Comment le CHU de Nancy a sécurisé et optimisé la gestion de 40 km linéaires d'archives médicales ?
40 kilomètres linéaires. Plusieurs millions de documents. 9 mois de coordination intensive. Ces chiffres donnent le vertige, mais ils reflètent une réalité concrète : celle d’un établissement hospitalier confronté à la nécessité urgente de repenser sa gestion documentaire.
Le CHU de Nancy, figure majeure de la santé dans la région Grand Est, faisait face à un défi de taille : comment gérer des décennies d’archives médicales tout en libérant des espaces vitaux pour les soins, en garantissant une conformité réglementaire sans faille et en maintenant un accès rapide aux dossiers patients ? La réponse : un projet d’envergure mené avec Novarchive, qui transforme radicalement l’approche de l’archivage hospitalier. Plongée dans les coulisses d’une opération hors normes qui démontre que l’excellence opérationnelle et la sécurité des données de santé peuvent aller de pair.
Les hôpitaux accumulent chaque année des milliers de dossiers patients, dont la conservation est strictement encadrée. Le Code de la Santé Publique impose des durées de conservation précises, tandis que le RGPD et la certification Hébergeur de Données de Santé (HDS) renforcent les obligations en matière de sécurité et de confidentialité.
Cette accumulation documentaire pose des problèmes concrets : saturation des espaces de stockage, difficultés d’accès aux dossiers, risques liés à la conservation dans des locaux non adaptés. Pour les établissements de santé, chaque mètre carré compte et pourrait être réaffecté à des activités médicales à forte valeur ajoutée.
Au-delà de l’optimisation immobilière, la gestion interne des archives représente un coût significatif et mobilise des ressources qui pourraient être orientées vers le cœur de métier hospitalier. La traçabilité des documents, leur protection contre les sinistres, leur accessibilité en cas de besoin médical ou juridique constituent autant de défis quotidiens.
Le volume transféré atteint 40 km linéaires de dossiers médicaux, représentant plusieurs millions de documents. Le projet s’est déroulé sur 9 mois, période durant laquelle les équipes Novarchive ont orchestré l’ensemble des opérations de transfert avec une coordination multi-sites impliquant trois régions : Grand Est, Île-de-France et Toulouse.
Le succès de cette mission repose sur une approche structurée combinant plusieurs prestations complémentaires.
L’intégration dans les sites de conservation Novarchive a permis d’installer les archives dans des infrastructures spécialement conçues pour la conservation longue durée de documents sensibles, répondant aux exigences les plus strictes en matière de sécurité physique et environnementale.
La mise à disposition du portail Novadoc offre au CHU de Nancy la possibilité de rechercher et de demander la communication de dossiers en quelques clics, alliant sécurité de la conservation et réactivité dans l’accès aux informations.
Les archives sont désormais conservées dans des sites certifiés NF342 intégrant des dispositifs de contrôle d’accès, de vidéosurveillance et de détection incendie. La conformité réglementaire au Code de la Santé Publique, au RGPD et aux exigences de certification HDS est garantie tout au long du cycle de conservation, offrant la sérénité nécessaire face aux contrôles et audits potentiels.
La libération de plusieurs milliers de mètres carrés d’espaces de stockage permet de réaffecter ces surfaces à des usages médicaux prioritaires : salles de consultation, espaces de soins, bureaux pour les praticiens. L’externalisation de la gestion des archives réduit également les coûts liés au stockage, à la maintenance des locaux et à la recherche de documents, libérant des ressources humaines et financières pour les missions essentielles de l’établissement.
Le portail sécurisé Novadoc transforme l’expérience utilisateur en matière d’accès aux archives. Les services du CHU peuvent effectuer des recherches rapides et demander la communication de dossiers spécifiques sans se déplacer dans des locaux de stockage éloignés. Ce gain de temps améliore la réactivité des équipes médicales et contribue directement à la qualité de la prise en charge des patients.
Ce projet illustre la capacité de Novarchive à gérer des opérations de grande envergure avec une coordination interrégionale efficace. L’expertise sectorielle dans le domaine de la santé, combinée à une connaissance approfondie des contraintes réglementaires spécifiques, permet de proposer des solutions d’archivage parfaitement adaptées aux besoins des établissements hospitaliers.
La rigueur méthodologique traverse l’ensemble de la chaîne de services, depuis l’analyse des besoins jusqu’à l’intégration finale des archives, garantissant traçabilité et sécurité à chaque étape. L’engagement sur la conformité et la sécurité à long terme constitue le socle de la relation de confiance établie, particulièrement crucial pour des archives devant être conservées sur plusieurs décennies.
Le projet mené avec le CHU de Nancy démontre qu’une gestion professionnelle et externalisée des archives médicales conjugue performance opérationnelle, conformité réglementaire et optimisation des ressources. Cette transformation ouvre également la voie à d’autres évolutions : numérisation des documents, mise en place de solutions de lecture automatique, ou développement d’une approche hybride combinant archivage physique et archivage électronique.
Votre établissement fait face à des enjeux similaires en matière de gestion et de conservation d’archives médicales ? Les équipes Novarchive vous accompagnent dans la mise en place d’une solution d’archivage sur mesure, conforme et sécurisée. Contactez nos experts pour échanger sur vos besoins spécifiques.
