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Louis Vuitton, maison française fondée en 1854, est spécialisée en maroquinerie de luxe et, depuis le début des années 2000, de prêt-à-porter. Elle fut à l’origine de la création du groupe LVMH en 1989, lors d’un rapprochement de la marque avec le Champagne Moët & Chandon. LVMH a réalisé un chiffre d’affaires d’environ 65 milliards d’euros en 2021.
Ce client a sollicité Novarchive pour revoir l’organisation de sa politique de Records Management. L’objectif de cette mission d’audit / conseil était la mise en place au sein de ses services d’un Système de Management de la Qualité (SMQ). Dans ce cadre, l’ensemble des documents produits par les créateurs et services de production au service patrimonial sont rassemblés et archivés afin de faciliter leur diffusion et leur consultation auprès des autres services. Le projet final devait amener ce client à utiliser un SMQ fiable et efficace, et lui permettre de le faire certifier en interne par un organisme accrédité.
Les consultants de Novarchive qui se sont penchées sur le cas Louis Vuitton avaient trois objectifs principaux:
La mission participait aussi à pérenniser les archives des collections historiques et à favoriser le partage d’informations pour les créateurs.
Pour cela, lors d’une 1ère phase, un audit complet a été mené par nos équipes sur le système actuel. L’analyse a été portée sur :
Les éléments recueillis ont permis à nos archivistes d’établir un rapport d’état et un diagnostic qualité afin de poursuivre le projet avec la mise en place de nouveaux processus : dépôt de documents, dématérialisation, consultation et destruction. Une charte d’archivage a également été produite pour encadrer l’ensemble du SMQ.
Novarchive a ensuite réalisé la prise en charge de différents fonds documentaires et leur intégration dans la base d’informations du service patrimoine.
Au total, la mission s’est étendue sur 13 mois. Elle a été assurée par deux archivistes, un record management en charge de l’application du plan d’amélioration continue, et un technicien qui devait préparer les archives à l’indexation, encadrés par un chef de projet.
L’équipe de Novarchive a atteint ses objectifs de pérennisation des archives patrimoniales. Tous les documents ont été centralisés de manière exhaustive et sécurisée. La mise en place du Système de Management de la Qualité a eu pour effet un meilleur accès à l’information pour l’ensemble des services. Les collaborateurs ont constaté que les nouveaux processus pour la circulation des documents et la répartition des rôles de chacun étaient plus efficaces. Ce fonctionnement homogène est le gage d’une meilleure productivité dans le travail.
A noter aussi, le SMQ a pu être certifié comme demandé par le client. Il a bien été validé comme conforme aux exigences de la norme NF Z40-350.
