La conservation des documents est une obligation aussi bien légale qu’une question de simple organisation. Une entreprise gère quotidiennement une multitude de documents, qu’il s’agisse de documents comptables, fiscaux, sociaux ou liés à la gestion du personnel. Tant de données qui, une fois accumulées, provoquent un véritable cauchemar, en matière de tri. Savoir quels documents conserver et pour quelle durée légale devient un véritable défi.

Pourquoi conserver ou jeter est essentiel pour une entreprise ?

L’archivage efficace des documents ne consiste pas simplement à stocker des papiers ou des fichiers numériques. Il s’agit d’un véritable enjeu stratégique pour garantir. Entre la conformité avec les obligations légales et fiscales, une gestion optimisée des informations essentielles et une réduction des risques juridiques et financiers liés à la perte de documents, tout ça doit être suivi de près et surveillé d’un œil attentif. 

Mais alors, que se passe-t-il si les délais de conservation ne sont pas respectés ? À l’inverse, si l’idée de ne pas respecter les délais vous vient à l’esprit, l’entreprise peut-être exposée à des sanctions administratives ou fiscales graves. Il est donc essentiel de différencier les documents à conserver de ceux pouvant être détruits afin d’optimiser l’espace de stockage et la gestion des archives.  

L’art de bien conserver ses documents pendant 6 ans

Certains documents doivent être impérativement conservés pendant 6 ans, conformément aux réglementations en vigueur. 

Les documents comptables, comme les livres et journaux comptables, les factures clients et fournisseurs et les bons de commande et bons de livraison ne déroge pas à la règle. Ces documents sont nécessaires en cas de contrôle fiscal ou pour justifier des écritures comptables. Tous documents en lien avec la comptabilité ont une durée de conservation de 10 ans sauf le livret d’inventaire qui n’est plus obligatoire, depuis le 1er janvier. Pour les exercices avant cette date, il est à garder 10 ans.

Les documents fiscaux c’est-à-dire, les déclarations de TVA, les justifications de paiements des impôts ainsi que les avis d’imposition et d’impôts locaux (taxe foncière, CFE, CVAE etc.), peuvent être vérifier par l’administration fiscale jusqu’à 6 ans en arrière pour vérifier la régularité des déclarations fiscales. Il s’agit de la période pendant laquelle l’administration fiscale peut légalement exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle. Si l’on est en présence d’une activité occulte telle qu’une fraude fiscale, du travail dissimulé, un défaut de déclaration ou une exploitation illégale, le délai passe à 10 ans.

Les documents sociaux, eux, concernent le registre du personnel, les contrats de travail après rupture et les bulletins de paie et soldes de tout compte. Dans le cadre de la gestion du personnel, vous recevez et produisez de nombreux documents que vous devez garder. Cette obligation légale représente également un moyen de faire valoir vos droits en justice. Les différentes pièces servent à prouver la bonne administration des intérêts de vos salariés.

Enfin, les documents commerciaux, entre autres, les bons de livraison, bons de commande et les correspondances commerciales, sont une conservation nécessaire pour prévenir tout litige avec des fournisseurs ou des clients. Certains types de contrats comme des contrats d’acquisition ont une durée de conservation de 30 ans ou des dossiers de sinistre avec dommages corporels doivent être conservés pendant 10 ans.

Comment organiser l’archivage de ces documents pour une conservation efficace ?

En ce qui concerne l’archivage de vos documents physiques, trois méthodes d’organisation sont à adopter. 

• Classer les documents par date et catégorie. 
• Utiliser des boîtes de conversation et des dossiers clairement identifiés.
• Conserver les documents sensibles dans des espaces sécurisés et protégés contre les risques (incendie, humidité, vol).

 

N’hésitez pas à créer un rayonnage avec des classeurs et des boîtes d’archives pour un classement optimal.

Si c’est une méthode efficace et optimale, elle ne résiste pas aux dégâts liés au temps. L’alternative de l’archivage électronique est une alternative sécurisée. 

Il vous suffit de : 

• Numériser les documents avec indexation pour un accès rapide.
• Stocker sur des serveurs sécurisés ou dans un coffre-fort numérique.
• Et respecter les normes de conservation numérique (RGPD, ISO 14641-1).

 

Si ces méthodes là ne conviennent pas à votre organisation ou que celles-ci semblent trop complexes, une autre solution existe, celle de l’externalisation.

Pourquoi respecter ces obligations de délai légales et réglementaires ?

La conservation des documents est encadrée par plusieurs textes comme le code du commerce, articles relatifs aux obligations comptables des entreprises, le code du travail, règles concernant les documents relatifs à la gestion du personnel, et enfin le code général des impôts, lié aux obligations en matière de fiscalité. 

En cas de destruction prématurée ou de perte d’un document obligatoire, l’entreprise peut être exposée à : 

• Un redressement fiscal pour absence de justificatifs.
• Pénalités financières en cas de non-conformité aux obligations comptables.
• Litiges juridiques avec des salariés ou des fournisseurs.

 

Pour éviter ces conflits, vous devez avoir un plan de classement structuré, vérifiez régulièrement la validité des documents archivés et disposez d’un accès rapide et sécurisé aux documents en cas de contrôle ! Ainsi, vous n’aurez aucun souci à vous faire.

Externaliser la gestion des archives, un atout et un soutien pour les entreprises ?

Externaliser, c’est quoi ? C’est une stratégie commerciale qui consiste pour une entreprise à confier la réalisation de certaines tâches à un prestataire externe, expert dans son domaine … Comme chez nous ! Cela vous permet de gagner du temps en confiant cette tâche à des experts, de sécuriser les documents grâce à des infrastructures adaptées et de respecter les obligations de délai légales sans oubli ni contrainte.

En d’autres termes, la conservation des documents est une nécessité pour assurer la conformité, l’efficacité mais, également, l’avenir de votre entreprise. En identifiant les documents à conserver pendant 6 ans, en adoptant des bonnes pratiques d’archivage et en s’appuyant sur des solutions adaptées, il est possible de sécuriser ses données et d’optimiser la gestion administrative.

FAQ

Quelle est la durée de conservation des documents ?

La durée varie selon la nature du document, mais certains doivent être conservés au moins 6 ans pour respecter la réglementation.

Comment conserver les documents administratifs ?

L’idéal est d’utiliser une solution de gestion électronique des documents (GED) combinée à un archivage physique sécurisé.

Quels sont les délais de conservation pour les entreprises ?

Les documents comptables et fiscaux doivent être conservés 6 à 10 ans, tandis que les documents sociaux peuvent nécessiter une conservation plus longue.

Quels documents fiscaux doivent être conservés ?

Les déclarations fiscales, justificatifs de paiement d’impôt et livres de comptabilité doivent être conservés au minimum 6 ans.

Quelles sont les règles de conservation des papiers ?

Les documents papier doivent être archivés dans des espaces sécurisés, tandis que les versions numériques doivent être stockées sur des supports conformes aux normes archivistiques.

Comment archiver les documents efficacement ?

Une bonne gestion des archives repose sur un classement structuré, l’usage de solutions numériques et, si besoin, une externalisation auprès d’un prestataire spécialisé comme Novarchive.