Sécuriser ses factures grâce à une dématérialisation professionnelle
Le passage à la facturation électronique sera obligatoire à partir du 1er juillet 2024, conformément à la généralisation de la facturation électronique voulue par l’administration fiscale. Ce changement à venir présente de réelles opportunités pour toutes les entreprises. Pour nombre d’entreprises, il s’agira d’une nouvelle étape dans leur transformation numérique alors que pour certaines ce sera une première étape.
Cette transition génère souvent deux questions clés pour les entreprises :
- Comment archiver électroniquement les factures électroniques?
- Que faire de son historique de factures papiers ?
En effet, facturer électroniquement est bien mais il faut être en mesure de conserver ces factures dans la durée par la suite. L’archivage électronique à valeur probante des factures dématérialisées est le seul garant de la simplification des processus métiers, d’un haut niveau de sécurisation. Notamment dans le temps, et de la bonne conservation des factures.
Pour toutes les factures qui ont été émises au format papier, une dématérialisation professionnelle de vos factures vous protège de la fraude et établit un rapport de confiance réciproque entre vous, vos clients et vos fournisseurs. Elle démontre votre bonne foi auprès des services fiscaux, très pointilleux lorsqu’il s’agit de dématérialisation et de conservation des factures.
Dématérialisation des factures : Observer la Loi de Finances à la lettre
La dématérialisation des factures devient une obligation légale. L’administration fiscale, sensible à une harmonisation avec les recommandations de l’Union Européenne, exige en effet la mise en place de la facturation électronique entre l’état et les entreprises ainsi qu’entre les entreprises.
De la création des factures jusqu’à leur l’archivage, en passant par leur émission et leur réception, le format électronique devra être adopté par les entreprises d’ici 2024. Le support papier pourra continuer d’être utilisé mais viendra en parallèle des flux numériques.
Toutes les factures émises avant cette date n’auront pas l’obligation d’être converties au format numérique. Certaines entreprises font cependant ce choix notamment afin de simplifier la gestion de leur service comptable et se préparer au mieux pour les contrôles fiscaux.
Afin de s’assurer que la numérisation des factures émises au format papier gardent leur valeur légale devant l’administration fiscale. L’utilisation de la numérisation fidèle est indispensable.
La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages pour les entreprises de taille intermédiaire. Telles que la simplification des processus métiers, la réduction des délais de paiement, la sécurisation contre la fraude à la TVA, et l’optimisation de la relation avec les clients et les fournisseurs.
Sécuriser pour de bon vos factures avec votre archivage électronique
L’archivage des factures dématérialisées n’est pas exempt de défis logistiques et comporte son lot de questions : Comment peut-on garantir dans le temps qu’un document numérique est bien fidèle à son original papier ? Est-il possible d’empêcher toute modification à postériori des factures fournisseurs une fois qu’elles ont été émises et réglées ?
L’archivage électronique est la réponse efficace et 100% opérationnelle aux questions posées par le passage à la facturation électronique. Il s’agit de la seule solution utilisée par les professionnels et surtout reconnue par l’État français, ainsi que les tribunaux.
Avec un archivage électronique, la récupération d’une preuve de paiement ou d’expédition, même datée de plusieurs années devient un jeu d’enfant. Les systèmes de conservation des factures électroniques, tel que le SAE Novadoc, s’utilisent au moyen d’un simple navigateur internet. En quelques clics vous êtes sûr de retrouver tous vos documents de facturation. Ils sont dûment identifiés et protégés des usures du temps.
Comment sont sécurisées les factures ? Sous format digital, les factures sont protégées par un mécanisme de « chaînage » informatique impossible à contrefaire, raison pour laquelle la blockchain a repris ce mécanisme.
Dématérialisation des factures : Se rapprocher d’un professionnel certifié
Il est aujourd’hui possible de profiter des compétences des entreprises spécialisées dans la dématérialisation professionnelle des factures et de passer à une gestion de vos factures 100% digitales. La meilleure solution pour cela est de faire appel à un professionnel certifié pour la numérisation dite « fidèle », c’est-à-dire ayant obtenu la certification NF 544 au regard de la norme NF Z 42-026, seule garantie de la conservation de la valeur légale de vos factures numérisées.
En versant les documents numérisés dans un système d’archivage électronique certifié NF 461 conformément à la norme NF Z 42-013, vos copies fidèles deviennent des copies fiables. Ces copies fiables à valeur probante auront la même force juridique que l’original devant la loi.
Vos documents seront ensuite garantis contre toute remise en question possible et sont conservables sans limite de temps.
La conservation des factures numérisées fidèlement dans un SAE certifié NF 461, se fait pour une durée que vous choisissez, supérieure ou égale à la durée de conservation légale, simplifiant grandement la gestion de vos archives.
Il est essentiel de respecter la Loi de Finances à la lettre en adoptant les solutions de dématérialisation avant les échéances prévues par l’administration fiscale.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à contacter nos experts et ingénieurs archivistes conseils.
