Classement et archivage des dossiers
Bien plus qu’une contrainte légale à respecter, l’archivage des documents, pour une entreprise, est une véritable nécessité. En effet, les archives constituent une véritable mine d’information pour une entreprise : elles constituent le patrimoine documentaire d’une entreprise. Les informations concernées sont nombreuses : historique des activités de l’entreprise, traces écrites de certaines tâches réalisées (R&D, données industrielles, etc) mais également documents juridiques, commerciaux et RH. Bref, vous l’aurez compris, la bonne gestion des archives représente un enjeu de taille, aussi bien d’un point de vue organisationnel, légal qu’économique.
Pourtant, assurer une bonne gestion de ses archives n’est pas toujours facile. Retour sur les bonnes pratiques et procédures de classement et d’archivage des dossiers.
La durée de conservation des archives : une contrainte légale
Lorsque l’on gère les archives de son entreprise, l’on est bien souvent confronté à une problématique de taille : quels documents doit-on conserver obligatoirement et pendant combien de temps ? En effet, si certains documents peuvent être rapidement détruits, d’autres doivent être conservés pendant plusieurs années.
La liste détaillée des durées de conservation par document peut être trouvée sur cette page : Durées de conservation.
Conserver ces documents permet de défendre les droits et les intérêts de son entreprise en cas de contentieux, mais aussi de capitaliser sur ce qui a déjà été fait pour éviter de réinventer la roue en permanence.
S’il existe bel et bien une durée minimale de conservation des archives, il n’existe aucunement de durée maximale. Nombreuses sont les entreprises qui conservent un grand nombre de documents sans limite de temps
Implémenter une stratégie de numérisation et d’archivage des documents
Ces dernières années, de plus en plus d’entreprises se sont converties au tout numérique. Il s’agit là de remplacer ses archives physiques (papier) par des archives numériques. En effet, la mise en place d’un système d’archivage numérique apporte de nombreux avantages, notamment sur la consultation instantanée des archives en tous lieux.
Pour cela, il est indispensable d’implémenter un projet de numérisation et d’archivage des documents au sein de son entreprise. Et pour cause : numériser plusieurs centaines de milliers de documents papier peut prendre au mieux des semaines et la plupart du temps plusieurs mois.
Dans ce cadre-là, l’intervention d’un professionnel de la dématérialisation et de l’archivage numérique, comme Novarchive, est bien souvent indispensable. L’objectif des experts qui vous accompagneront sera d’établir la meilleure stratégie à suivre pour numériser vos documents et gérer vos archives compte tenu de vos contraintes, priorités et spécificités.
Mettre en place un logiciel efficace de gestion d’archives
Numériser ses documents et ses archives apporte de nombreux avantages dès lors que la gestion de ces documents peut être effectuée simplement dans un logiciel dédié. Il s’agit là de suivre l’emplacement actuel de chaque archive en temps réel, suivre le versement des archives, le détail des inventaires, mesurer les flux et mouvement documentaires, d’autoriser ou de refuser la consultation des documents ou encore de procéder au désarchivage ou à la suppression de certaines informations.
Pour répondre à ces besoins, Novarchive a développé un logiciel intégré vous permettant de gérer efficacement toutes vos archives physiques et numériques qu’elles soient dans vos bâtiments et/ou externalisées. Ce logiciel accessible directement en ligne vous permet d’accéder à vos archives depuis n’importe quel navigateur internet et de les gérer en toute sécurité.
Il est indispensable de respecter un certain nombre de bonnes pratiques pour l’archivage et la gestion de ses documents numériques. Le respect de ces quelques procédures de classement vous permettra d’améliorer l’efficacité de la gestion de vos archives.
