Le déménagement de vos archives peut survenir temporairement ou définitivement lors de travaux, d’une restructuration, d’une réorganisation de votre fonds d’archives ou encore lors d’un changement de site ou de service. Dans ces deux cas de figures, qu’il soit temporaire ou définitif, il est primordial de préparer ses archives à un déménagement.
Avant tout, déménager c’est l’occasion de soulager son fonds d’archives en y opérant un tri pour corriger certaines anomalies de classement et détruire les archives éliminables. En cas de destruction de documents sensibles, il est recommandé de passer par une société agréée chargée de détruire vos documents tout en garantissant leur confidentialité.
Afin d’estimer pour chaque service le métrage des archives à conserver et à déménager, il est nécessaire de prendre en compte :
Le cahier des charges constitue la pièce maîtresse de votre déménagement. En effet, ce dernier va permettre de cadrer votre besoin et de notifier vos exigences aux prestataires durant le déménagement. C’est également ce document qui sera la référence lors de votre appel d’offres.
Votre cahier des charges doit intégrer les données suivantes :
Sélectionnez votre partenaire non pas seulement sur la base du prix mais aussi de son expérience et de ses références dans le domaine du transport d’archives. Exigez que les sociétés candidates visitent les lieux de départ et d’arrivée avant de remettre leur offre.
Il convient avant le déménagement de dresser un inventaire des archives à transporter, par service, par local de départ et par local d’arrivée. Chaque groupe et sous groupe de fonds d’archives doit faire l’objet d’une fiche de transfert.
L’inventaire doit comporter :
Les différents services et locaux (noms des services, étages, nom des salariés responsable, local etc.).
Tout contenant à transférer doit comporter une étiquette permettant son identification. Plus l’identification sera précise, moins le risque de perte sera grand. De plus, une fois le déménagement effectué, l’étiquetage permettra de faciliter le récolement.
En cas d’un fond complexe, il est recommandé de copier l’inventaire en plusieurs exemplaires qui seront répartis entre vos équipes et votre prestataire. Conserver une copie numérique de l’inventaire, stockée sur un serveur.
Un déménagement bien préparé permet de
