1. Identifier les différents types de documents à archiver
Les types de documents à archiver ont des impacts sur le choix de la solution d’archivage.
Pour avoir une valeur juridique, un document archivé comme preuve doit conserver sa valeur probante. Cela implique que la personne dont il émane doit être clairement identifiée et qu’il soit gardé dans des conditions garantissant son intégrité.
Si l’entreprise opte pour l’archivage numérique, la solution doit proposer :
Le certificat électronique pour attester l’origine et l’auteur du document.
L’horodatage et/ou la signature électronique pour certifier l’intégrité du contenu.
Des options de traçabilité (journal de cycle de vie de l’archive, empreintes).
2. Estimer la volumétrie des données à archiver
La volumétrie globale des données dépend de plusieurs facteurs :
Le nombre de documents à archiver.
Les durées légales de conservation des documents numériques : seuls les jugements, ordonnances et actes de transaction amiable se conservent sans limitation de durée. Les autres documents se conservent en grande majorité entre 1 à 10 ans, voire 30 ans : 10 ans pour les pièces comptables, 6 ans pour les justificatifs fiscaux, 5 ans pour les bulletins de salaire et les documents bancaires, 5 à 30 ans pour les contrats etc.
La dématérialisation ou non des archives papiers : la décision de numériser les anciennes archives papiers peut fortement augmenter le volume de données nécessaire.
Pour calculer la volumétrie, il faut aussi tenir compte de la suppression annuelle des documents électroniques arrivés en fin d’archivage, ce qui libère de l’espace de stockage.
3. Évaluer les besoins en sécurité des données
Toutes les données n’ont pas la même valeur. Voici une liste de questions pour les catégoriser et estimer la volumétrie de chaque groupe. Les réponses impacteront le choix et le dimensionnement de la solution d’archivage, et son paramétrage si elle est numérique :
La sensibilité : quelle est la volumétrie de données sensibles à sécuriser pour des raisons de confidentialité ou de protection des données personnelles ?
La disponibilité : quel est le volume des données fréquemment consultées qui doivent être disponibles à tout moment ? Quel est le volume des données conservées à long terme, uniquement à valeur probante ou à titre historique ?
L’intégrité : quel est le volume des données archivées dont l’intégrité, la pérennité et la traçabilité doivent être parfaitement garanties ?
4. Définir les procédures d’accès aux données
L’archivage des documents papiers nécessite la présence d’un ou de plusieurs archivistes dédiés qui trient, structurent et sécurisent les dossiers. Ce sont eux qui répondent aux demandes d’accès aux données en fonction des autorisations accordées par les hiérarchies.
Mettre en place un système d’archivage électronique simplifie les procédures. Pour que l’accès aux documents numériques soit rapide et efficace, les besoins doivent avoir été clairement analysés en amont :
Les droits d’accès : il s’agit de lister les différents profils d’utilisateurs et leurs droits ou d’accès, et de préciser rigoureusement la procédure et les interlocuteurs en cas de modification.
La structuration de l’information : un moteur de recherche via des mots-clés avec indexation automatique ou manuelle simplifiera l’exploration des archives.
Si un socle commun légal régit l’archivage des documents professionnels, les besoins varient d’une entreprise à l’autre. Bien les analyser est la condition numéro un pour mettre en place la solution d’archivage la plus adaptée et la plus performante.
N’hésitez pas à consulter un expert qui respecte des engagements liés à vos besoins et qui pourra réaliser un audit complet pour vous aider à avoir un archivage optimisé à des coûts maîtrisés.