La loi française oblige les entreprises et les pouvoirs publics à conserver leurs archives pendant une durée minimale. Ce délai de conservation des documents, qui varie selon la nature de ceux-ci, peut aller jusqu’à cent-vingt ans. L’archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d’un contrôle. L’archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents. Enfin, pour avoir une valeur probante, il est indispensable de pouvoir justifier de l’authenticité et de l’intégrité des archives.
L’archivage ne doit pas compromettre la sécurité des archives, en particulier celles qui contiennent des informations à caractère sensible. C’est pourquoi sécuriser les lieux de stockage des archives, physiques ou numériques, est une priorité. Une société d’archivage numérique stockera numériquement tous vos documents qui seront regroupés sur un serveur sécurisé, ce qui garantit que vos données sont à l’abri du feu, de l’eau et d’autres dangers. Les sites de conservation doivent donc faire l’objet d’une attention particulière, afin d’être protégés des sinistres et des intrusions, tout en garantissant la sécurité de vos données personnelles. Les solutions d’archivage numérique doivent quant à elles disposer de plusieurs outils de sécurité (mots de passe, pare-feu, traçabilité, etc.).
