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Avant de se lancer dans la mise en place d’une solution d’archivage électronique, il faut commencer par distinguer GED et SAE.
La gestion des documents (GED) est le processus qui consiste à traiter les documents de l’entreprise pour que les informations puissent être créées, partagées, organisées et stockées de manière efficace. Il est essentiel pour toutes les organisations d’apprendre à créer un système de GED qui autorise l’archivage numérique. Grâce à lui, elles stockent leurs documents de manière organisée et sécurisée, tout en permettant de les retrouver facilement.
Le Système d’Archivage Electronique (SAE) améliore l’accès à l’information, réduit les coûts d’exploitation, diminue les risques de litiges et offre un haut niveau de protection des informations critiques. Pour le mettre en place, en interne ou externe, vous pouvez piloter le projet vous-même ou faire appel à un prestataire tel que Novarchive avec une solution comme Novadoc®.
A vous de voir quelle est la solution la plus adaptée à long terme par rapport aux enjeux liés au cycle de vie des documents dans votre entreprise et en tenant compte de votre politique d’archivage.
Évidemment l’impact financier et technique de chacune de ces deux solutions doit être mesuré en regardant les étapes indispensables décrites ci-après pour faire les bons choix matériel et logiciel de votre système d’archivage électronique futur.
Une fois que votre organisation a mis en place son équipe, elle évalue le système actuel de classement et de conservation des documents. Cela concerne aussi bien ceux sur papier que ceux sous forme électronique. Vous déterminez alors comment les documents sont reçus, traités, examinés, stockés et finalement purgés ou mis à jour.
Il est très utile de choisir un ou deux départements en tant que projets pilotes. Cela permet à l’équipe de développer une méthode pour découvrir comment chaque département traite ses documents. Chaque étape du processus doit être documentée, si possible au moyen d’un tableau, dont l’usage est partagé par tous les membres de l’équipe. Chaque service peut avoir un processus différent dans la façon dont il reçoit les documents. Il appartient à l’équipe de décider s’il est préférable pour l’organisation de normaliser ce processus ou s’il faut le personnaliser.
Il faut déterminer ce qui est nécessaire pour mener à bien la stratégie documentaire. Il peut s’agir de nouvelles solutions pour stocker et accéder aux documents électroniques et de moyens pour convertir des documents papier en documents électroniques. Il faut également décider de l’ajout ou de la suppression d’étapes dans le processus documentaire pour en améliorer l’efficacité.
Maintenant que l’équipe projet a compris comment votre entreprise traite ses documents, il est temps d’identifier le type de documents dont elle s’occupe et la manière dont ils sont utilisés. Elle fait l’inventaire des documents dans chaque service en visitant même les endroits de stockage les plus incongrus. Il peut s’agir de documents de référence, de documents personnels, de duplicata de documents, d’informations sur les clients ou bien encore de formulaires.
Au cours de ce processus, l’équipe projet peut découvrir qu’elle a besoin de plus de ressources pour documenter, organiser et stocker tout de manière adéquate. Cet inventaire est cependant très utile pour identifier les types de documents que votre entreprise traite quotidiennement.
Cela comprend ceux qui doivent être immédiatement disponibles et ceux qui ne le seront pas mais aussi la mise en place d’un coffre-fort numérique ou un d’un système d’archivage électronique pour les documents sensibles.
Une fois l’inventaire établi, l’équipe du projet doit déterminer la façon dont les documents doivent être stockés. Pour cela il est nécessaire d’intégrer la norme NF Z 42-013 (ISO 1464) sur l’archivage électronique éditée par l’AFNOR.
Les documents peuvent, par exemple, être centralisés ou décentralisés, et stockés sur des postes de travail individuels. Il faut établir la façon dont les projets, les documents de travail et les copies des documents seront traités. L’équipe doit décider quel système sera mis en place pour les gérer et les stocker. Il peut s’agir d’un système de fichiers physiques, d’un système électronique ou d’une combinaison des deux. Lorsque vous êtes à la recherche d’un système de gestion électronique des documents il faut prendre en compte certaines considérations techniques essentielles. Elles comprennent l’indexation des données, la séparation et la sécurisation des dossiers. Elles n’autorisent l’accès qu’à celles et ceux qui en ont la permission et le besoin. Les flux sont personnalisables en fonction de vos besoins spécifiques.
Maintenant que l’équipe de projet connaît les types de documents dont s’occupe son organisation, les objectifs qu’ils servent et où ils se trouvent, elle peut commencer à élaborer une stratégie et rédiger un cahier des charges. Elle définit comment les documents seront reçus, traités, examinés, stockés, récupérés et au final éliminés du système.
Vous déterminez si ce processus sera normalisé à l’échelle de l’organisation ou personnalisé en fonction des besoins de chaque service. Vous établissez un planning de réalisation pour chaque étape qui doit être réalisée. Enfin, il faut définir la façon dont les documents sont traités lorsqu’ils ne sont plus nécessaires à l’entreprise. Pour cela, il peut être utile de définir une politique de conservation des documents, qui permettra par ailleurs de se conformer aux contraintes liées à la réglementation RGPD concernant les obligations de destruction des données personnelles à l’issue de leur durée légale d’utilité administrative.
L’équipe de projet commence à identifier et éventuellement à éliminer tous les documents inutiles découverts au cours de l’inventaire après notamment la validation des dates de conservation légales de ces documents. Elle confie éventuellement cette tâche aux groupes directement concernés. L’équipe de projet peut choisir d’enregistrer des documents datés dans les archives d’une entreprise afin de créer un historique des documents.
D’autres options pour les documents datés et inutiles peuvent être développées en fonction des besoins de votre organisation et de vos obligations légales.
Il est enfin temps de mettre en œuvre votre stratégie documentaire et de s’assurer de respecter les normes.
Si vous utilisez un système de GED, transférez-y les documents électroniques actuels pour ensuite les envoyer dans le Système d’Archivage Électronique pour une conservation longue durée à valeur probante. Vous pouvez également directement les verser dans le SAE. Indexez tous les documents au fur et à mesure de leur transfert. Si vous avez encore des documents papier, commencez à les scanner. Si toutefois vous devez encore conserver certains d’entre eux, préparez des dossiers pour chaque type de document et organisez ces documents dans ces dossiers. L’avantage du SAE Novadoc® est qu’il permet de gérer l’archivage à la fois les documents natifs électroniques, mais également l’inventaire électronique des documents papiers externalisés chez Novarchive.
Suivez ensuite les procédures établies dans votre plan de classement. Incluez des fiches de référence dans les dossiers pour aider les utilisateurs à trouver les documents non-papiers correspondants.
Une fois tout organisé, tous les employés de l’entreprise doivent respecter la stratégie documentaire que vous avez définie et tenir tous les dossiers à jour.
Cela doit devenir une politique d’entreprise afin que tout le monde utilise le nouveau système et que tous les documents de l’entreprise soient protégés.
Classez ou téléchargez les nouveaux documents au fur et à mesure qu’ils arrivent. Protégez les documents en limitant l’accès aux seules personnes qui en ont besoin. Disposer d’un système de contrôle permet de suivre les modifications apportées aux documents et de connaître les personnes qui les ont effectuées. Supprimez les documents qui ont atteint leur durée de conservation afin d’éviter tout risque de litige ou de non-conformité.
Toutes ces ressources sont disponibles avec un Système d’Archivage Électronique des documents. Même avec une configuration minimale, il permet à l’entreprise de réduire ses coûts d’exploitation et d’améliorer ses performances. Un accès rapide à l’information est source d’agilité pour les entreprises.
Pour en savoir plus sur notre approche et nos solutions d’implémentation et de déploiement de solutions d’archivage documentaire numérique dans votre entreprise contactez-nous pour que nous puissions répondre à vos questions sur le sujet.
