Comment organiser son Cleaning day ?

Conseils pour organiser son tri de papiers administratifs

Le cleaning day est une journée annuelle (généralement organisée en période de faible activité ou durant les congés) où les services d’une entreprise se consacrent entièrement au tri de leurs archives. “Cleaning day” ou comment profiter d’une journée pour faire le ménage dans vos dossiers. Trier, ranger, jeter seront les maîtres-mots pour optimiser votre fonds documentaire et améliorer votre bien-être au bureau tout en respectant une démarche éco-responsable. Objectif #1 : l’opération ne doit pas ressemble à la photo ci-contre

Comment organiser son cleaning day ?

Pour réussir son cleaning day, l’entreprise doit voir dans cette opération une réelle opportunité de faire place nette dans ses bureaux et de rendre l’environnement de travail agréable et fonctionnel.

En amont de l’opération

La préparation est primordiale pour lancer son cleaning day sur de bons rails. Elle nécessite de :

S’interroger sur les bonnes pratiques de tri de son fonds documentaire en prenant connaissance des règles de records management (Que faut-il archiver ? Combien de temps ? etc…). Ces règles peuvent être propres à chaque service ou communes à toute l’entreprise.
S’assurer d’avoir en quantité suffisante tout le matériel nécessaire à l’archivage des documents : Boîtes d’archives, classeurs, dossiers etc …

Pendant le cleaning day

Trier : Répartir les documents selon des critères précis : par type de document, par service, par durée légale de conservation, par utilité d’usage, etc… Vérifier si les documents sont encore lisibles, qu’il n’existe pas de doublons, etc…
Ranger : Classer les documents de manière à les rendre facilement accessibles grâce à un plan de classement et/ou un inventaire rigoureux.
Jeter : Supprimer les documents dont l’utilité n’est plus avérée, dont les délais de conservation légale sont dépassés ou encore les documents en doublon. Lors de la destruction des archives, favoriser le recyclage du papier pour conserver une démarche éco-responsable.

Les bénéfices du Cleaning Day

Le Cleaning day permet de :

gagner de la place dans les bureaux par la réduction de la masse documentaire à hauteur de 30% en moyenne
réduire les coûts liés à l’archivage en interne
gagner du temps : lors des futures recherches et consultations de documents
avoir une meilleure connaissance de son fonds d’archives
créer un moment de partage et de cohésion entre vos collaborateurs en rendant cette journée « conviviale » grâce à un petit-déjeuner d’accueil et/ou déjeuner collectif.

Comment organiser son Cleaning day ?

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