collaborateurs et clients, tout est touché. Ce bouleversement majeur est porteur de grands avantages, tels que l’accessibilité de l’information, la sécurité des données et l’optimisation des opérations. Alors, quels types de documents sont concernés? Comment les informations qu’ils contiennent sont-elles préservées et mises à disposition?
L’un des domaines d’application les plus courants de la dématérialisation est la comptabilité. Les documents comptables dématérialisés peuvent couvrir une large gamme de types de documents, dont les plus courants sont les factures électroniques, les comptes annuels numérisés et les journaux comptables électroniques.
La dématérialisation des documents comptables offre de nombreux avantages : gain de temps, réduction des coûts, amélioration de la précision, facilitation de l’accès aux informations et de leur partage, conformité plus aisée avec les réglementations fiscales et comptables, et amélioration de la traçabilité des transactions.
Les documents commerciaux formalisent et attestent de toutes les opérations commerciales effectuées par une entreprise. Ils sont utilisés pour enregistrer, vérifier et analyser les transactions commerciales. Ils incluent, entre autres, les factures, les bons de commande, les devis, les contrats, les bons de livraison, et les notes de crédit. La dématérialisation des documents commerciaux présente plusieurs avantages, tels que l’amélioration de l’efficacité et de la précision des transactions, la réduction des coûts de papier et d’impression, ainsi qu’une meilleure traçabilité et sécurité des documents.
La dématérialisation dans le domaine des ressources humaines couvre un large éventail de documents et de processus :
Bulletins de paie numériques : Il s’agit de la version dématérialisée des bulletins de paie traditionnels. Ces bulletins de paie numériques fournissent les mêmes informations que les versions papier, notamment les détails sur les salaires, les déductions et les heures travaillées, mais sont accessibles en ligne ou par e-mail. Ces documents offrent plusieurs avantages, tels que la facilité d’accès pour les employés, la réduction des coûts d’impression et d’envoi pour l’entreprise, ainsi qu’une meilleure sécurité et confidentialité des informations salariales.
Contrats de travail dématérialisés : Ce sont des contrats de travail qui sont signés et stockés de manière numérique. Cela facilite non seulement le processus de signature, mais également la conservation et l’accès aux contrats pour les employés et l’employeur. De plus, la dématérialisation des contrats de travail peut faciliter la mise à jour et la modification de ces documents si nécessaire.
Dossiers d’employés numériques : En plus des contrats de travail, de nombreux autres documents relatifs aux employés peuvent être dématérialisés, y compris les documents d’évaluation des performances, les dossiers de formation, et les justificatifs d’absence ou de congés.
La dématérialisation touche également des domaines variés allant de l’industrie à l’immobilier en passant par le droit. Par exemple, les plans industriels, les données de production, les baux immobiliers, les certificats, les contentieux juridiques peuvent être convertis en format numérique pour une meilleure gestion et un accès plus facile.
La dématérialisation des documents implique non seulement des considérations pratiques, mais aussi légales. La législation concernant la dématérialisation peut varier d’un pays à l’autre et elle est continuellement mise à jour pour refléter les évolutions technologiques et les enjeux de sécurité.
Facturation électronique obligatoire : Comme mentionné, l’article 153 de la loi de finances 2020 en France a rendu obligatoire la facturation électronique entre les acteurs assujettis à la TVA. Cette obligation, prévue pour une mise en œuvre progressive à partir de 2023, nécessite que toutes les transactions soient documentées par des factures numériques afin de faciliter l’audit et la conformité fiscale.
Archivage numérique : L’archivage numérique des documents doit respecter certaines normes pour être juridiquement valable. Cela inclut des exigences relatives à l’intégrité des données, à la traçabilité des modifications et à la conservation à long terme des documents. En France, la norme NF Z42-013 définit les spécifications pour les systèmes d’archivage électronique.
Signature électronique : Pour être légalement contraignants, certains documents numériques doivent être signés électroniquement. La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite si elle respecte les critères définis par le règlement eIDAS de l’Union Européenne.
Protection des données : La dématérialisation des documents implique souvent le traitement de données personnelles, qui est soumis à la réglementation sur la protection des données. En Europe, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des obligations strictes en matière de collecte, de traitement et de conservation des données personnelles.
Les bénéfices que procure la dématérialisation sont nombreux et touchent toutes les facettes de l’entreprise. En premier lieu, elle permet d’améliorer la productivité de l’entreprise en facilitant l’accès aux informations et en rationalisant les processus. La dématérialisation des documents permet également de gagner de l’espace. En optant pour une gestion documentaire numérique, ces espaces peuvent être réduits voire supprimés, libérant ainsi des espaces pour d’autres activités.
En outre, elle permet de réaliser des économies sur les coûts liés à l’impression, au stockage, à l’archivage et à la destruction des documents.
L’aspect sécuritaire est un autre avantage de la dématérialisation. Les solutions de dématérialisation actuelles offrent des systèmes de sauvegarde et de restauration des données, ainsi que des outils pour assurer la confidentialité et l’intégrité des documents.
