L’archivage des documents est une obligation légale pour les entreprises. Une bonne gestion des archives participe aussi à l’amélioration de la productivité. Elle peut être vitale en cas de sinistre. S’il existe autant de politiques d’archivage que d’entreprises, celles-ci se structurent avec le développement du système d’archivage électronique.
En entreprise, il est fréquent d’avoir besoin de rechercher d’anciennes données pour les mettre à jour, les comparer ou les réutiliser. L’archivage de documents offre un gain de temps précieux aux collaborateurs, à la condition d’être bien structuré et accessible.
Par un système de droits d’accès, l’archivage numérique ouvre la possibilité à tous les salariés de la société de consulter à tout moment les documents électroniques dont ils ont besoin.
Certaines données sensibles doivent être protégées. C’est notamment le cas des données à caractère personnel dont l’utilisation et le stockage sont réglementés par le Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD).
Conserver des documents numériques dans une solution de gestion électronique des documents (GED) ou dans des répertoires bureautiques à l’accès protégé ne garantit pas la confidentialité des données ni leur non altération car elles ne sont pas horodatées et aucune empreinte des documents n’est réalisée et journalisée. L’archivage électronique permet de sécuriser les données, grâce au coffre fort numérique ainsi que l’utilisation de cachets d’horodatage qui sont scellés dans un journal infalsifiable.
Les écrits retracent la vie de l’entreprise. Ils sont sa mémoire. Certains documents non légaux seront conservés pour rappeler les origines de la société, partager ses valeurs, témoigner d’un esprit familial qui perdure.
Partager une histoire collective contribue à forger une culture interne d’entreprise mais aussi à valoriser une image vis-à-vis de ses clients et de ses partenaires.