600 000 pages numérisées chaque année, des dizaines d'agences libérées de la gestion papier, un accès immédiat aux documents pour tous les collaborateurs : c'est le résultat obtenu par Bofrost grâce à sa collaboration avec Novarchive.
L’entreprise faisait face à une dispersion de ses archives commerciales, réparties sur plusieurs sites à travers le territoire avec l’obligation de conserver ses bons de livraison pendant 10 ans.
Bofrost spécialisée dans la livraison de produits surgelés à domicile devait repenser en profondeur sa gestion documentaire. Retour sur un projet de numérisation centralisée qui transforme la contrainte réglementaire en levier d’efficacité opérationnelle.
Bofrost, spécialisée dans la distribution de produits alimentaires surgelés et reconnue pour son système de livraison à domicile, gère un réseau d’agences réparties sur l’ensemble de la France. Chaque agence conservait physiquement ses bons de livraison, documents commerciaux soumis à une obligation légale de conservation de 10 ans.
Cette gestion décentralisée posait plusieurs difficultés opérationnelles. Le stockage physique des archives occupait des espaces précieux au sein des agences, limitant leur utilisation pour d’autres activités.
L’accès aux documents nécessitait des recherches manuelles longues et fastidieuses, particulièrement lorsqu’il fallait retrouver un bon de livraison ancien. Le stockage des archives sur divers sites rendait impossible toute consultation rapide depuis un autre site, freinant la réactivité des équipes. Enfin, l’absence d’uniformisation des pratiques entre les agences compliquait le pilotage global de la gestion documentaire.
Face à ces enjeux, Bofrost recherchait une solution permettant de centraliser la numérisation de ses documents commerciaux, de sécuriser leur conservation et de les rendre accessibles à l’ensemble de ses collaborateurs, tout en respectant les obligations réglementaires.
Les équipes Novarchive ont accompagné Bofrost dans le déploiement progressif d’une solution de numérisation et d’archivage électronique sur l’ensemble de ses agences. Cette approche par étapes a permis d’ajuster le dispositif aux spécificités organisationnelles du réseau et d’assurer une montée en charge maîtrisée.
Le processus mis en place repose sur un flux documentaire régulier et sécurisé. Chaque mois, les agences transmettent leurs bons de livraison à Novarchive. Les documents sont ensuite numérisés dans un environnement sécurisé, garantissant la confidentialité des données tout au long de la chaîne de traitement. Cette organisation permet aux agences de se concentrer sur leur cœur de métier sans avoir à gérer la logistique de l’archivage physique.
La solution d’archivage électronique déployée, Novadoc SAE, offre des fonctionnalités complètes adaptées aux besoins de Bofrost. Chaque document est indexé avec un identifiant unique, permettant un accès immédiat lors des recherches. Le système intègre une gestion fine des droits d’accès, assurant que seuls les collaborateurs habilités peuvent consulter les documents. L’horodatage et la traçabilité de toutes les opérations garantissent l’intégrité des archives et leur valeur probante.
Novadoc SAE bénéficie de la certification NF461, gage de conformité avec les exigences légales et réglementaires en matière d’archivage électronique. Cette certification assure notamment le respect des règles de conservation des documents commerciaux sur la durée réglementaire de 10 ans, tout en préservant leur lisibilité et leur exploitabilité dans le temps
Le déploiement de cette solution de numérisation a généré des bénéfices concrets et mesurables pour Bofrost. Avec un volume de 600 000 pages traitées chaque année, Novarchive assure la transformation digitale d’un flux documentaire conséquent, dans le respect des délais et des standards de qualité requis.
Les agences ont pu récupérer des espaces auparavant occupés par le stockage physique des archives. Cette libération d’espace leur permet d’optimiser l’utilisation de leurs locaux et d’améliorer leurs conditions de travail. Les collaborateurs bénéficient désormais d’une autonomie complète pour consulter les documents dont ils ont besoin, quel que soit leur site d’origine.
L’accès immédiat aux bons de livraison s’effectue grâce à la recherche par identifiant unique dans Novadoc SAE. Cette rapidité représente un gain de temps considérable par rapport aux recherches manuelles dans les archives papier. La sécurisation des accès via le système de gestion des droits garantit la confidentialité des données commerciales tout en facilitant leur circulation entre les équipes autorisées.
L’uniformisation de la gestion documentaire sur l’ensemble du réseau constitue également un bénéfice majeur. Toutes les agences suivent désormais le même process, simplifiant le pilotage et le contrôle de la conformité. Cette standardisation facilite également l’intégration de nouvelles agences et réduit les risques liés à la diversité des pratiques.
Marc Dupont, Directeur général de Bofrost, confirme la réussite de ce partenariat : « Nous sommes pleinement satisfaits de notre partenariat avec Novarchive. »
Le projet Bofrost illustre la capacité de Novarchive à accompagner des organisations multi-sites dans leur transition vers l’archivage électronique, en combinant expertise technique, rigueur opérationnelle et respect des contraintes réglementaires.
La gestion de flux documentaires réguliers et de volumes importants nécessite une organisation sans faille et des outils adaptés. Le déploiement progressif sur l’ensemble des agences démontre une approche pragmatique, privilégiant la montée en compétence des équipes et l’ajustement continu du dispositif aux réalités terrain.
La certification NF461 de Novadoc SAE apporte la garantie d’un archivage conforme aux exigences légales, élément déterminant pour des documents commerciaux soumis à une obligation de conservation de 10 ans. L’indexation fine des documents et les fonctionnalités de recherche avancées transforment l’archive d’une contrainte de stockage en un outil de performance opérationnelle.
Ce cas d’usage met également en évidence l’importance de la sécurisation des flux et des accès dans un contexte multi-sites. La traçabilité complète des opérations et la gestion des droits d’accès répondent aux exigences de confidentialité tout en facilitant le partage d’information entre les collaborateurs habilités.
Le retour d’expérience de Bofrost démontre qu’une solution d’archivage électronique adaptée permet de concilier performance opérationnelle, conformité réglementaire et sécurisation des données, tout en libérant les équipes des contraintes du stockage physique.
Que vous gériez un réseau d’agences, des volumes documentaires importants ou des documents soumis à des obligations de conservation légale, Novarchive vous accompagne dans la mise en place d’une solution sur mesure. Nos experts analysent vos besoins spécifiques et vous proposent une approche adaptée à votre organisation, garantissant sécurité, traçabilité et conformité.
Vous souhaitez optimiser la gestion de vos archives commerciales et gagner en efficacité ? Contactez nos équipes pour échanger sur votre projet et découvrir comment Novarchive peut vous accompagner dans votre transformation documentaire.
