Découvrir l’intérêt d’un archivage et les différentes modalités de conservation (internes ou externes)
L’externalisation des documents ou outsourcing consiste à transférer une partie ou la totalité des archives d’une entreprise vers un prestataire externe qui assure la prise en charge de l’archivage de ses documents, de la sauvegarde et de l’actualisation des fichiers. Bien que certaines entreprises soient encore réticentes à l’idée de confier cette tâche à un tiers, l’externalisation présente de nombreux avantages.
La plupart des entreprises qui décident d’externaliser leur archivage prennent cette décision parce qu’elles ne disposent pas des ressources ou des compétences suffisantes. Des différents contrats aux bulletins de salaire, des bons de commande aux statuts de la société, l’archivage requiert un certain nombre de connaissances métier (documentaires, juridiques, informatiques, etc.), du temps, de l’espace de stockage, et un grand sens de l’organisation. Si un de ces prérequis manque à l’appel, mieux vaut se tourner vers un tiers-archiveur.
Le premier bénéfice de l’externalisation est de permettre à l’entreprise de dégager du temps et des ressources pour se consacrer pleinement à son activité. En déléguant une fonction chronophage et non stratégique, les équipes retrouvent de la disponibilité pour leurs missions à valeur ajoutée, ce qui se traduit directement par une meilleure productivité.
L’externalisation des archives permet de réduire les coûts, notamment en libérant des espaces de bureaux locatifs mobilisés pour le stockage de documents. Elle offre également une meilleure maîtrise budgétaire grâce à des coûts fixes annuels prévisibles, en lieu et place de dépenses internes variables et difficiles à anticiper.
Confier ses archives à un spécialiste, c’est aussi assurer la sécurité physique et numérique de ses documents. Les risques d’incendie, d’inondation, de cambriolage ou de destruction volontaire sont considérablement réduits grâce aux infrastructures dédiées du tiers archiveur. Novarchive héberge par exemple ses données et son système Novadoc® au sein du Datacenter INTERXION, certifié ISO 27001 pour la sécurité des systèmes d’information.
L’externalisation apporte également une traçabilité complète des consultations, une diminution des délais de restitution des documents, et la possibilité d’utiliser un même document par plusieurs collaborateurs simultanément. Le tiers archiveur, en veille permanente sur les évolutions technologiques et réglementaires, garantit une gestion documentaire toujours à jour des dernières obligations.
L’externalisation concerne en premier lieu les documents sur support papier : contrats commerciaux, bulletins de salaire, bons de commande, statuts de société, courriers, dossiers RH et bien d’autres. Ces typologies documentaires sont soumises à des durées légales de conservation strictes, que Novarchive maîtrise dans le cadre de ses prestations.
Avant tout transfert, les équipes de Novarchive procèdent à un inventaire précis des archives physiques. Les documents sont ensuite conditionnés dans des fournitures de conservation spécialement conçues pour l’archivage longue durée, puis enlevés directement dans les locaux du client.
L’externalisation s’étend également aux documents numériques : fichiers signés électroniquement, factures dématérialisées, données issues de systèmes d’information. Novarchive propose à cet effet son Système d’Archivage Électronique (SAE) Novadoc®, un portail web accessible 24h/24 permettant de gérer aussi bien les archives papier que les documents numériques depuis une interface unique.
Novadoc® intègre notamment un coffre-fort électronique à valeur probatoire : chaque consultation ou modification est inscrite en marge du document concerné, avec l’identité de l’utilisateur et un horodatage, garantissant ainsi des copies certifiées conformes, authentiques et intègres. Le système propose également une fonctionnalité de scan à la demande (scan on demand), permettant de transformer une archive physique en document numérisé consultable directement sur le portail ou reçu par e-mail.
La mise en œuvre d’un projet d’externalisation avec Novarchive suit un processus structuré :
Le choix d’un tiers archiveur ne doit pas reposer uniquement sur le critère tarifaire. Plusieurs éléments objectifs permettent d’évaluer la fiabilité et la qualité d’un prestataire.
Novarchive est certifié par l’AFNOR selon plusieurs référentiels reconnus :
Pour les marchés publics, l’agrément délivré par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) est une condition incontournable. Novarchive bénéficie de cet agrément, ce qui signifie que le ministère de la Culture reconnaît officiellement que Novarchive réunit toutes les conditions nécessaires à la bonne conservation des archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier et numérique.
Un prestataire impliqué dans les instances professionnelles de son secteur témoigne d’un engagement envers la qualité et l’amélioration continue. Novarchive est membre de l’ARSEG, de PAGE (Association des Prestataires en Archivage et Gestion Externalisée), de l’APROGED et de la FNTC (Fédération des Tiers de Confiance du Numérique), et contribue activement aux travaux de ces organisations.
L’externalisation des archives publiques est encadrée depuis 2009 par des textes réglementaires précis. Elle requiert un agrément pour le tiers archiveur, une déclaration préalable de l’entité déposante et la signature d’un contrat. L’agrément est conditionné à l’obtention préalable d’une certification AFNOR (NF 342 pour le physique, NF 461 pour le numérique), puis instruit par le préfet avec l’appui du directeur des archives départementales. Les archives externalisées restent par ailleurs soumises au contrôle scientifique et technique de l’administration des archives.
Les entreprises du secteur privé sont également soumises à des obligations légales en matière de conservation documentaire. Durées de conservation légales, conformité au RGPD, obligations sectorielles spécifiques (santé, finance, etc.) : autant de contraintes que Novarchive intègre dans ses prestations, en assurant une veille réglementaire continue au bénéfice de ses clients.
Au-delà des avantages opérationnels, l’externalisation soulève des enjeux stratégiques pour toute organisation.
L’externalisation représente souvent la première étape d’une transformation numérique plus profonde. Grâce à la fonctionnalité de scan à la demande de Novadoc®, les entreprises peuvent migrer progressivement leurs archives physiques vers des supports numériques, sans rupture organisationnelle.
Stocker ses archives chez un tiers spécialisé, c’est aussi se prémunir contre les risques de perte en cas de sinistre sur ses propres locaux. Les infrastructures de Novarchive sont pensées pour garantir la continuité d’accès aux documents, même en situation de crise.
La crainte de perdre le contrôle sur ses documents est légitime. C’est pourquoi Novarchive propose un accès permanent au portail Novadoc® permettant au client de suivre en temps réel l’état de ses archives, d’initier des demandes de consultation ou de restitution, et de tracer chaque interaction avec ses documents.
Acteur français historique de la gestion documentaire, Novarchive accompagne depuis plus de 30 ans ses clients entreprises privées comme institutions publiques dans la conservation et la gestion externalisée de leurs archives. Ses solutions couvrent l’intégralité de la chaîne documentaire : archivage physique, archivage électronique, numérisation et conseil en Records Management.
Agréé SIAF, certifié NF et ISO, Novarchive offre une gestion simultanée et efficace des mondes papier et numérique, garantissant une conservation pérenne et conforme aux exigences réglementaires les plus strictes.
Vous souhaitez externaliser vos archives ? Nos équipes vous répondent sous 24h pour étudier votre projet et vous proposer une solution adaptée à vos besoins.
