Dématérialisation de vos documents : une solution efficace pour la productivité en entreprise

L’avènement des technologies de l’information et de la communication a drastiquement changé le rapport que nous avons vis-à-vis des documents qui circulent au sein d’une entreprise. Si la très grande majorité des informations étaient, auparavant, sous forme physique (papier), aujourd’hui, la dématérialisation a pris un rôle central dans toutes les organisations. Et pour cause : il est désormais beaucoup plus simple de conserver les documents de son entreprise sous forme électronique. Les nombreux avantages ne sont plus à présenter, ils sont aussi bien économiques, organisationnels, de productivité qu’écologiques !
On vous détaille ci-dessous les gains de productivité et d’organisation pour une entreprise qui réalise une dématérialisation mais également deux des principales difficultés auxquelles de nombreuses entreprises sont confrontées : la gestion hybride papier-numérique et la numérisation des documents orignaux papier (ex : contrat client signé manuellement).

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

L’on entend par dématérialisation un ensemble de processus mis en œuvre au sein d’une entreprise (ou d’une collectivité, une association, une ONG, etc.) permettant de remplacer progressivement les supports d’informations physiques (papier le plus souvent) par des solutions informatiques ou numériques. Les termes informatisation ou numérisation sont parfois également utilisés pour désigner ce processus.
La dématérialisation des entreprises a débuté il y a maintenant plus de 30 ans, avec la micro-informatique ainsi que l’avènement d’internet.
Par exemple : le simple fait de passer d’une communication écrite à une communication électronique (en faisant usage des email et courriels notamment) constitue un processus de dématérialisation.
Pour les professionnels de la gestion documentaire, de l’archivage et de la conservation de documents, la dématérialisation consiste à transformer des documents physiques (papier) sous la forme de documents électroniques. Il s’agit alors de numériser (de scanner) des documents pour les conserver sous forme électronique et non plus matérielle. Ou, en d’autres termes, de créer une version numérique d’un document papier.

La dématérialisation : une source d’économies pour les entreprises

L’un des premiers avantages de la dématérialisation est sans aucun doute d’ordre économique. Se libérer des flux de communication papier et les remplacer par des flux électroniques est souvent une source importante d’économie pour une entreprise. On estimait, il y a tout juste quelques années, que les frais des navettes courrier et du tri externalisé du courrier revenait, en moyenne, entre 800 000 et un millions d’euros par an pour une entreprise de 500 à 1000 salariés.

Dématérialiser toutes ses communications en ayant recours aux courriers électroniques et aux transferts de documents numérisés est source d’une économie égale, voire supérieure à ce montant, en tenant compte du papier acheté et des ressources humaines consacrées à la gestion des courriers papier.

À cela, s’ajoute le coût de gestion et de stockage des documents papiers. Entre les ramettes de papier, l’achat et l’entretien des imprimantes, les coûts d’impression, la facture d’une gestion physique de ses documents peut revenir facilement à plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines, de milliers d’euros chaque année.

Enfin, le stockage des archives demande bien souvent d’y consacrer une pièce ou un bureau de son entreprise, et, en conséquence, une occupation d’espace au sein de votre entreprise, soit un loyer.
Lorsqu’elle est mise en place efficacement, la dématérialisation peut alors générer des économies importantes

Praticité d’utilisation et augmentation de la productivité pour votre entreprise grâce à la numérisation

La dématérialisation de ses documents génère également des avantages pratiques. Vous n’avez plus à vous préoccuper de l’état dans lequel se trouvent vos documents et vos archives. Si les documents numérisés sont conservés dans un logiciel adapté, tous les enjeux liés à la conservation de vos documents papiers (notamment l’hygrométrie, la protection contre le feu) deviendront rapidement de vieux souvenirs.
La consultation des documents est également fortement simplifiée. Alors que la consultation d’un document ou d’une archive externalisée peut se faire en quelques dizaines de minutes (avec la numérisation à la demande), la consultation des documents numérisés se fait instantanément, partout et à toute heure.

La dématérialisation à l’origine d’une meilleure organisation dans votre société

Les entreprises ont vu émerger en l’espace de quelques années de nouveaux besoins d’instantanéité et de simultanéité formulés par les collaborateurs, mais aussi par les clients. Si cette instantanéité était difficile à mettre en place à l’époque du « tout papier », la numérisation des documents et la dématérialisation des activités permettent de répondre facilement à ces exigences, si elle est faite professionnellement et avec les bons logiciels.
Exemple : Un client peut recevoir une copie de son contrat signé il y a de nombreuses années et avoir une réponse à ses questions dans les plus brefs délais.
Les avantages de la dématérialisation ne s’arrêtent bien sûr pas là. Elle permet en effet de s’adapter aux nouvelles méthodes de travail développées au cours de ces dernières années, et notamment au télétravail.
Grâce à la dématérialisation, un collaborateur a désormais parfaitement accès à tous les documents dont il a besoin pour mener à bien ses activités, sans pour autant avoir à faire une demande de consultation des archives ou être in situ sur son lieu de travail. Il aura alors accès directement à ses documents numérisés depuis son ordinateur portable.
Par ailleurs, la dématérialisation est également source d’une meilleure compétitivité pour les entreprises. Une meilleure organisation, une meilleure productivité, une capacité à fluidifier le transfert d’information et à répondre à un client dans les plus brefs délais permettent alors de se démarquer de ses concurrents, avec, à la clé, un développement plus rapide de son activité.
Ainsi, la dématérialisation est sans aucun doute source d’une meilleure productivité et d’une meilleure organisation pour votre entreprise ou organisation. Ses nombreux avantages permettent de faire à la fois des économies d’échelle, de gagner en temps et en place au sein de son entreprise et d’améliorer les communications internes et externes à votre entreprise. La numérisation de ses documents est sans aucun doute la solution à mettre en place dans votre entreprise pour améliorer votre compétitivité et booster la croissance de votre entreprise.

La gestion hybride numérique-papier

Un des enjeux le plus fréquemment rencontrés par les entreprises que nous accompagnons est d’organiser le travail lorsqu’une partie des documents est au format papier et l’autre au format numérique.
Bien qu’il n’y ait pas de solution miracle, les points suivants sont clés à regarder et arbitrer :

• Définir une politique claire des documents qui doivent être numérisés et ceux qui resteront au format papier
• Le référencement externe Se faire accompagner par un partenaire offrant la possibilité de numériser des dossiers papiers à la demande pour les documents qui n’auront pas été dématérialisés
• Utiliser un logiciel central qui permet de savoir immédiatement là où sont situés des documents et leur format : papier ou numérique
  1. Pour les documents actifs (dits vivants), l’utilisation d’une GED couplée à un logiciel d’archivage est la souvent la meilleure solution
  2. Pour tous les documents archivés, l’utilisation d’un logiciel centralisant tous les documents archivés est la meilleure solution, contenant la liste des documents au format papier externalisés, au format papier dans des salles d’archives internes et au format numérique
• Bien référencer les documents, leur métadonnées, durée de vie, droits d’accès et référence RGPD

Pour mettre en place une gestion efficace du travail hybride numérique-papier, n’hésitez pas à vous rapprocher de vos équipes internes en charge de la gestion documentaire ou d’experts comme Novarchive.

Comment numériser les documents originaux ?

Deux type de numérisation existent : la numérisation simple et la numérisation fidèle. La numérisation simple permet de réaliser une simple copie numérique d’un document papier. La numérisation fidèle quant à elle est un processus qui permet de réaliser une copie dite fidèle d’un document papier, en copiant également la valeur légale du document (par exemple un contrat client signé dont la copie fidèle aura la même valeur légale que le document papier). Seul le second processus permet de détruire les documents papiers originaux.
Pour avoir tous les détails sur les différences entre ces deux types de numérisation, n’hésitez pas à consulter la page suivante : Numérisation