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5 raisons d’utiliser un SAE

Système d’archivage électronique : entre obligations légales et valeur ajoutée pour l’entreprise

L’archivage des documents est une obligation légale pour les entreprises. Une bonne gestion des archives participe aussi à l’amélioration de la productivité. Elle peut être vitale en cas de sinistre. S’il existe autant de politiques d’archivage que d’entreprises, celles-ci se structurent avec le développement du système d’archivage électronique.

1. Respecter les obligations légales

L’archivage professionnel est encadré par une législation stricte. De nombreux textes le régissent en fonction des types de documents. Ils sont consultables dans le Code civil, le Code du travail, le Livre des procédures fiscales ou encore le Code de la Sécurité Sociale. Archiver certains documents est obligatoire. Cela permet à l’entreprise de :
  • Témoigner du respect de ses obligations légales et réglementaires en cas de contrôle par une autorité administrative (Fisc, Urssaf, CNIL…).
  • Prouver sa bonne foi en cas de contentieux porté devant la Justice, de litige de succession, de redressement ou de liquidation judiciaire.

2. Gagner du temps au quotidien

En entreprise, il est fréquent d’avoir besoin de rechercher d’anciennes données pour les mettre à jour, les comparer ou les réutiliser. L’archivage de documents offre un gain de temps précieux aux collaborateurs, à la condition d’être bien structuré et accessible. 

Par un système de droits d’accès, l’archivage numérique ouvre la possibilité à tous les salariés de la société de consulter à tout moment les documents électroniques dont ils ont besoin.

3. Sécuriser les données sensibles

Certaines données sensibles doivent être protégées. C’est notamment le cas des données à caractère personnel dont l’utilisation et le stockage sont réglementés par le Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD). 

Conserver des documents numériques dans une solution de gestion électronique des documents (GED) ou dans des répertoires bureautiques à l’accès protégé ne garantit pas la confidentialité des données ni leur non altération car elles ne sont pas horodatées et aucune empreinte des documents n’est réalisée et journalisée. L’archivage électronique permet de sécuriser les données, grâce au coffre fort numérique ainsi que l’utilisation de cachets d’horodatage qui sont scellés dans un journal infalsifiable.

4. Assurer la survie de l’entreprise

Certaines données sont vitales pour l’entreprise. En cas de sinistre, l’archivage électronique permet de retrouver rapidement les données les plus anciennes, indispensables au redémarrage de l’activité.

5. Conserver la mémoire de la société

Les écrits retracent la vie de l’entreprise. Ils sont sa mémoire. Certains documents non légaux seront conservés pour rappeler les origines de la société, partager ses valeurs, témoigner d’un esprit familial qui perdure. 

Partager une histoire collective contribue à forger une culture interne d’entreprise mais aussi à valoriser une image vis-à-vis de ses clients et de ses partenaires.

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