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Pour lancer un projet de numérisation, il convient de respecter certaines exigences archivistiques et obligations juridiques qui s’y rattachent, et ainsi sécuriser l’ensemble de ses documents.
Un document possède une valeur juridique s’il est susceptible :
Ainsi, pour qu’un document numérisé ait la même valeur juridique que son original papier, il est nécessaire d’assurer son intégrité. Pour cela, le processus de dématérialisation doit non seulement pouvoir garantir que l’information est intégrale et n’a pas été altérée mais aussi que le support de l’information assure stabilité et pérennité à celle-ci.
C’est pourquoi il convient de définir un processus clair de numérisation afin de déterminer les tâches, les obligations juridiques et les exigences techniques (outils technologiques, procédé de transfert utilisés, contrôle de l’accès, mesure prises lors de la préparation des documents, etc.). Cette procédure doit être conservée durant tout le cycle de vie du document numérisé, car elle constitue la seule preuve attestant des mesures prises pour assurer l’intégrité des documents.
Une déclaration de numérisation peut également être élaborée récapitulant pour chaque projet de numérisation les informations essentielles : quantité traitée, habilitation de la/des personne(s) en charge de la numérisation, date et lieu de la numérisation, format de numérisation, résolution utilisée, etc.
En cas d’absence de procédure de numérisation, la valeur juridique du document ne sera pas totalement garantie et il faudra alors conserver les originaux papier des documents numérisés.
Qu‘il s’agisse de documents consultés ou non, il est important de s’assurer de détenir les droits d’auteur des documents avant toute opération de numérisation.
Cette règle est particulièrement importante lorsqu’il s’agit de documents patrimoniaux, historiques ou culturels.
L’utilisation d’un système d’archivage électronique hybride (SAE) est un axe à privilégier pour faciliter l’accès à l’information. Le SAE hybride permet de gérer aussi bien les documents papier, numérisés ou natifs électroniques. Il facilite la gestion à l’aide de métadonnées spécifiques et d’un moteur de recherche unifié.
Il est également essentiel de s’assurer que l’accès aux documents numériques est conforme à la politique d’archivage de l’entreprise. Là encore, le SAE permet de limiter l’accès par utilisateur selon les règles définies (consultation, modification d’un document, destruction, etc.)
