Vous souhaitez mener à bien un projet de dématérialisation de documents et d’archivage de documents numérisés ?
Pour que ce projet se déroule le mieux possible, il est nécessaire de bien définir vos besoins pour trouver les solutions de prise en charge et de gestion documentaire les plus adéquates. Depuis la mise en place du projet, jusqu’à l’archivage de vos documents numérisés (archivage physique des documents papiers originaux et archivage électronique des documents électroniques), voici les principales étapes d’un projet de dématérialisation.
La première étape de tout projet de numérisation consiste à en définir les objectifs et les buts. Il faut commencer par se poser les questions suivantes :
Cette étape initiale, bien que souvent sous-estimée, est de la plus haute importance. Elle détermine le type de projet de numérisation à mettre en œuvre, qu’il s’agisse de la numérisation de l’ensemble de votre fonds documentaire ou d’une sélection prioritaire, en fonction de la fréquence d’utilisation, de la durée de conservation, de l’état de dégradation éventuelle, de la confidentialité, ou de la valeur légale de chaque document. Par ailleurs, elle permet de choisir les formats de numérisation appropriés, de définir la résolution des fichiers numériques, et de décider entre une numérisation standard et une numérisation fidèle pour préserver la valeur probante de vos documents. Enfin, cette étape cruciale vous offre une estimation des coûts, de la durée de réalisation, et des ressources humaines et matérielles nécessaires pour mener à bien votre projet.
Chez Novarchive, nous sommes conscients que chaque entreprise est unique, avec ses propres priorités et ses spécificités. C’est pourquoi notre équipe d’experts se tient à vos côtés pour personnaliser votre cahier des charges et élaborer une feuille de route sur mesure, garantissant ainsi le succès de votre projet de dématérialisation. Pour commencer cette transformation décisive, n’hésitez pas à nous contacter dès aujourd’hui. Nous sommes prêts à vous guider vers l’avenir de la gestion documentaire numérique.
Le choix des documents à dématérialiser doit s’effectuer en fonction de la fréquence de leur utilisation, consultation, de leurs durées de conservation, de l’état de dégradation éventuel, de la confidentialité du document, ou de sa valeur légale, etc. Parce que chaque entreprise a des priorités et objectifs différents, nos équipes peuvent vous accompagner dans la mise en place de ce cahier des charges pour définir au mieux le projet dont vous avez besoin.
Il est rarement pertinent de dématérialiser l’ensemble d’un fonds documentaire. En fonction de vos ressources (espace de stockage, ressources humaines, financières), Novarchive s’adapte à vos besoins et vous recommande les documents à prioriser pour élaborer avec vous un planning de réalisation.
Par exemple, un projet de dématérialisation peut débuter avec une première prise en charge contenant les documents définis comme prioritaires puis s’étaler dans le temps avec des numérisations « à la demande » (scan on demand) qui se feront au fur et à mesure des besoins.
Une fois que vous avez clairement défini les objectifs de votre projet de dématérialisation, la prochaine étape consiste à identifier les documents qui seront soumis à ce processus, ainsi qu’à établir une échéance réaliste pour l’ensemble du projet.
Le choix des documents à dématérialiser doit être effectué en tenant compte de plusieurs critères essentiels, notamment la fréquence d’utilisation de chaque document, la nécessité de les consulter fréquemment, leur durée de conservation, leur état éventuel de dégradation, le niveau de confidentialité qu’ils requièrent, ainsi que leur importance sur le plan légal, entre autres. Chaque entreprise est unique, avec ses propres priorités et objectifs. C’est pourquoi notre équipe d’experts est prête à vous accompagner dans l’élaboration d’un cahier des charges sur mesure qui répondra au mieux à vos besoins spécifiques.
Il est rarement pertinent de numériser la totalité d’un fonds documentaire en une seule fois. En fonction de vos ressources disponibles, qu’il s’agisse de l’espace de stockage, des ressources humaines ou des contraintes budgétaires, Novarchive peut adapter sa stratégie à vos besoins particuliers. Nous vous recommandons les documents à prioriser, ce qui vous permettra de mettre en place un plan de numérisation progressif. Par exemple, un projet de dématérialisation peut débuter par la prise en charge des documents définis comme prioritaires, puis s’étendre au fil du temps avec des numérisations « à la demande » (scan on demand) pour répondre aux besoins au fur et à mesure qu’ils se présentent.
Après avoir défini les objectifs du projet, il convient d’identifier les documents qui seront numérisés, ainsi que la durée du projet.
L’analyse des ressources consiste à dresser l’inventaire des ressources matérielles (scanners, ordinateurs, logiciels, réseaux et serveurs, locaux nécessaires, matériel), humaines et financières disponibles pour mener à bien le projet de dématérialisation.
C’est en prenant en considération l’ensemble de ces éléments qu’il devient possible de déterminer précisément le coût et la durée d’un projet de numérisation. Cet examen permet aussi de juger de la pertinence d’externaliser ce projet et de le confier à un prestataire certifié.
En rassemblant et en analysant ces données, vous serez en mesure de déterminer avec précision le coût total et la durée prévue de votre projet de numérisation. De plus, cette évaluation approfondie vous permettra de prendre une décision éclairée quant à l’externalisation du projet. Confier la dématérialisation à un prestataire certifié peut s’avérer avantageux si vos ressources internes sont limitées ou si vous cherchez à optimiser les coûts tout en garantissant une qualité optimale.
La numérisation des documents est une phase clé du projet de dématérialisation, car elle permet de convertir les documents physiques en données numériques. Cette étape comprend plusieurs sous-étapes essentielles, chacune jouant un rôle spécifique dans le processus de transformation :
Chacune de ces sous-étapes est essentielle pour garantir que la numérisation des documents se déroule de manière fluide et efficace, tout en préservant la qualité et l’intégrité des informations contenues dans les documents. Elles contribuent à la création d’une archive numérique précise, organisée et facilement consultable.
Une fois que la phase de numérisation des documents est terminée, la manière dont vous restituez les fichiers numériques revêt une grande importance. Voici quelques options pour la restitution des livrables, chacune adaptée à des besoins spécifiques :
Chaque option de restitution présente des avantages spécifiques en fonction de vos besoins en matière d’accessibilité, de sécurité et de gestion documentaire. Le choix dépendra de la structure de votre entreprise, de la manière dont vous prévoyez d’utiliser les fichiers numérisés et des exigences de conformité légale éventuelles.
