L’accès aux archives dans les lieux de stockage est rigoureusement contrôlé par des systèmes de badge, de codes et de caméras. Par ailleurs, les sites de conservation répondent à des normes de sécurité strictes pour prévenir les intrusions, les vols et les incendies.
Pour assurer la confidentialité des archives numériques, il est nécessaire d’adopter une solution d’archivage qui garantit l’accès et la traçabilité des documents. Sur Novadoc®, l’accès aux archives est déterminé selon le plan de classement et l’organisation de la société. Un identifiant et un mot de passe sécurisé sont attribués à chaque utilisateur. Le document est ensuite contrôlé et tracé à chaque étape de son cycle de vie (consultation, modification, destruction, etc.). Tout mouvement quel qu’il soit, de la connexion à la consultation en passant par le téléchargement laisse une trace dans les journaux quotidiens, horodatés et chaînés.
