Qu’est-ce que le records management ? 

Le Records Management, ou la gestion des documents d’activité, représente une pratique organisée qui encadre la manière dont les informations et les documents sont gérés dans les entreprises et les organisations. Cette discipline s’articule autour de la création, de l’utilisation, de la conservation et de la disposition des documents. 

Elle implique l’adoption de stratégies et de technologies pour gérer efficacement les informations, tant sur papier qu’électroniquement, en réponse aux besoins actuels de gestion de l’information. L’objectif est de s’assurer que les documents nécessaires sont disponibles et accessibles, tout en respectant les normes et réglementations en vigueur. Le rôle du Records Manager est donc de naviguer entre la nécessité de conserver des documents pertinents et celle d’éliminer ceux qui ne sont plus utiles, en tenant compte des considérations légales, opérationnelles et historiques.

• Rôle et compétences du records manager

Historiquement, le Records Management était principalement axé sur le stockage physique des documents dans des filing cabinets. Avec l’avènement des technologies de l’information, le concept a évolué pour englober la numérisation des documents papier, la mise en œuvre de logiciels de gestion électronique de documents (GED), et l’automatisation des processus de gestion des flux de travail.

Le Records Manager joue un rôle essentiel dans la mise en place et le maintien d’un système efficace de gestion des archives. Ses responsabilités incluent l’établissement d’un retention schedule (calendrier de conservation) conforme à la norme ISO 15489, la gestion des risques associés à la conservation des données, et l’assurance de la conformité légale et réglementaire.

• Responsabilités principales

Les responsabilités principales d’un Records Manager comprennent la supervision du cycle de vie des documents, de leur création à leur conservation. Cela inclut la mise en place de politiques pour la disposition des records, la sécurisation des données, et la gestion des documents numériques et papier.

• Compétences et qualités requises

Pour exceller dans ce rôle, un Records Manager doit posséder une attention minutieuse aux détails, d’excellentes compétences analytiques et de résolution de problèmes, ainsi qu’une capacité à rester à jour avec les dernières technologies de l’information et les pratiques de gestion des documents.

En intégrant les concepts tels que le records management system, la digitalisation, et l’automatisation des processus, cet article vise à offrir une vue d’ensemble complète et actualisée du domaine du Records Management.

• Principes Fondamentaux du records management

La conformité réglementaire est un pilier essentiel du Records Management. Elle implique l’adhésion aux normes et lois en vigueur, comme l’ISO 15489, qui offre un cadre pour la gestion et l’archivage électronique des documents. Cette norme établit les principes de gestion des archives, assurant que les pratiques de l’organisation sont en accord avec les exigences légales et réglementaires. La conformité aide à prévenir les risques juridiques et financiers, tout en renforçant la réputation et l’intégrité de l’organisation.

Par ailleurs, la gestion de l’information englobe la création, la réception, le maintien, l’utilisation et la disposition des documents. Elle vise à assurer que l’information pertinente est accessible et utilisable sur le long terme. Dans le contexte actuel, marqué par une préoccupation croissante pour la sécurité des données, la protection des données personnelles devient primordiale. La norme ISO 27701, par exemple, étend les normes de sécurité de l’information pour intégrer la protection des données personnelles, soulignant l’importance de gérer les documents dans le respect de la confidentialité et de la sécurité.

En intégrant ces principes fondamentaux, le Records Management devient un atout stratégique pour les entreprises, garantissant la gestion efficace de l’information et le respect des normes de conformité et de protection des données.

• Outils et Technologies en Records Management

L’adoption de méthodologies modernes et avancées est fortement conseillée  pour une gestion efficace des archives et des documents. Parmi ces méthodes, on trouve :

• Systèmes de Gestion Documentaire Intelligents : Des outils comme M-Files ou Documentum utilisent l’intelligence artificielle (IA) pour automatiser la classification, l’indexation et la récupération de documents. Ces systèmes rendent la gestion des archives plus efficace et réduisent les erreurs humaines.
• Analyse de Mégadonnées : Des plateformes comme Tableau ou Power BI permettent une analyse approfondie des données archivées, offrant des insights précieux pour la prise de décision.
• Conservation Préventive Numérique : Outils tels que Preservica ou Arkivum se concentrent sur la préservation à long terme des documents numériques, en tenant compte de l’obsolescence technologique et en garantissant des mises à jour régulières des supports de stockage.

• Automatisation des Processus : Des logiciels comme UiPath ou Automation Anywhere offrent des solutions d’automatisation robotisée des processus (RPA), qui peuvent être utilisées pour automatiser des tâches répétitives dans la gestion des documents.

Ces technologies et outils représentent la pointe de l’innovation en matière de Records Management, répondant aux besoins croissants de gestion efficace, de sécurité et de conformité dans un monde de plus en plus numérisé.

• Impact des Technologies Numériques sur la Gestion des Archives

L’impact des technologies numériques sur la gestion des archives est profond et transformateur. Le passage des archives physiques aux archives numériques a non seulement simplifié le stockage et l’accès à l’information, mais a également posé de nouveaux défis en matière de sécurité et de préservation à long terme. Les documents numériques, bien que plus accessibles, sont sujets à des risques tels que la corruption des données et les cyberattaques. Par conséquent, la mise en œuvre de normes de sécurité robustes et de techniques de sauvegarde est essentielle. En outre, les technologies numériques facilitent la numérisation et la gestion des documents papier, contribuant ainsi à un cycle de vie des documents plus efficace et intégré.

En résumé, les outils et technologies en Records Management évoluent constamment, offrant des possibilités innovantes pour améliorer la gestion des archives tout en présentant de nouveaux défis à relever.

• Le Cycle de Vie des Documents

• Processus de Création à l’Archivage

Le cycle de vie des documents commence par la création, suivie de la validation et de l’utilisation. Après la fin de leur usage courant, ces documents entrent dans une phase de conservation où ils sont maintenus jusqu’à l’échéance légale de conservation. Enfin, les documents sont soit archivés de façon permanente, soit éliminés ou versés aux services d’archives conformément aux lois et réglementations en vigueur 

• Gestion et Destruction Sécurisée des Documents

La gestion sécurisée des documents implique des mesures strictes pour assurer l’intégrité et la confidentialité des informations tout au long de leur cycle de vie. L’élimination sécurisée est l’étape finale pour les documents qui ne sont plus nécessaires et dont la période de conservation légale est expirée. Cette destruction doit être réalisée de manière à prévenir toute récupération ou utilisation non autorisée des informations.

• Exemples Concrets d’Application du Records Management

Dans le cadre des entreprises, le Records Management est essentiel pour gérer les contrats, les dossiers du personnel et les documents financiers. Il assure leur accessibilité et leur bonne conservation. Dans le secteur privé, cette fonction inclut aussi la gestion des archives historiques. La personnalisation des outils est une caractéristique clé ici, contrairement au secteur public où les règles sont déjà établies.

Dans le public, le Records Management facilite la gestion des archives historiques et des dossiers administratifs. Ces derniers sont plus aisément consultables et préservés grâce à des procédures standardisées. Toutefois, même dans ce secteur, le Records Management peut jouer un rôle actif. Il intervient dans les services pour organiser les archives, former les équipes et suivre les outils documentaires. Cela assure une gestion documentaire efficace et adaptée aux besoins spécifiques.

• Analyse des Défis et Solutions en Contexte Réel

Les défis majeurs incluent la gestion de la quantité croissante de documents numériques et la nécessité de protéger les informations sensibles. Des solutions comme la mise en place de systèmes de gestion électronique des documents (GED) et d’un Système d’Archivage Électronique (SAE) sont essentielles. Ces deux systèmes sont complémentaires, en particulier pour l’archivage intermédiaire. Toutefois, pour la conservation à long terme des archives définitives, seul le SAE est adapté. Ce dernier garantit la pérennité et l’intégrité des documents archivés sur le long terme.

L’évolution constante des technologies exige également une mise à jour régulière des pratiques de gestion des documents pour rester conforme aux dernières avancées technologiques.

Le Records Management se révèle être un domaine clé dans le monde des affaires et des administrations publiques. Sa valeur réside dans la capacité à gérer efficacement les documents, assurant ainsi une utilisation optimale des informations. Ce champ couvre la création, la réception, le maintien et l’utilisation des enregistrements, jouant un rôle crucial dans la prise de décisions éclairées, le maintien de la conformité réglementaire et la protection des actifs informationnels.

Les tendances actuelles et futures dans le Records Management s’orientent vers l’intégration de technologies avancées comme l’intelligence artificielle et le big data. Ces innovations promettent de transformer la manière dont les organisations gèrent leurs archives, en offrant des solutions plus efficaces pour le stockage, la récupération et l’analyse des données. De plus, l’accent mis sur la sécurité des données et la protection de la vie privée continuera de jouer un rôle prépondérant, à mesure que les organisations s’adaptent aux normes de conformité changeantes et aux menaces de sécurité croissantes. En résumé, le Records Management se positionne comme un élément stratégique pour la gestion et la protection des informations dans un monde de plus en plus numérisé, où la quantité d’informations à gérer et à protéger ne cesse de croître.