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Quelles sont les meilleures pratiques d’archivage électronique en 2025 ?

En 2025, l’archivage ne se définit plus uniquement en kilomètres de linéaires ou en cartons stockés au sous-sol. L’archivage électronique est en effet en pleine expansion, cette dernière est accélérée par la crise sanitaire et la dématérialisation.

Selon le rapport de la Gouvernance de l’information numérique dans les organisations, publié par SERDA Conseil en 2021, 27% des entreprises françaises disposaient d’une solution d’archivage électronique (en progression de 12% par rapport à 2020) et 38 % l’envisagent ou ont débuté un projet de SAE. Mais les hésitations perdurent : 43 % des personnes interrogées citaient l’archivage électronique comme apportant de la complexité dans la gestion de la gouvernance de l’information.

Les questions organisationnelles et techniques sont cependant rarement bloquantes face aux principaux bénéfices de la mise en place d’une solution d’archivage électronique. En effet, le SAE permet de conserver la valeur probante des documents et des archives numériques dans le temps, d’assurer la pérennité des données de l’entreprise, mais aussi de respecter les délais légaux de conservation. Ainsi, l’entreprise est en mesure de fournir les documents nécessaires en cas de contrôle de l’administration ou de litige juridique.

Voici 4 conseils pour bien conserver ses documents électroniques en 2025.

Chez Novarchive, nous proposons une gamme complète de services pour accompagner les entreprises dans la gestion et la sécurisation de leurs archives. Nos prestations incluent la numérisation des documents, l’archivage physique et l’archivage électronique, audit et conseil et nos logiciels de gestion documentaire . Ces solutions vous permettent d’optimiser la traçabilité et l’accès à vos données tout en garantissant leur conservation dans un environnement sécurisé.

Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous pour découvrir comment nos services peuvent répondre à vos besoins en archivage et numérisation.

1. Qualifier et pérenniser la signature électronique

La signature électronique

La signature électronique garantit l’origine d’un document, son auteur, sa date et son heure. Pour cela, chaque document est scellé par un horodatage et doit être archivé de façon à pouvoir conserver toutes les informations relatives aux documents et à la signature électronique.

Trois niveaux de signature électronique existent : la signature électronique simple, avancée ou qualifiée. Cette dernière, la signature électronique qualifiée, est la seule reconnue en France comme équivalente à la signature manuscrite en termes de preuve et de légalité.

Quelle pérennité de la signature électronique ?

Quelle est la valeur d’un document signé électroniquement une fois le signataire parti de l’entreprise ou disparu ? Comment prouver l’intégrité des documents électroniques dans 20 ou 30 ans ?

Le règlement européen eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services) s’est emparé de cette question de pérennité dès 2014. Il a instauré le service de confiance numérique qui comprend plusieurs étapes.

Tout d’abord, les signatures électroniques initiales sont certifiées par des prestataires agréés. Puis deux alternatives sont proposées :
Les signatures électroniques doivent être régulièrement sur-signées via des cryptogrammes sécurisés robustes qui protègent le fichier de toute falsification, notamment à chaque fin de validité des certificats des signatures électroniques (le plus souvent 3 à 5 ans). La liste des fournisseurs habilités étant établie en France par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI).
Les documents signés électroniquement sont conservés dans un Système d’Archivage Électronique (SAE). Ces derniers fonctionnant via des empreintes numériques, la comparaison entre les empreintes initiales et celles recalculées après plusieurs années garantit l’intégrité des archives électroniques dans le temps.

2. Renforcer la sécurité des données face aux cybermenaces

Les tentatives d’intrusion dans les systèmes informatiques restent un enjeu majeur pour toute entreprise. Les risques pour les entreprises sont doubles : pertes potentielles de données de l’entreprise impossibles à remplacer et infraction à la protection des données personnelles, au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

L‘ajout d’un système d’archivage électronique est un des dispositifs mis en place par de nombreuses entreprises pour conserver leurs données dans la durée. Un système d’archivage électronique, contient des coffres-forts électroniques dont la conception et le fonctionnement sont similaires à leurs homologues physiques. L’authentification y est renforcée et le système conçu pour être parfaitement étanche et cloisonné. Chiffrer certaines données particulièrement sensibles offre une deuxième sécurité en cas de contournement du contrôle d’accès.

Quelles sont les clés pour que le SAE soit le plus performant possible ? L’utilisation de la solution d’un prestataire proposant une architecture technique robuste, sécurisée et fiable, et c’est l’une des clés : des processus métiers et organisationnels rigoureux et clairs dans l’entreprise.

La mise à jour du règlement eIDAS en cours au niveau Européen inclut un volet important consacré au renforcement de l’authentification et de la vérification d’identité. Les impacts des nouvelles règles sur les systèmes d’archivage électroniques sont à suivre de près.

3. Veiller à la traçabilité des documents numériques

Un document numérique est plus facile à modifier qu’un document papier. Pour conserver sa valeur probante, c’est-à-dire sa valeur légale, un fichier ne doit subir aucune falsification, dénaturation, ni modification pendant toute la durée de l’archivage et la société d’archive doit être capable de le prouver.

Pour cela, tout système d’archivage électronique certifié selon la dernière version de la norme NF461 version 2020, contient et gère un historique du cycle de vie du document électronique via un journal des événements chainé (dont la technologie blockchain est un descendant). Toute modification apportée aux documents y est enregistrée puis chainée.

4. Opter pour un Système d’Archivage Électronique (SAE) en mode Saas

L’archivage électronique peut être réalisé en interne, sur des serveurs dédiés du client (dit On Premise), ou en externe avec le SAE en mode Saas (dans le Cloud) hébergé chez le prestataire d’archivage certifié.

Le SAE en mode Saas s’impose progressivement comme la solution apportant une forte sécurisation mais aussi dont les évolutions seront immédiatement rendues disponibles aux utilisateurs grâce au déploiement immédiat dans le Cloud des mises à jour. Les solutions On Premise, souvent proposées en complément des solutions Saas, sont en effet plus lourdes à mettre en place et à maintenir que les solutions Saas.

En conclusion, l’archivage électronique revêt un enjeu légal fort et dont les enjeux sont ceux de toutes les entreprises. Pour adopter les meilleures pratiques et choisir la meilleure solution technique, la norme de l’AFNOR NF Z42-013 est l’indicateur fiable.

Elle détaille l’ensemble des recommandations organisationnelles et techniques pour un archivage électronique des documents. De l’enregistrement à la communication des documents numériques, en passant par l’archivage et la consultation, tout est décortiqué. Un gage de fiabilité, de sécurité et de performance pour ne pas se tromper !

Découvrir le SAE Novarchive : avec 30 ans d’expérience en matière de conseil, d’audit, de numérisation standard ou fidèle, d’archivage physique et électronique, Novarchive peut vous conseiller et vous accompagner sur vos différents projets.

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Documents administratifs : lesquels conserver et pendant combien de temps

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Combien de temps garder un jugement de tribunal Durées et repères à connaître Un jugement de tribunal peut conserver une forte valeur de preuve pendant de longues années. Pour une entreprise, un cabinet ou un particulier, il peut servir à faire exécuter une décision, à justifier un droit, à répondre à un contentieux ultérieur ou à reconstituer l’historique d’un dossier sensible. Encore faut-il distinguer plusieurs notions souvent confondues la durée d’exécution d’un jugement, la durée de conservation choisie par le détenteur du document et la communicabilité des archives judiciaires publiques. C’est précisément sur ce point que la prudence s’impose. Il n’existe pas, en droit français, une durée unique et générale de conservation privée applicable à tous les jugements de tribunal. En revanche, plusieurs textes et repères officiels permettent de bâtir une politique documentaire fiable, en fonction de la nature de la décision et de son utilité juridique. Pourquoi conserver un jugement est stratégique Un jugement n’est pas un document administratif ordinaire. Il peut constituer un titre exécutoire, justifier une situation juridique ou appuyer une démarche auprès d’un greffe, d’un avocat, d’une administration ou d’un cocontractant. Le perdre peut compliquer la défense d’un droit ou ralentir l’exécution d’une décision déjà rendue . Dans une logique d’archivage, la question n’est donc pas seulement “combien de temps garder un jugement de tribunal ”. Il faut aussi se demander pendant combien de temps ce jugement peut encore produire des effets utiles, quels autres documents lui sont liés, et sous quelles conditions il doit être conservé pour rester accessible, lisible et sécurisé. Trois notions à ne pas confondre 1. Le délai d’exécution d’un jugement L’article L. 111-4 du Code des procédures civiles d’exécution prévoit que l’exécution des titres exécutoires mentionnés aux 1° à 3° de l’article L. 111-3 ne peut être poursuivie que pendant dix ans, sauf si les actions en recouvrement des créances constatées se prescrivent par un délai plus long. Ce délai concerne l’exécution forcée du titre, pas une obligation générale de conservation documentaire. 2. La conservation par le justiciable ou l’organisation La conservation matérielle d’un jugement par une entreprise ou un particulier répond à une logique de preuve et de gestion des risques. Elle dépend du type de décision, des délais de prescription associés au dossier, de la possibilité d’un contentieux ultérieur et du besoin de retrouver rapidement le document sans engager de démarches complémentaires. 3. La communicabilité des archives judiciaires publiques Les règles applicables aux archives publiques ne définissent pas ce qu’un justiciable doit conserver chez lui ou dans son organisation. Elles encadrent l’accès aux dossiers et décisions conservés par les services d’archives. Les Archives nationales rappellent que les archives publiques sont librement communicables par principe, mais que certains documents liés aux juridictions ou aux enquêtes judiciaires deviennent communicables à l’issue de délais spécifiques, souvent 75 ans, avec des exceptions selon les secrets protégés ou la situation des personnes concernées. Combien de temps garder un jugement de tribunal en pratique La réponse doit rester prudente. Pour de nombreux jugements, la bonne pratique consiste à conserver le document aussi longtemps qu’il est susceptible de produire des effets juridiques, de servir de preuve ou de devoir être présenté à une administration, à un greffe ou à un professionnel du droit. Dans certains cas, une conservation de très longue durée est recommandée par prudence, sans qu’il faille présenter cette recommandation comme une règle légale uniforme. Jugements civils et décisions touchant à l’état des personnes Les jugements de divorce, d’adoption, de filiation ou de tutelle ont souvent des effets durables sur l’état civil, la famille, le patrimoine ou la succession. En pratique, leur conservation sur une très longue durée est fortement recommandée. Des services d’archives départementales rappellent d’ailleurs que les jugements de divorce sont conservés durablement dans les fonds judiciaires et qu’il peut être utile d’en garder une copie personnelle pour éviter des recherches complexes plusieurs années plus tard. Dans un article Novarchive, il est plus sûr d’écrire que ces jugements doivent être conservés très longtemps, voire sans limitation pratique tant qu’ils peuvent servir à justifier un droit, plutôt que d’affirmer une durée légale générale unique applicable à tous les cas. Jugements civils ou commerciaux liés à un litige patrimonial ou contractuel Pour les jugements portant sur un paiement, une dette, un litige contractuel ou une condamnation civile, il est prudent de conserver au minimum le jugement pendant toute la durée utile à son exécution et au-delà si la créance, le contentieux ou ses effets peuvent encore être discutés. Le repère des dix ans lié à l’exécution forcée du titre est ici central, mais il ne suffit pas toujours à lui seul à fixer la durée documentaire pertinente. Jugements prud’homaux Les jugements prud’homaux doivent être conservés avec précaution, car ils peuvent avoir des conséquences sur la relation de travail, les indemnités, la paie ou des litiges ultérieurs. En l’absence de durée légale simple et générale de conservation documentaire spécifique au jugement lui-même, il est préférable de rattacher sa conservation à celle du dossier social et contentieux correspondant, en adoptant une durée suffisamment longue au regard des risques et des besoins de preuve. Décisions pénales ou dossiers sensibles Pour les décisions pénales ou les dossiers impliquant des données sensibles, la prudence doit être renforcée. Les règles de communicabilité des archives judiciaires publiques montrent que ces matières peuvent relever de délais longs, parfois 75 ans, 100 ans ou 25 ans après le décès selon les cas, ce qui illustre leur sensibilité. Cela ne signifie pas qu’un particulier ou une entreprise doit mécaniquement conserver le document aussi longtemps, mais cela plaide pour une approche documentaire très sécurisée et attentive à la confidentialité. Que faire si l’on perd un jugement La perte d’un jugement n’est pas toujours irréversible. Une copie d’une décision de justice civile peut généralement être obtenue auprès de son avocat ou du greffe. Cette possibilité ne doit toutefois pas conduire à négliger la conservation interne des décisions importantes, car retrouver la bonne juridiction, la date exacte ou les références du dossier peut prendre du temps. Bonnes pratiques d’archivage pour les jugements Une politique de conservation fiable doit commencer par une cartographie des types de jugements détenus et de leur utilité réelle. Il faut distinguer les décisions à conserver très longtemps, les jugements liés à des dossiers d’exécution ou de recouvrement, et ceux qui doivent être rapprochés d’autres documents du même dossier, par exemple des contrats, pièces comptables, échanges d’avocats ou documents RH. Les archives papier doivent être classées, protégées contre les risques matériels et accessibles uniquement aux personnes habilitées. Les archives numériques doivent reposer sur des règles de nommage, de traçabilité, de sauvegarde et de contrôle d’accès cohérentes avec la sensibilité des informations. Plus largement, les règles de protection des données imposent de définir des durées de conservation justifiées et d’assurer la sécurité des informations personnelles. Dans cette logique, Novarchive peut accompagner les organisations sur l’audit documentaire, la structuration des durées de conservation, l’archivage physique, la numérisation et l’archivage électronique, avec une approche fondée sur la sécurité, la traçabilité et l’accès maîtrisé aux documents. Conclusion La question “combien de temps garder un jugement de tribunal ” appelle donc une réponse nuancée. Il faut distinguer l’exécution du titre, la conservation privée du document et la communicabilité des archives publiques. En l’absence de durée unique applicable à tous les jugements, la solution la plus fiable consiste à raisonner par type de décision, par niveau de risque et par utilité probatoire. Autrement dit, l’article initial devait être corrigé pour éviter des durées trop affirmatives ou insuffisamment sourcées. La version révisée reste plus prudente, plus juste juridiquement et plus cohérente avec un positionnement Novarchive fondé sur l’expertise documentaire plutôt que sur des approximations réglementaires.

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