L’archivage des documents est une obligation légale pour les entreprises. Une bonne gestion des archives participe aussi à l’amélioration de la productivité. Elle peut être vitale en cas de sinistre. S’il existe autant de politiques d’archivage que d’entreprises, celles-ci se structurent avec le développement du système d’archivage électronique.

Les entreprises ont aujourd’hui le choix entre le maintien d’un archivage physique sous forme de documents papiers ou l’évolution vers le coffre fort numérique. Certaines optent pour une formule hybride. Analyser ses besoins est une étape essentielle pour nourrir la réflexion et décider de la solution d’archivage la plus pertinente pour son entreprise.

Pourquoi une entreprise a besoin d’archiver ses documents ?

Respecter les obligations légales

L’archivage professionnel est encadré par une législation stricte. De nombreux textes le régissent en fonction des types de documents. Ils sont consultables dans le Code civil, le Code du travail, le Livre des procédures fiscales ou encore le Code de la Sécurité Sociale.

Archiver certains documents est obligatoire. Cela permet à l’entreprise de :

• Témoigner du respect de ses obligations légales et réglementaires en cas de contrôle par une autorité administrative (Fisc, Urssaf, CNIL…).
• Prouver sa bonne foi en cas de contentieux porté devant la Justice, de litige de succession, de redressement ou de liquidation judiciaire.

Gagner du temps au quotidien

En entreprise, il est fréquent d’avoir besoin de rechercher d’anciennes données pour les mettre à jour, les comparer ou les réutiliser. L’archivage de documents offre un gain de temps précieux aux collaborateurs, à la condition d’être bien structuré et accessible.

Par un système de droits d’accès, l’archivage numérique ouvre la possibilité à tous les salariés de la société de consulter à tout moment les documents électroniques dont ils ont besoin.

Sécuriser les données sensibles

Certaines données sensibles doivent être protégées. C’est notamment le cas des données à caractère personnel dont l’utilisation et le stockage sont réglementés par le Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD).

Conserver des documents numériques dans une solution de gestion électronique des documents (GED) ou dans des répertoires bureautiques à l’accès protégé ne garantit pas la confidentialité des données. L’archivage électronique permet de sécuriser les données, grâce au coffre fort numérique. Une solution qui porte bien son nom.

Assurer la survie de l’entreprise

Certaines données sont vitales pour l’entreprise. En cas de sinistre, l’archivage électronique permet de retrouver rapidement les données les plus anciennes, indispensables au redémarrage de l’activité.

Conserver la mémoire de la société

Les écrits retracent la vie de l’entreprise. Ils sont sa mémoire. Certains documents non légaux seront conservés pour rappeler les origines de la société, partager ses valeurs, témoigner d’un esprit familial qui perdure.

Partager une histoire collective contribue à forger une culture interne d’entreprise mais aussi à valoriser une image vis-à-vis de ses clients et de ses partenaires.

Évaluer les besoins pour bien choisir sa solution d’archivage

Identifier les différents types de documents à archiver

Les types de documents à archiver ont des impacts sur le choix de la solution d’archivage.

Pour avoir une valeur juridique, un document archivé comme preuve doit conserver sa valeur probante. Cela implique que la personne dont il émane doit être clairement identifiée et qu’il soit gardé dans des conditions garantissant son intégrité.

Si l’entreprise opte pour l’archivage numérique, la solution doit proposer :

• Le certificat électronique pour attester l’origine et l’auteur du document.
• L’horodatage et la signature électronique pour certifier l’intégrité du contenu.
• Des options de traçabilité (journal de cycle de vie de l’archive, empreintes).

Estimer la volumétrie des données à archiver

La volumétrie globale des données dépend de plusieurs facteurs :

• Le nombre de documents à archiver.
• Les durées légales de conservation des documents numériques : seuls les jugements, ordonnances et actes de transaction amiable se conservent sans limitation de durée. Les autres documents se conservent en grande majorité entre 1 à 10 ans, voire 30 ans : 10 ans pour les pièces comptables, 6 ans pour les justificatifs fiscaux, 5 ans pour les bulletins de salaire et les documents bancaires, 5 à 30 ans pour les contrats etc.
• La dématérialisation ou non des archives papiers : la décision de numériser les anciennes archives papiers peut fortement augmenter le volume de données nécessaire.

Pour calculer la volumétrie, il faut aussi tenir compte de la suppression annuelle des documents électroniques arrivés en fin d’archivage, ce qui libère de l’espace de stockage.

Évaluer les besoins en sécurité des données

Toutes les données n’ont pas la même valeur. Voici une liste de questions pour les catégoriser et estimer la volumétrie de chaque groupe. Les réponses impacteront le choix et le dimensionnement de la solution d’archivage, et son paramétrage si elle est numérique :

• La sensibilité : quelle est la volumétrie de données sensibles à sécuriser pour des raisons de confidentialité ou de protection des données personnelles ?
• La disponibilité : quel est le volume des données fréquemment consultées qui doivent être disponibles à tout moment ? Quel est le volume des données conservées à long terme, uniquement à valeur probante ou à titre historique ?
• L’intégrité : quel est le volume des données archivées dont l’intégrité, la pérennité et la traçabilité doivent être parfaitement garanties ?

Définir les procédures d’accès aux données

L’archivage des documents papiers nécessite la présence d’un ou de plusieurs archivistes dédiés qui trient, structurent et sécurisent les dossiers. Ce sont eux qui répondent aux demandes d’accès aux données en fonction des autorisations accordées par les hiérarchies.

Mettre en place un système d’archivage électronique simplifie les procédures. Pour que l’accès aux documents numériques soit rapide et efficace, les besoins doivent avoir été clairement analysés en amont :

• Les droits d’accès : il s’agit de lister les différents profils d’utilisateurs et leurs droits ou d’accès, et de préciser rigoureusement la procédure et les interlocuteurs en cas de modification.
• La structuration de l’information : un moteur de recherche via des mots-clés avec indexation automatique ou manuelle simplifiera l’exploration des archives.

Si un socle commun légal régit l’archivage des documents professionnels, les besoins varient d’une entreprise à l’autre. Bien les analyser est la condition numéro un pour mettre en place la solution d’archivage la plus adaptée et la plus performante.

N’hésitez pas à consulter un expert qui respecte des engagements liés à vos besoins et qui pourra réaliser un audit complet pour vous aider à avoir un archivage optimisé à des coûts maîtrisés.