Trop de documents papier freinent vos équipes ? Il est temps d’agir.
La numérisation de documents permet de retrouver, partager et sécuriser l’information en quelques clics.
La numérisation a pour but de dématérialiser, de rendre plus facilement accessible et pérenne vos documents. Ce processus permet d’optimiser le temps et le budget consacrés à votre gestion documentaire.
Novarchive vous accompagne avec des solutions certifiées, flexibles et 100 % adaptées à vos enjeux métiers.
Un besoin urgent ? Demandez votre diagnostic : réponse sous 24h.
Nos équipes vous répondent sous 24h.
Chez Novarchive, nous savons que chaque entreprise a des exigences spécifiques. C’est pourquoi nous vous proposons une approche sur mesure, adaptée à la nature de vos documents papier, audios ou vidéos. Notre objectif : transformer vos supports physiques en fichiers électroniques exploitables, tout en respectant les contraintes réglementaires de votre secteur.
Deux options de numérisation de documents s’offrent à vous, selon vos enjeux : la numérisation simple, pour obtenir une copie numérique de référence ; ou la numérisation fidèle, lorsqu’une valeur légale identique à l’original est exigée.
Vous ne savez pas quel processus choisir ? Nos experts vous conseillent en toute transparence.
La numérisation simple est le premier niveau du processus de numérisation. Elle consiste à transformer un document papier en un fichier numérique, sans valeur juridique équivalente à l’original. Ce type de numérisation de documents est parfaitement adapté aux besoins quotidiens des entreprises : rapports internes, notes de service, dossiers RH ou techniques.
Le résultat ? Un gain de place, une consultation facilitée, et une meilleure organisation documentaire, sans engager de procédure complexe. Cette option est idéale lorsque la copie numérique n’a pas besoin de faire foi légalement.
Mais dès qu’un document numérisé doit être juridiquement opposable, il est essentiel de passer à l’étape supérieure : la numérisation fidèle, qui garantit une reproduction à l’identique tant sur la forme que le fond d’un document papier
Simplifiez l’accès à vos documents internes dès aujourd’hui.
Certaines entreprises ne peuvent se permettre aucun compromis en matière de conformité. Grâce à la numérisation fidèle, vous obtenez une copie numérique dont la valeur légale est identique à celle du document papier original. Ce processus, strictement encadré par la loi française et certifié NF 544 par l’AFNOR, repose sur des étapes rigoureuses :
Cette méthode assure une fidélité totale entre l’original et sa version numérique, et vous protège juridiquement lors d’un contrôle ou d’un contentieux.
Vous traitez des contrats, factures ou documents à valeur probante ? Optez pour une numérisation certifiée.
Une fois la numérisation fidèle réalisée, l’enjeu est de préserver la valeur légale de vos documents numériques dans le temps. Cela exige un système capable de garantir la sécurité, la traçabilité et la conservation permanente des fichiers.
La solution ? Le Système d’Archivage Électronique (SAE) certifié NF 461. Grâce à cette technologie, vos copies fidèles deviennent des copies fiables. Elles conservent leur intégrité et leur opposabilité juridique, même après plusieurs années.
En cas de contrôle, de litige ou de demande administrative, vos documents restent accessibles, vérifiables et juridiquement exploitables.
Optez pour une conservation conforme aux normes françaises : Découvrez le SAE Novarchive.
✔️ Fiabilité certifiée
Grâce à la certification NF 544, chaque document papier que vous nous confiez est traité selon une méthode contrôlée, garantissant la fidélité et la conformité juridique de vos fichiers électroniques.
✔️ Proximité opérationnelle
Nos ateliers de numérisation sont implantés en France, au plus près de vos sites. Cela nous permet de traiter rapidement vos flux, tout en maîtrisant la sécurité et la traçabilité des documents.
✔️ Productivité accrue
Avec la numérisation de documents, vos équipes gagnent en efficacité : accès immédiat à l’information, meilleur classement, intégration dans vos outils de gestion électronique de documents (GED) ou dans un stockage cloud sécurisé.
✔️ Approche sur mesure
Nous ne vous imposons pas une méthode unique. Chaque projet fait l’objet d’un accompagnement personnalisé. Que vous cherchiez à créer une base documentaire ou à répondre à une obligation légale, nous nous adaptons à vos priorités.
Un besoin spécifique ? Nos chefs de projet vous accompagnent à chaque étape.
Pour ses 60 ans, le groupe Raja souhaitait valoriser son histoire en créant une médiathèque interne regroupant l’ensemble de ses archives. Le défi ? Numériser des documents historiques, hétérogènes, tout en garantissant un résultat exploitable, indexé, et sécurisé.
Novarchive a accompagné Raja de A à Z : de la collecte des documents papier à la création d’une base documentaire numérique, en passant par l’indexation, le choix du format PDF et la définition d’un plan de classement pérenne. Résultat : un espace de consultation unifié, fluide, accessible à tous les collaborateurs.
Ce type de projet illustre parfaitement la puissance d’une numérisation structurée, pensée pour l’avenir de l’entreprise.
Vous avez un fonds documentaire à valoriser ou centraliser ? Discutons ensemble de votre besoin.
La numérisation de documents nécessite bien plus qu’un simple passage au scanner. Une numérisation professionnelle implique plusieurs étapes critiques : préparation minutieuse des documents (retrait des agrafes, trombones, post-it et protections plastiques), paramétrage technique optimal du scanner selon le type de support, positionnement précis pour éviter les déformations, et indexation rigoureuse selon une nomenclature cohérente pour faciliter la recherche ultérieure.
Ces opérations, apparemment simples, deviennent complexes sur de gros volumes et peuvent compromettre la qualité finale et la valeur légale des documents numérisés. Un mauvais paramétrage peut rendre un texte illisible, une préparation insuffisante peut endommager des documents précieux.
Chez Novarchive, nous avons développé un processus industriel structuré qui automatise ces étapes tout en maintenant un contrôle qualité constant. Notre expertise garantit un résultat professionnel fiable, même sur des volumes importants, avec une traçabilité complète du processus de numérisation.
La numérisation de documents présente de nombreux avantages :
Chez Novarchive, elle permet aussi de répondre aux exigences de traçabilité et de conformité.
Le format PDF ou PDF/A est le plus recommandé pour créer un document numérique exploitable et partageable. Il garantit une bonne qualité, une compression optimale et une compatibilité maximale. Pour les images ou documents visuels, les formats JPEG ou TIFF peuvent aussi être utilisés. Le choix du format dépend du type de fichier attendu et de l’usage prévu (conservation, diffusion, archivage légal…).
Avec une application de numérisation (telles que Adobe Scan ou Microsoft Lens), il est possible de scanner un document directement avec un smartphone. Il suffit de prendre une photo via l’application, qui ajuste les bords et convertit l’image en fichier PDF. Ce mode de numérisation de documents est pratique, mais limité en qualité et sécurité pour les besoins professionnels.
La durée de conservation dépend du type de document. Chaque document à une durée réglementaire de conservation de 1 an à 50 ans et plus selon leur typologie. Pour garantir cette conservation permanente, il est recommandé de stocker les documents numérisés dans un SAE certifié. Novarchive vous accompagne dans la définition de votre plan de gestion documentaire, avec des durées conformes aux exigences légales.
Pour garantir une haute qualité de numérisation, plusieurs facteurs comptent :
Chez Novarchive, ces critères sont intégrés dans notre méthode de traitement et certifiés NF 544, pour une fidélité maximale au support papier.
Les outils de base pour numériser des documents sont :
Novarchive fournit tous ces équipements dans le cadre de ses prestations, avec une interface simplifiée pour vos équipes.
Pour numériser en noir et blanc, il suffit de configurer le scanner sur le mode monochrome ou “niveaux de gris”. Ce mode est utile pour les documents texte, car il réduit la taille du fichier image, sans nuire à la lisibilité. Il permet aussi une meilleure compression, notamment pour les documents au format PDF à archiver. Novarchive adapte ce paramètre en fonction du type de document confié.
Absolument. Numériser vos documents, c’est éliminer les recherches chronophages dans les classeurs, les déplacements en salle d’archives et les pertes de dossiers.
Grâce à un système de gestion électronique (GED) ou à un archivage numérique structuré, chaque fichier est accessible en quelques secondes, depuis n’importe quel poste ou service. Résultat : vos équipes gagnent en réactivité, vos processus s’accélèrent, et les délais de traitement sont réduits.
Chez Novarchive, cette performance est renforcée par une indexation intelligente, un plan de classement optimisé et des outils de recherche avancés.
Faites vous accompagner par des consultants archivistes experts pour définir vos besoins et gérer votre projet d’archivage.
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Conservez vos documents numériques dans un système sécurisé et qui garantit leur valeur légale.
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