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Pourquoi archiver ?

L’archivage des documents : un enjeu majeur pour toutes les sociétés

Il peut être difficile de garder une trace de tout, et il est facile de perdre des documents importants. C’est là que l’archivage de documents entre en jeu. Conformité avec la législation, meilleur fonctionnement de l’entreprise, réduction des coûts, intérêt historique : les raisons de conserver des archives privées et publiques ne manquent pas. Zoom sur les différents enjeux du stockage de documents archivés et de la gestion des archives (records management).

Les enjeux juridiques

La loi française oblige les entreprises et les pouvoirs publics à conserver leurs archives pendant une durée minimale. Ce délai de conservation des documents, qui varie selon la nature de ceux-ci, peut aller jusqu’à cent-vingt ans. L’archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d’un contrôle. L’archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents. Enfin, pour avoir une valeur probante, il est indispensable de pouvoir justifier de l’authenticité et de l’intégrité des archives.

Les enjeux de sécurité

L’archivage ne doit pas compromettre la sécurité des archives, en particulier celles qui contiennent des informations à caractère sensible. C’est pourquoi sécuriser les lieux de stockage des archives, physiques ou numériques, est une priorité. Une société d’archivage numérique stockera numériquement tous vos documents qui seront regroupés sur un serveur sécurisé, ce qui garantit que vos données sont à l’abri du feu, de l’eau et d’autres dangers. Les sites de conservation doivent donc faire l’objet d’une attention particulière, afin d’être protégés des sinistres et des intrusions, tout en garantissant la sécurité de vos données personnelles. Les solutions d’archivage numérique doivent quant à elles disposer de plusieurs outils de sécurité (mots de passe, pare-feu, traçabilité, etc.).

Les enjeux financiers

Le temps consacré à la recherche d’archives, le non-respect de la législation en vigueur et les logiciels obsolètes peuvent engendrer des coûts élevés. L’archivage professionnel induit un gain de temps par une meilleure efficacité dans la recherche et la consultation des archives ainsi qu’un gain d’espace et une optimisation des coûts.

Les enjeux technologiques

La pérennité des données, l’interopérabilité entre les différents systèmes ou encore la réversibilité des formats sont des problématiques auxquelles sont confrontées la plupart des entreprises. Elles sont prises en compte par les systèmes d’archivage qui en font une priorité afin de pouvoir améliorer votre expérience. En effet, en faisant appel à l’archivage, vous pourrez rechercher plus facilement vos documents ou vos fichiers spécifiques étant donné qu’ils seront stockés dans un système organisé.

Les enjeux historiques

Certaines archives papiers ont une grande valeur d’un point de vue patrimonial. La bonne gestion de ces documents a donc une grande importance. D’ailleurs, certaines archives ne sont pas détruites en raison de leur intérêt historique et sont conservées dans le but d’être valorisées sur le long terme, par le biais d’expositions dans des musées pour être consultées par des chercheurs, historiens, biographes, etc.

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