Face à la dispersion géographique de ses archives et à un délai d'accès aux documents de 48 heures, Albingia, spécialiste des risques d'entreprises en France depuis 60 ans, a confié à Novarchive la numérisation fidèle de l'intégralité de ses dossiers de production et d'indemnisation.
Réparti sur 7 délégations en France métropolitaine, ce projet d’envergure nationale visait à intégrer 7,5 millions de pages dans la gestion électronique de documents (GED) déployée par l’assureur depuis 2019. Retour sur un projet qui illustre la capacité de Novarchive à orchestrer des opérations complexes tout en garantissant conformité, traçabilité et sécurité.
Avant l’intervention de Novarchive, chaque agence d’Albingia disposait d’un espace dédié au stockage physique des dossiers d’assurance. Cette organisation décentralisée présentait plusieurs limites opérationnelles majeures.
Pour répondre à ces enjeux, Albingia souhaitait s’affranchir du support papier et intégrer l’ensemble de ses archives dans la GED qu’elle avait commencé à déployer en 2019. L’objectif était clair : accéder à l’information plus rapidement, réduire les coûts liés à la conservation du papier et harmoniser la gestion documentaire à l’échelle nationale.
Face à l’ampleur du projet et à sa dimension multi-sites, Novarchive a mis en place une méthodologie structurée garantissant la continuité de service et la sécurité des données tout au long du processus.
Le processus de numérisation a intégré des contrôles qualité systématiques pour garantir la lisibilité et l’intégrité de chaque page numérisée. Les moyens techniques déployés ont permis de traiter des volumes importants tout en maintenant un niveau d’exigence élevé sur la qualité des fichiers produits.
Novarchive a également mis en place un dispositif de réactivité pour traiter les demandes ponctuelles : tout dossier nécessitant une consultation urgente était numérisé et mis à disposition sous 24 heures, garantissant ainsi la continuité opérationnelle pendant toute la durée du projet.
Au terme des 18 mois de déploiement, Albingia a mesuré des bénéfices opérationnels immédiats et quantifiables.
Ce projet illustre la capacité de Novarchive à accompagner des organisations dans des transformations documentaires d’envergure, en conjuguant expertise technique, rigueur méthodologique et sens du service.
Le projet mené avec Albingia démontre qu’une transformation documentaire réussie repose sur trois piliers : une méthodologie éprouvée, des garanties normatives solides et une capacité à s’adapter aux réalités opérationnelles du client.
Pour les organisations confrontées à des enjeux similaires, qu’il s’agisse de volumes importants d’archives papier, de contraintes d’accessibilité ou de besoins d’harmonisation documentaire, la numérisation fidèle représente une solution éprouvée. Elle permet de concilier performance opérationnelle, conformité réglementaire et optimisation des coûts.
La transformation engagée par Albingia ouvre également la voie à d’autres évolutions : enrichissement de la GED avec des fonctionnalités de recherche avancée, automatisation du traitement de certains documents grâce à la lecture automatique de documents (LAD), ou encore mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) pour la conservation à long terme.
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