Le client est un groupe international opérant dans les domaines de l’aéronautique et présent au travers de nombreuses entités sur tous le territoire.
Ses fonds d’archives sont multiples et gérés de façon hétérogène par les services archives en interne et divers prestataires.
La direction de la gestion documentaire du Groupe déploie une stratégie de gestion standardisée des documents sur l’ensemble des entités qui concerne à la fois les archives locales et externalisées.
A l’initiative du projet, la direction souhaitait connaitre et administrer les stocks des documents physiques et électroniques, tout en organisant leur référencement.
Les enjeux majeurs étaient :
1 – La mise en place d’un logiciel unique en mode SaaS : Novadoc. Novadoc permet de gérer la traçabilité complète de tous les documents.
L’interfaçage Novadoc avec les logiciels du client a par ailleurs été mise en place et permet aux services internes d’effectuer leurs demandes de consultation, de versement ou de réintégration des archives. Le logiciel Novadoc défini également le cycle de vie des documents et garanti le respect du plan de classement.
2 – Le client a par ailleurs souhaité être accompagné par des archivistes Novarchive pour aider les différentes entités dans la réalisation d’inventaires sur les sites industriels, de R&D et administratifs afin de s’assurer de la mise en place des bonnes pratiques en matière d’inventaire.
3 – Le projet de numérisation du fonds d’archive historique qui s’effectue progressivement permet par ailleurs d’améliorer l’accessibilité d’un fonds historique papier avec la garantie de la conservation via le versement dans le SAE Client (Système d’Archivage Electronique).
