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Contrairement à la numérisation, la dématérialisation n’est pas seulement le fait de transformer un document papier en document électronique. Elle est bien souvent rattachée à la dématérialisation des processus de l’entreprise, c’est-à-dire aux nombreuses étapes qui ponctuent le cycle de vie d’un document. S’inscrire dans une démarche de records management a plusieurs objectifs :
Un projet de dématérialisation se doit d’être piloté par un système de gestion documentaire qui respecte la politique d’archivage définie par les règles de Records management et prend en compte aussi bien les documents physiques qu’électroniques de l’entreprise. Dans les cas contraires, le seul fait de numériser les documents ou de n’archiver que des données électroniques ne garantit pas à l’entreprise une meilleure organisation interne et donc des gains de productivité.
Le système d’archivage électronique doit aussi allier la sécurité des données (pérennité, intégrité, traçabilité), les exigences légales et le traitement courant des documents. Encadrer le projet et accompagner les équipes tout au long du projet Le cadrage du projet en amont et son accompagnement sont les garants de sa réussite. Cela peut se traduire par la mise en place d’un comité de pilotage, l’assistance des utilisateurs durant la mise en œuvre du système d’archivage ou encore la communication et la bonne compréhension du projet entre les services (juridique, informatique, administratif, financier, opérations, …).
