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RGPD : quel impact pour l’archivage électronique ?

Protéger les données personnelles détenues par une entreprise est indispensable pour éviter leur divulgation. Entré en vigueur le 25 mai 2018, le RGPD, nouveau règlement européen sur la protection des données, impacte l’archivage électronique et a donc conduit les entreprises à s’adapter.

Chez Novarchive, nous proposons une gamme complète de services pour accompagner les entreprises dans la gestion et la sécurisation de leurs archives. Nos prestations incluent la numérisation des documents, l’archivage physique et l’archivage électronique, audit et conseil et nos logiciels de gestion documentaire . Ces solutions vous permettent d’optimiser la traçabilité et l’accès à vos données tout en garantissant leur conservation dans un environnement sécurisé.

Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous pour découvrir comment nos services peuvent répondre à vos besoins en archivage et numérisation.

Le RGPD, de quoi s’agit-il ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données ou RGPD est un règlement mis en place dans l’Union européenne afin d’encadrer le traitement des données personnelles. Le RGPD s’applique à toutes les organisations, quelles que soient leur taille ou chiffre d’affaires annuel. Les organisations suivantes y sont notamment soumises :

  • Les entreprises privées
  • Les organismes publics réalisant des activités avec des professionnels ;
  • Les organismes publics effectuant des activités avec les consommateurs.

Quels types d’opérations sur les documents archivés sont concernées par le RGPD ?

Le RGPD a été conçu pour protéger les données personnelles :

  • Lors de leur collecte ;
  • Lors de l’accès aux documents archivés ou non ;
  • Au moment de la manipulation et du stockage des documents ;
  • Lorsque les données sont consultées à distance par des personnes extérieures à l’entreprise ;
  • Lors de la destruction des documents.
  • La sécurisation à toutes ces étapes est clé pour éviter tout risque de fuite des données personnelles ou d’utilisation inappropriée.

L’objectif principal du RGPD est de protéger les informations personnelles qui sont considérées comme confidentielles lorsqu’elles concernent une personne identifiée ou que l’on pourrait identifier à partir de ses données. Les données peuvent être un nom, une adresse, un numéro de téléphone, un identifiant numérique, des données sociales ou des caractéristiques physiques par exemple.

Ce règlement s’appuie sur l’implication forte et la responsabilisation des personnes dans les entreprises, afin qu’elles prêtent une grande attention à la protection des données personnelles qu’elles ont entre les mains. En d’autres termes, les entreprises doivent mettre en place tous les outils de contrôle pour être certaines de bien respecter le RGPD.

Au-delà de la sécurisation des données personnelles, le RGPD a renforcé des droits individuels comme le droit à l’oubli ou encore le droit à l’accès à ses données personnelles.

Le RGPD s’impose à toutes entreprises et toute personne ayant des données personnelles qui sont détenues par une entreprise peut lui demander l’application de ses droits conférés ou des devoirs qui incombent à l’entreprise.

Quel impact y a-t-il sur l’archivage électronique ?

Le RGPD a bien entendu un impact sur l’archivage de documents, notamment les documents électroniques. L’impact se retrouve à toutes les étapes de l’archivage électronique :

  • Le transfert des données,
  • Leur stockage,
  • Leur consultation,
  • Leur destruction.

Durant toutes ces étapes, l’entreprise ou organisme peut s’appuyer sur une solution comme Novadoc® qui garantit une parfaite confidentialité des données dans toutes ces étapes du transfert initial, de l’accès aux données archivées électroniquement jusqu’à leur destruction finale.

Pour une bonne application du RGPD, les entreprises ou organismes doivent au préalable avoir identifié les données présentes dans les documents archivés électroniquement afin de pouvoir facilement appliquer leur politique de conservation des données personnelles. Ce travail pouvant parfois être conséquent pour certains clients, l’appel à des archivistes diplômés, experts en conservation des données, comme les consultants Novarchive est une option régulièrement adoptée.

Qui doit mettre en place le RGPD au sein de votre entreprise ?

Pour que l’archivage des données soit parfaitement en règle avec la loi, le responsable du traitement des archives de la société doit mettre en place des mesures techniques et organisationnelles indispensables au respect du RGPD. Ces mesures permettent ainsi de sécuriser des données pouvant être confidentielles ou hautement sensibles. Ce travail de mise en place doit être accompagné par le DPO (Délégué à la protection des données) de la société.

Ce qui est mis en place grâce au SAE afin de répondre au RGPD

Le SAE ou système d’archivage électronique respecte nativement le RGPD en ce qui concerne les données collectées, qui sont de deux types :

  • les données personnelles et confidentielles relatives aux utilisateurs, collectées lorsqu’elles sont nécessaires et qui sont soumises à un contrat ;
  • et les documents affiliés qui ont été transmis par le client dans le but d’être archivés.

Novadoc®, le SAE de Novarchive respecte la norme NF 461. Cela signifie que notre système respecte les règles de fidélité, d’intégrité, de traçabilité, de pérennité et de conservation des documents, tout en sécurisant les données contenues à l’intérieur.

Toutes les archives courantes et les données contenues à l’intérieur sont sécurisées. De plus, l’accès au service d’archivage électronique n’est autorisé qu’aux personnes définies comme utilisateurs. Par exemple, si une personne qui n’a pas les autorisations nécessaires pour consulter un fichier essaye d’y accéder, elle se retrouvera bien sûr bloquée.

La conservation des données peut être limitée dans le temps, c’est-à-dire que l’ensemble des documents dont la durée de vie a été dépassée, que ce soit la Durée d’Utilité Administrative (DUA) ou un choix spécifique de l’entreprise, peuvent être soient détruits, soient conservés, à la décision du client après une alerte automatique du SAE.

Par exemple, si un document a une durée de vie qui a été indiquée par le client comme de 6 années, alors, à l’issue de cette période, le client recevra une alerte lui demandant s’il souhaite détruire le document ou en prolonger la durée de vie.

Par mesure de prévention et de sécurité, une journalisation de toutes les actions menées est réalisée sur le SAE. Ce traçage permet de connaître toutes les opérations effectuées sur documents archivés.

Sécurité des documents envoyés par le client

L’envoi des documents par les clients vers le SAE est totalement sécurisé. De plus, chaque utilisateur dispose d’un accès à son espace pour consulter ses documents. Il est également important de souligner que l’intégralité des documents est 100% cloisonnée dans le SAE.

Chaque client est bien sûr seul responsable des fichiers qu’il envoie et peut par la suite décider d’octroyer l’accès de ses documents aux personnes souhaitées, internes à son entreprise ou externes.

En conclusion, l’utilisation d’un service d’archivage électronique (SAE) permet d’aider les entreprises à se conformer à leurs obligations découlant du RGPD. Le SAE est, en effet, une solution assurant que vos documents soient conservés en toute sécurité aussi longtemps que vous le souhaiterez.

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Combien de temps garder un jugement de tribunal Durées et repères à connaître Un jugement de tribunal peut conserver une forte valeur de preuve pendant de longues années. Pour une entreprise, un cabinet ou un particulier, il peut servir à faire exécuter une décision, à justifier un droit, à répondre à un contentieux ultérieur ou à reconstituer l’historique d’un dossier sensible. Encore faut-il distinguer plusieurs notions souvent confondues la durée d’exécution d’un jugement, la durée de conservation choisie par le détenteur du document et la communicabilité des archives judiciaires publiques. C’est précisément sur ce point que la prudence s’impose. Il n’existe pas, en droit français, une durée unique et générale de conservation privée applicable à tous les jugements de tribunal. En revanche, plusieurs textes et repères officiels permettent de bâtir une politique documentaire fiable, en fonction de la nature de la décision et de son utilité juridique. Pourquoi conserver un jugement est stratégique Un jugement n’est pas un document administratif ordinaire. Il peut constituer un titre exécutoire, justifier une situation juridique ou appuyer une démarche auprès d’un greffe, d’un avocat, d’une administration ou d’un cocontractant. Le perdre peut compliquer la défense d’un droit ou ralentir l’exécution d’une décision déjà rendue . Dans une logique d’archivage, la question n’est donc pas seulement “combien de temps garder un jugement de tribunal ”. Il faut aussi se demander pendant combien de temps ce jugement peut encore produire des effets utiles, quels autres documents lui sont liés, et sous quelles conditions il doit être conservé pour rester accessible, lisible et sécurisé. Trois notions à ne pas confondre 1. Le délai d’exécution d’un jugement L’article L. 111-4 du Code des procédures civiles d’exécution prévoit que l’exécution des titres exécutoires mentionnés aux 1° à 3° de l’article L. 111-3 ne peut être poursuivie que pendant dix ans, sauf si les actions en recouvrement des créances constatées se prescrivent par un délai plus long. Ce délai concerne l’exécution forcée du titre, pas une obligation générale de conservation documentaire. 2. La conservation par le justiciable ou l’organisation La conservation matérielle d’un jugement par une entreprise ou un particulier répond à une logique de preuve et de gestion des risques. Elle dépend du type de décision, des délais de prescription associés au dossier, de la possibilité d’un contentieux ultérieur et du besoin de retrouver rapidement le document sans engager de démarches complémentaires. 3. La communicabilité des archives judiciaires publiques Les règles applicables aux archives publiques ne définissent pas ce qu’un justiciable doit conserver chez lui ou dans son organisation. Elles encadrent l’accès aux dossiers et décisions conservés par les services d’archives. Les Archives nationales rappellent que les archives publiques sont librement communicables par principe, mais que certains documents liés aux juridictions ou aux enquêtes judiciaires deviennent communicables à l’issue de délais spécifiques, souvent 75 ans, avec des exceptions selon les secrets protégés ou la situation des personnes concernées. Combien de temps garder un jugement de tribunal en pratique La réponse doit rester prudente. Pour de nombreux jugements, la bonne pratique consiste à conserver le document aussi longtemps qu’il est susceptible de produire des effets juridiques, de servir de preuve ou de devoir être présenté à une administration, à un greffe ou à un professionnel du droit. Dans certains cas, une conservation de très longue durée est recommandée par prudence, sans qu’il faille présenter cette recommandation comme une règle légale uniforme. Jugements civils et décisions touchant à l’état des personnes Les jugements de divorce, d’adoption, de filiation ou de tutelle ont souvent des effets durables sur l’état civil, la famille, le patrimoine ou la succession. En pratique, leur conservation sur une très longue durée est fortement recommandée. Des services d’archives départementales rappellent d’ailleurs que les jugements de divorce sont conservés durablement dans les fonds judiciaires et qu’il peut être utile d’en garder une copie personnelle pour éviter des recherches complexes plusieurs années plus tard. Dans un article Novarchive, il est plus sûr d’écrire que ces jugements doivent être conservés très longtemps, voire sans limitation pratique tant qu’ils peuvent servir à justifier un droit, plutôt que d’affirmer une durée légale générale unique applicable à tous les cas. Jugements civils ou commerciaux liés à un litige patrimonial ou contractuel Pour les jugements portant sur un paiement, une dette, un litige contractuel ou une condamnation civile, il est prudent de conserver au minimum le jugement pendant toute la durée utile à son exécution et au-delà si la créance, le contentieux ou ses effets peuvent encore être discutés. Le repère des dix ans lié à l’exécution forcée du titre est ici central, mais il ne suffit pas toujours à lui seul à fixer la durée documentaire pertinente. Jugements prud’homaux Les jugements prud’homaux doivent être conservés avec précaution, car ils peuvent avoir des conséquences sur la relation de travail, les indemnités, la paie ou des litiges ultérieurs. En l’absence de durée légale simple et générale de conservation documentaire spécifique au jugement lui-même, il est préférable de rattacher sa conservation à celle du dossier social et contentieux correspondant, en adoptant une durée suffisamment longue au regard des risques et des besoins de preuve. Décisions pénales ou dossiers sensibles Pour les décisions pénales ou les dossiers impliquant des données sensibles, la prudence doit être renforcée. Les règles de communicabilité des archives judiciaires publiques montrent que ces matières peuvent relever de délais longs, parfois 75 ans, 100 ans ou 25 ans après le décès selon les cas, ce qui illustre leur sensibilité. Cela ne signifie pas qu’un particulier ou une entreprise doit mécaniquement conserver le document aussi longtemps, mais cela plaide pour une approche documentaire très sécurisée et attentive à la confidentialité. Que faire si l’on perd un jugement La perte d’un jugement n’est pas toujours irréversible. Une copie d’une décision de justice civile peut généralement être obtenue auprès de son avocat ou du greffe. Cette possibilité ne doit toutefois pas conduire à négliger la conservation interne des décisions importantes, car retrouver la bonne juridiction, la date exacte ou les références du dossier peut prendre du temps. Bonnes pratiques d’archivage pour les jugements Une politique de conservation fiable doit commencer par une cartographie des types de jugements détenus et de leur utilité réelle. Il faut distinguer les décisions à conserver très longtemps, les jugements liés à des dossiers d’exécution ou de recouvrement, et ceux qui doivent être rapprochés d’autres documents du même dossier, par exemple des contrats, pièces comptables, échanges d’avocats ou documents RH. Les archives papier doivent être classées, protégées contre les risques matériels et accessibles uniquement aux personnes habilitées. Les archives numériques doivent reposer sur des règles de nommage, de traçabilité, de sauvegarde et de contrôle d’accès cohérentes avec la sensibilité des informations. Plus largement, les règles de protection des données imposent de définir des durées de conservation justifiées et d’assurer la sécurité des informations personnelles. Dans cette logique, Novarchive peut accompagner les organisations sur l’audit documentaire, la structuration des durées de conservation, l’archivage physique, la numérisation et l’archivage électronique, avec une approche fondée sur la sécurité, la traçabilité et l’accès maîtrisé aux documents. Conclusion La question “combien de temps garder un jugement de tribunal ” appelle donc une réponse nuancée. Il faut distinguer l’exécution du titre, la conservation privée du document et la communicabilité des archives publiques. En l’absence de durée unique applicable à tous les jugements, la solution la plus fiable consiste à raisonner par type de décision, par niveau de risque et par utilité probatoire. Autrement dit, l’article initial devait être corrigé pour éviter des durées trop affirmatives ou insuffisamment sourcées. La version révisée reste plus prudente, plus juste juridiquement et plus cohérente avec un positionnement Novarchive fondé sur l’expertise documentaire plutôt que sur des approximations réglementaires.

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