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Les entreprises ont l’obligation, pendant une période donnée (de 1 an à plus de 10 ans), de conserver les documents émis ou reçus au cours de l’exercice de leurs activités. Ces documents peuvent être sur support papier ou électronique natif. Les archives électroniques ne peuvent pas être stockées seulement sur un réseau informatique, car leur conservation sur le long terme ne peut être garantie. Nombre de professionnels optent aujourd’hui pour l’archivage électronique de leurs documents, une solution sécurisée, accessible, offrant un gain de temps et de place.
L’archivage, qu’il soit numérique ou papier, est encadré par une législation stricte. Le choix du numérique impose de respecter des règles complémentaires pour garantir l’intégrité et la sécurité des documents.
Les écrits professionnels restent nécessaires au bon fonctionnement de toute société, ils retracent la vie de l’entreprise et régissent les relations avec les collaborateurs, clients et fournisseurs. Toute entreprise doit également être en mesure de prouver qu’elle respecte ses obligations réglementaires et ses engagements. Les documents archivés permettent de prouver ses actions ou sa bonne foi :
Le délai de conservation général des pièces comptables est de 10 ans. Ce délai concerne les livres et registres comptables (le livre journal, le grand livre, l’inventaire, etc ) et les pièces justificatives clés (bons de commande, les bordereaux de réception, les factures clients et fournisseurs dont la durée de conservation débutent à compter de la clôture de l’exercice. Tous les documents fiscaux (l’impôt sur le revenu et sur les sociétés) doivent être conservés pendant un délai de 6 ans. Il commence à partir de la dernière opération mentionnée sur les registres ou bien à la date à laquelle les documents ou les pièces concernées ont été établis.
Par exemple, un registre comptable de l’exercice 2019, donc déclaré en 2020, doit être conservé jusqu’à fin 2025. Les documents fiscaux qui doivent être préservés sont les livres et toutes les pièces sur lesquelles l’administration fiscale peut exercer un droit de communication, d’enquête et de contrôle.
Les bénéfices industriels et commerciaux, bénéfices non commerciaux et les bénéfices agricoles en régime réel sont également concernés. Les impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles à responsabilité limitée, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles et sociétés d’exercice libéral) sont également établies au moyen de documents frappés par ce délai de conservation. Les impôts directs locaux comme les taxes foncières et la contribution à l’audiovisuel n’y échappent pas non plus.
Enfin, la taxe sur le chiffre d’affaires et les taxes assimilées, les taxes sur les spectacles, les taxes sur les conventions d’assurances voient leurs documents constitutifs soumis aux mêmes délais de préservation.
Notez que le délai passe de 6 à 10 ans en cas d’activité occulte. Celle-ci est établie en cas de fraude fiscale, de dissimulation de revenus, de non-déclaration et d’activités illicites par exemple.
Les sociétés commerciales exercent des activités bien spécifiques. Certains de leurs documents dit sociaux doivent être conservés de 3 à 10 ans.
Les sociétés commerciales sont tenues conserver pour leur 3 derniers exercices, les feuilles de présence et pouvoirs, le rapport du gérant ou du conseil d’administration et le rapport des commissaires aux comptes.
La gestion des documents liés au personnel est particulière car touchant les données à caractère personnel des personnes vivantes. Ces données tombent sous le coup du règlement général sur la protection des données (RGPD) du 2016/679 et la loi nᵒ 78-17 du 6 janvier 1978 informatique et liberté.
Suivant la nature du document de gestion du personnel, il peut être exigé qu’il soit conservé de 1 à 10 ans.
Toute déclaration d’accident du travail auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie
Observations, mises en demeure de l’inspection du travail
Vérifications et contrôles du Comité Social et Économique
L’organisation et la classification sont les clés d’une bonne gestion de conservation des documents.
Il est conseillé de maintenir une vigilance constante dans la gestion documentaire, en prenant en compte les contenus, les mentions, les dates, et surtout, en respectant rigoureusement les durées légales de conservation. Ne pas respecter ces délais peut entraîner des conséquences significatives pour l’entreprise.
Le non-respect des règles de conservation documentaire peut avoir des répercussions graves, notamment sur le plan juridique et financier. Il est donc primordial de se conformer aux exigences légales en matière de gestion documentaire pour éviter les sanctions potentielles qui pourraient découler d’une mauvaise gestion ou de la destruction prématurée de documents liés à l’activité de l’entreprise.
Le non-respect des règles de conservation documentaire, en particulier la falsification ou l’utilisation de faux documents, peut entraîner des conséquences graves et coûteuses. Les sanctions pour de tels actes sont rigoureusement appliquées :
Pour une personne physique, les sanctions peuvent aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement, assortis d’une amende pouvant atteindre 45 000 euros (Conformément à l’Article L441-1 du Code Pénal).
Quant aux personnes morales, elles encourent des amendes considérables, pouvant atteindre jusqu’à 225 000 euros (Conformément à l’Article L441-1 du Code Pénal).
Il est donc essentiel de prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la conformité et l’intégrité de la gestion documentaire, afin d’éviter de telles sanctions et de protéger les intérêts de l’entreprise.
