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Au fil des années, vous avez vu vos archives s’accumuler. Elles prennent maintenant trop de place ou vous ne souhaitez plus vous en occuper. Il faut alors trouver un partenaire qui dispose de l’expertise et des ressources nécessaires pour conserver vos documents de manière sécurisée. En externalisant vos archives, vous pouvez vous concentrer sur votre savoir-faire métier tout en améliorant l’accès à l’information, en réduisant vos coûts et en garantissant la mise en conformité avec la réglementation.
Vous avez décidé de numériser un volume important de documents, voire de passer au zéro papier dans votre entreprise. Qu’il s’agisse de dossiers comptables, du fond patrimonial de la société, de documents juridiques ou d’états financiers, la dématérialisation offre de nombreux avantages. Elle permet l’accès à distance de tous vos documents, de faciliter la recherche d’éléments spécifiques ou encore d’offrir un espace de collaboration à vos collaborateurs. Un accompagnement par un partenaire peut être nécessaire pour numériser un gros volume de données. Si vous optez pour la numérisation de documents, la mise en place d’un outil de conservation dédié tel qu’un Système d’Archivage Électronique (SAE), est recommandé, afin de vous assurer de sécuriser toutes vos informations dans la durée et d’en contrôler les accès.
L’organisation des archives est un travail important, parfois fastidieux, qui peut nécessiter l’intervention d’un professionnel. La méthodologie employée pour réorganiser les archives passe par plusieurs étapes : l’identification des documents, leur tri et la réflexion sur le système d’archivage à utiliser. Ce travail peut être réalisé rapidement par un ou plusieurs archivistes conseils. Dans le cadre de l’archivage numérique, il est recommandé de choisir un Système d’Archivage Électronique (SAE). Dans le cadre de l’archivage physique / papier, il faut organiser les espaces de stockage en fonction de vos besoins (ex: conservation de documents fragiles), de la fréquence de consultation de vos documents et la sécurisation nécessaire.
Faire coexister des stocks d’archives physiques et numériques est un casse-tête pour toutes les entreprises. Pour commencer, il est conseillé de réfléchir à un système de Record Management qui permet de rationaliser les flux d’information et d’optimiser l’organisation des documents. Ensuite, vous pouvez entamer le travail de tri et de classement avec l’aide, par exemple, d’un archiviste professionnel. Enfin, plusieurs solutions existent pour conserver ses archives sur le long terme en toute sécurité comme le stockage et la conservation dans des entrepôts adaptés et proches de votre entreprise, la numérisation de documents papiers et leur intégration dans un Système d’Archivage Électronique (SAE).
La modernisation de votre système d’information est essentielle car il apporte la plupart du temps une forte valeur ajoutée complémentaire de l’entreprise. En matière de gestion documentaire, le processus pour choisir un système d’information adapté passe par plusieurs étapes. La première étape consiste à examiner le type de système dont vous disposez actuellement et à déterminer s’il répond à vos besoins : avez-vous déjà un Système d’Archivage Électronique ? Comment gérez-vous le stockage de vos documents confidentiels ? etc. Tenez compte du budget, du temps de mise en œuvre et des coûts de maintenance futurs lorsque vous évaluez les options. Cette étape peut être réalisée avec l’aide d’un expert. Enfin, assurez-vous de disposer d’un plan solide pour l’intégration de vos documents, la formation des utilisateurs, la migration des données et les tests d’intégration.
Il est important d’être proactif lorsqu’il s’agit de préserver vos fichiers informatiques. Mais la sauvegarde régulière de vos données sur un disque externe, un cloud ou un serveur réseau ne suffisent pas pour pérenniser vos documents numériques et surtout conserver leur valeur légale. Pour répondre à ces besoins, il est conseillé d’utiliser un Système d’Archivage Électronique, seul moyen légalement reconnu, qui va vous aider à avoir une vue d’ensemble de vos fichiers, à rechercher plus rapidement l’information et à contrôler l’accès à vos documents tout en garantissant la conservation sans limite de leur valeur légale. En mettant en place un SAE, vous vous assurez aussi que vos fichiers informatiques sont sécurisés et facilement récupérables dans toute situation, notamment d’urgence.
Il est courant de vouloir détruire ses archives pour rechercher un gain de place et donc une diminution des coûts de la gestion documentaire. Mais cette opération ne doit pas se faire à l’aveugle. Il est important d’identifier d’abord les documents que vous souhaitez détruire pour vérifier si leurs durées de conservation légale vous permettent de le faire. En effet, selon le type de documents que vous conservez, vous devez conserver des copies probantes pendant une certaine durée en cas de contrôle ou pour l’utilisation dans un cadre juridique. Pour mieux connaître ces durées de conservation, faites appel à un expert. Enfin, une fois ce contrôle effectué vous devez vous assurer de détruire ces archives de manière sécurisée et d’envisager un traitement spécifique pour les documents confidentiels.
Vous ne trouvez pas votre projet parmi ces propositions ? Vous avez des difficultés à définir vos besoins en archivage ? Nous vous invitons à nous contacter pour échanger avec nos experts sur vos besoins. N’hésitez pas à aller voir les expériences de nos clients pour découvrir quelques projets que nos experts ont réalisés au service de nos clients.
