L’Importance du Plan de Classement pour la Gestion des Documents

La gestion des documents est une nécessité cruciale pour toute entreprise, car les archives représentent une véritable mine d’information : elles constituent le patrimoine documentaire d’une entreprise. Au-delà d’un aspect légal, le classement et l’archivage des documents sont fondamentaux pour assurer la bonne organisation et la récupération efficace des documents. Au cœur de ce processus réside le plan de classement, un outil essentiel pour une gestion efficace des documents.

Qu’est-ce qu’un Plan de Classement?

En tant que professionnels de l’ archivage électronique, de la numérisation des archives, et de la gestion documentaire, nous appréhendons l’importance d’un plan de classement bien structuré. Il constitue la colonne vertébrale de toute stratégie de gestion des documents, en offrant une organisation logique et une facilité d’accès aux informations précieuses de l’entreprise. Cette approche systématique permet d’améliorer la conservation du patrimoine numérique et la transformation numérique. 

Un plan de classement, en bibliothéconomie ou en archivistique, est un système structuré qui facilite le classement et le repérage des documents dans une collection ou un fonds d’archives. Il est conçu pour s’orienter de manière logique et hiérarchique, du sujet général à un sujet spécifique.Le plan de classement remplit trois fonctions principales:

• Une fonction intellectuelle qui définit les concepts, idées, et sujets qui seront inclus dans la structure classificatoire.
• Une fonction bibliographique qui organise le contenu documentaire dans une structure ordonnée.
• Une fonction physique qui guide un rangement ordonné des documents.

Un bon plan de classement va augmenter l’efficacité de la recherche et du repérage des documents, améliorer la gestion des documents dans leur cycle de vie, respecter les obligations légales et éthiques en matière d’accès à l’information, et neutraliser les effets néfastes de la mobilité des employés, entre autres avantages.

Le plan de classement comprend des classes, qui sont des entrées dans le plan et constituent « un ensemble d’objets couverts par une même activité ». Il est généralement divisé en deux catégories : les documents de fonction et les documents de gestion. Il est également important de noter que le plan de classement doit être conçu pour refléter les activités et les objectifs propres à chaque organisation, et doit évoluer en fonction du contexte et des besoins. Les termes anglais équivalents pour « plan de classement » sont « file classification scheme » et « file plan ».

Pourquoi le Plan de Classement est Essentiel pour la Gestion des Documents ?

L’importance du plan de classement est indéniable. Dans le contexte de la numérisation,il prend une importance accrue. En effet, la mise en place d’un système d’archivage numérique nécessite une organisation rigoureuse des documents pour permettre une consultation instantanée des archives en tous lieux. La numérisation des documents ne se limite pas à la transformation du papier en format numérique, elle implique aussi une gestion efficace des informations numérisées.

Voici quelques avantages clés d’un plan de classement  :

• Organisation : Un plan de classement efficace facilite l’organisation des documents, qu’ils soient numériques ou physiques. En attribuant une place précise à chaque document en fonction de sa nature et de son contenu, il permet de retrouver facilement l’information recherchée.
• Récupération : Grâce à l’utilisation de métadonnées, le plan de classement facilite la récupération des documents. Un document bien classé est un document facile à retrouver.
• Conservation : Le plan de classement joue un rôle crucial dans la conservation du patrimoine. Il facilite l’archivage physique et électronique, permettant de préserver les documents importants pour l’organisation.
• Destruction appropriée : En indiquant la durée de conservation de chaque type de document, le plan de classement guide la destruction appropriée des documents qui ne sont plus nécessaires. Cela permet de libérer de l’espace de stockage et de respecter les obligations légales.

Comment mettre en place un Plan de Classement Efficace ?

La mise en place d’un plan de classement ne se fait pas au hasard. Il s’agit d’un processus qui nécessite une réflexion approfondie et une connaissance précise des besoins de l’organisation. Voici quelques conseils pour vous aider :

• Analysez vos besoins : Quels types de documents votre organisation produit-elle? Quels sont les besoins de conservation de ces documents? Quelles sont les obligations légales en matière de conservation?
• Définissez les règles de classement : Les règles de classement doivent être claires et cohérentes. Elles doivent prendre en compte la nature des documents, leur contenu, leur durée de conservation, etc.
• Utilisez les métadonnées : Les métadonnées sont des informations qui décrivent les documents. Elles facilitent leur recherche et leur récupération. Assurez-vous d’utiliser des métadonnées pertinentes et cohérentes.
• Testez et ajustez votre plan de classement : La mise en place d’un plan de classement est un processus continu. Il est important de le tester régulièrement et de l’ajuster en fonction des retours des utilisateurs et des changements dans l’organisation.

Solutions pour la Mise en Place d’un Plan de Classement

La mise en place d’un plan de classement peut représenter un défi pour de nombreuses organisations, en raison de la complexité des informations à gérer et des compétences requises. Pour surmonter ces défis, il est souvent conseillé de recourir à l’expertise d’un professionnel dans le domaine de la gestion documentaire.

Des entreprises comme Novarchive offrent des solutions d’assistance et de conseil pour la mise en place d’un plan de classement efficace. Nos experts peuvent vous aider à définir la meilleure stratégie à suivre, à réaliser un audit des processus documentaires existants, et à mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de classement et d’archivage. De plus, nous pouvons vous accompagner dans la transition vers la numérisation et l’archivage électronique, en apportant notre expertise en matière de dématérialisation et de gestion des archives numériques.

Que ce soit pour une organisation souhaitant optimiser sa gestion des documents papier, ou pour une entreprise prête à entreprendre le virage de la numérisation, l’adoption d’un plan de classement adapté et efficace est un investissement qui en vaut la peine.