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La numérisation fidèle est devenue en quelques années un élément incontournable du processus de dématérialisation des entreprises. En effet, ce processus permet d’avoir des copies numérisées qui ont une valeur légale identique au document papier original.
Le processus (définit par la loi française, puis audité par l’AFNOR NF 544) se compose des étapes suivantes :
– Identification des supports et des informations à traiter
– Définition des éléments de contrôle et de traçabilité
– Contrôle des documents numérisés
– Sécurisation de la copie fidèle
Le respect de chacune de ces étapes avec une traçabilité complète permet de certifier la réalisation de copies fidèles.
Une fois obtenu des copies fidèles, il faut maintenir la valeur légale dans le temps des documents. Pour cela, il faut passer à la seconde et dernière étape : la conservation des fichiers.
Afin de garder la valeur légale d’un document, il faut le conserver de façon sécurisée et tracée. La conservation dans un outil certifié à valeur probatoire est la solution à ce besoin et permet de conserver la valeur des documents pendant toute la durée de leur conservation : le système d’archivage électronique (SAE) certifié NF 461. Les copies fidèles conservées dans un SAE sont ainsi appelées des copies fiables.
En savoir plus sur le SAE Novarchive
La fiabilité : la certification NF 544 de nos prestations de numérisation vous garantit la numérisation fidèle de vos documents papier selon les règles de l’art.
La proximité: Nos ateliers de numérisation sont tous sur le territoire français à proximité de vos implantations.
La productivité : Numériser c’est garantir l’accessibilité de vos documents de n’importe quel lieu et une conservation à long terme sans perte d’information.
La satisfaction client : chacun de nos clients à des besoins qui lui sont propre, nous nous adaptons à vos besoins et pas l’inverse
Novarchive propose ses services sur tous types de projets relatifs à l’archivage, y compris la création de zéro d’une base de données de documents numérisés, qui implique une indexation et la numérisation de fonds documentaires entiers.
Faites vous accompagner par des consultants archivistes experts pour définir vos besoins et gérer votre projet d’archivage.
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