Menu
De la petite entreprise familiale à la très grande entreprise d’envergure internationale, la gestion de ses archives est bien souvent un enjeu de taille. Et pour cause : on retrouve, au sein de ses archives, une mine d’informations relatives à son entreprise et aux activités qui s’y déroulent. Ces informations sont très fréquemment confidentielles. Les archives permettent de retracer l’histoire d’une entreprise et d’effectuer un suivi rigoureux de ses relations avec des clients ou des partenaires économiques. Pourtant nombreux sont les paramètres à prendre en compte pour archiver ses documents, notamment les contraintes spatiales liées à l’archivage physique (papier), les compétences techniques et l’expertise relatives à l’archivage longue durée ou encore les contraintes légales. Tous ces paramètres poussent de très nombreuses entreprises à externaliser la conservation et le stockage de leurs archives. Mais quels en sont les avantages de l’externalisation ? On fait le point.
L’un des premiers avantages que représente l’externalisation du stockage de ses archives est sans aucun doute d’ordre économique. En effet, stocker et organiser ses archives demande des moyens. Tout d’abord, si vous continuez à stocker vos archives de manière physique, sous la forme de dossiers, de classeurs ou autres, vous devrez impérativement consacrer une pièce ou un bureau de votre entreprise pour ranger ces documents. Cette surface représente un coût. En effet, au-delà de l’éventuel loyer et des charges, vous ne pouvez pas consacrer cet espace à l’activité de votre entreprise et vous devrez peut-être même augmenter la surface de vos locaux pour répondre à une évolution de votre activité.
À cela s’ajoute des besoins humains et organisationnels. Ranger, trier et stocker des archives, demande du temps et un certain nombre de compétences. Vous aurez le choix entre réaliser ces travaux d’archivage vous-même (ou la déléguer à un de vos collaborateurs), ce qui vous empêchera de vous consacrer pleinement à votre activité, ou bien, vous pourriez être amené à embaucher un spécialiste de l’archivage. Dans ces deux cas, le coût financier (indirect ou direct) est loin d’être négligeable.
Si vous souhaitez vous orienter vers un système d’archivage 100% électronique, il faudra impérativement avoir à l’esprit que la dématérialisation de votre fonds d’archives historiques prend du temps (et de l’argent).
Externaliser la conservation de ses archives permet d’éviter ces différents écueils. Un professionnel de l’archivage physique et électronique saura vous proposer des solutions efficaces et rapides à mettre en œuvre pour éviter d’avoir à y consacrer de l’espace et du temps ainsi que vous permettre de faire des économies.
L’on retrouve, dans les archives d’une entreprise, une somme d’informations particulièrement importantes concernant les actifs de la société (ex. baux, actes de propriété), ses clients, mais aussi certaines données qui peuvent se révéler plus sensibles, comme un savoir-faire de fabrication, un brevet, etc.
Or, ces données ne peuvent pas être conservées n’importe où ni n’importe comment. Hors de question de conserver ces informations dans un local peu sécurisé, sur un simple disque dur ou même sur un « cloud » public. Ces données peuvent facilement être perdues, altérées, détruites, ou encore, volées si elles ne sont pas archivées de manière professionnelle.
L’externalisation du stockage d’archives permet de bénéficier d’une sécurité optimale de la conservation de tous vos documents sensibles. Confier le stockage des archives de votre entreprise à un professionnel, qu’il s’agisse d’archives physiques ou électroniques, vous évitera toute perte et altération (incendie, inondation, destruction volontaire ou involontaire, etc.) ou tout vol de vos archives.
La gestion des archives est bien souvent, dans de très nombreuses entreprises, une priorité négligée. Force est de constater qu’aujourd’hui, de très nombreuses entreprises ont parfois du mal à remettre la main sur tel ou tel document clé. Pire : dans certains cas, les documents ne sont pas conservés correctement, qu’ils s’en retrouvent endommagés. En effet, l’on ne pense pas forcément, au moment du stockage d’un document, que l’humidité d’une pièce peut ronger le papier ou le carton ou même attaquer les composants électroniques d’un disque dur.
Or, la qualité de conservation de ses archives est un point crucial à prendre en compte, qu’il s’agisse d’archives numériques ou d’archives physiques. Pour cela, rien de tel que de faire appel à un spécialiste de l’archivage physique et électronique qui pourra alors conserver vos archives dans les meilleures conditions possibles, et ce, afin de leur assurer leur pérennité et leur qualité, suivant les règles de l’art en la matière (normes Afnor NF342, NF461 et NF544)
De la même manière, vos documents seront parfaitement rangés par année d’émissions et par sujet. Vous bénéficiez ainsi d’une véritable traçabilité de vos documents et autres archives et vous n’aurez alors aucune peine à retrouver un document bien précis. En effet, les prestataires de services n’apportent pas seulement un service de stockage, mais apportent bien évidemment une véritable expertise pour classer vos documents.
Gérer efficacement l’archivage des documents de sa société demande du temps et de la rigueur. Autant de temps que vous ne pourrez, vous-même ou l’un de vos collaborateur, consacrer à votre cœur d’activité. D’autant plus que l’archivage de documents demande certaines compétences pour assurer la sécurité et la bonne sauvegarde des documents de son entreprise. Il ne s’agit pas d’une tâche que vous confierez au premier venu !
Pour cela, en ayant recours à une entreprise spécialisée dans l’archivage de documents, vous libérez votre personnel, qui peut alors se consacrer pleinement aux tâches même de l’entreprise. Ce faisant, vous déléguez cette activité à une entreprise spécialisée dans la gestion d’archives, physique ou électronique, et vous n’avez plus aucun souci à vous faire vis-à-vis de vos archives.
Ainsi, avoir recours à une entreprise spécialisée dans l’archivage physique et électronique de documents apportera de nombreux avantages à votre entreprise : gain d’espace dans vos locaux, sécurisation de vos documents les plus sensibles, amélioration des conditions dans lesquelles sont conservées vos archives et amélioration de leur traçabilité, et ce, tout en vous consacrant pleinement à votre cœur d’activité.
