Les normes de conservation des archives médicales et hospitalières

La bonne gestion et la conservation des archives médicales sont des processus essentiels pour garantir un suivi de qualité pour tout patient. Ces archives, qui regroupent l’ensemble des informations relatives à l’état de santé et au parcours médical d’un individu, jouent un rôle clé dans le parcours de soin, aussi bien pour le personnel soignant que pour les patients eux-mêmes. En raison de leur nature sensible et confidentielle, ces archives médicales sont soumises à des règles et normes spécifiques de conservation. À travers cet article, nous allons vous présenter en détail les normes et règles régissant la conservation des archives médicales dans un contexte hospitalier.

Définition des archives médicales

Les archives médicales sont une collection complète de toutes les données et informations relatives à la santé d’un individu. Ces archives peuvent prendre plusieurs formes, notamment des dossiers de santé, des résultats d’examens médicaux, des prescriptions médicamenteuses, des comptes rendus de consultations et d’interventions chirurgicales, des factures de santé, des images médicales (radiographies, IRM, etc.). Elles jouent un rôle crucial dans le domaine de la santé. Elles permettent d’assurer une continuité optimale des soins, en fournissant une trace écrite de l’historique médical d’un patient.  De plus, ces archives permettent une communication efficace entre les différents acteurs du système de santé. Elles favorisent ainsi le partage d’informations pertinentes et nécessaires à une prise en charge adaptée et efficace du patient. Les professionnels de santé peuvent ainsi bénéficier d’un accès à des informations complètes et à jour sur l’état de santé du patient, ce qui leur permet d’élaborer les parcours de soins personnalisés et de prendre des décisions éclairées. Les archives médicales servent également de moyen de preuve en cas de recherche en responsabilité civile. En d’autres termes, elles peuvent être utilisées pour résoudre les litiges juridiques relatifs aux soins de santé, par exemple en cas de poursuite pour faute médicale. Elles peuvent fournir une preuve documentée des soins prodigués au patient et peuvent ainsi aider à établir si le niveau de soins délivrés était approprié ou non.  

Règles et normes de conservation

La conservation des archives médicales est strictement encadrée par diverses lois et réglementations. L’article R.4127-45 du Code de la Santé Publique stipule que chaque médecin doit tenir des notes personnelles, appelées fiches d’observation. Ces notes, qui sont confidentielles, contiennent des informations sur le patient et qui ne font pas partie de son dossier médical. Ces fiches ne peuvent être utilisées que sous la responsabilité du médecin qui les a rédigées. Il faut aussi noter que l’accès à ces archives est strictement réglementé. Les patients ont le droit d’accéder à leur dossier médical, mais ce droit est limité par certaines conditions. Par exemple, une personne ne peut demander l’accès à son dossier médical qu’à l’hôpital ou à la clinique où elle a été soignée. En ce qui concerne la protection des données, les archives médicales sont également régies par des réglementations strictes. En France, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) est responsable de garantir le respect de ces réglementations. Avec l’adoption croissante de l’informatique dans le domaine médical, la question de la conservation des archives médicales numériques est devenue de plus en plus importante. Cela comprend des aspects tels que la sécurité des données, l’accessibilité et l’intégrité des archives, la migration des données et d’autres préoccupations connexes. Ces questions sont de plus en plus abordées dans les réglementations actuelles et futures.

• Importance de la confidentialité et de la sécurité des données médicales

La confidentialité et la sécurité des données médicales sont d’une importance capitale. En effet, elles contiennent des informations sensibles et personnelles sur le patient et doivent donc être manipulées avec le plus grand soin pour éviter toute violation de la vie privée. Les établissements de santé ont l’obligation légale de garantir la confidentialité et la sécurité de ces données.

Durée de conservation des archives médicales

La durée de conservation des archives médicales peut varier en fonction de la nature des documents, de leur utilisation et des réglementations spécifiques à chaque pays. En France, selon le Guide d’archivage pour les hôpitaux et établissements de santé de l’Association des archivistes français et d’après la loi française, l’arrêté du 5 mars 1971 relatif au règlement des archives hospitalières et la circulaire DPACI RES 2007014 du 14/08/2007  indiquent les durées suivantes&nbp;:

• Dossier patient : Le dossier médical d’un patient doit être conservé pendant une période minimale de 20&nbp;ans à compter de la date du dernier séjour du patient dans l’établissement, ou de la dernière consultation externe. Pour les mineurs, le délai de conservation est de 20&nbp;ans à compter de leur majorité. Cependant, ce délai peut être prolongé en cas de maladie à long terme ou d’événements particuliers.

• Dossiers de maternité : Les dossiers de maternité, notamment les feuilles de surveillance, doivent être conservés pendant une période de 20 ans. 
• Imagerie médicale : Les documents d’imagerie médicale, comme les radiographies, les échographies, etc., doivent être conservés pendant une durée minimale de 20 ans .
• Dossiers de bloc opératoire : Les fiches d’anesthésie, les comptes rendus opératoires, et les feuilles de surveillance post-intervention doivent être conservés pendant une durée minimale de 20 ans à partir de la date de l’opération. 
• Registres des décès : Ils doivent être conservés indéfiniment.

Pour plus de détails : AD_93_5 du 26/11/1993, AD_94_10 du 07/10/1994, AD_94_11 du 20/10/1994, AD_94_2 du 18/01/1994, AD_94_6 du 18/07/1994, DPACI RES 2007014 du 14/08/2007. Il convient de noter que ces durées de conservation sont des minimums, et que de nombreux hôpitaux et établissements de santé choisissent de conserver leurs documents de santé plus longtemps pour des raisons de qualité des soins, de recherche, ou de protection contre d’éventuelles réclamations.

Conséquences de la non-conformité

La non-conformité aux règles et normes de conservation des archives médicales peut avoir de graves conséquences, tant sur le plan légal qu’éthique. Cela peut entraîner des sanctions pénales , notamment une peine de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende définit par l’article L214-3 du code du patrimoine, des dommages et intérêts en cas de litiges, sans parler des atteintes potentielles à la réputation de l’établissement de santé. La gestion efficace des archives médicales requiert une bonne organisation. Il est recommandé de créer un système de classement clair et facile à utiliser. De plus, il est essentiel d’effectuer régulièrement un tri des documents, en faisant la distinction entre Les documents dont la durée de conservation administrative (DUA) est échue de ceux qui ne le sont pas. En cas de cessation d’activité, le médecin doit informer le Conseil Départemental du lieu de conservation des dossiers médicaux. Pour finir, la conservation des archives médicales est une tâche de grande responsabilité. Elle nécessite une conformité stricte avec les règles et normes en vigueur, pour assurer à la fois la qualité des soins et la confidentialité des informations des patients. Il est donc impératif que tous les professionnels de santé, les gestionnaires de documents médicaux et les administrateurs hospitaliers se familiarisent avec ces règles et normes et les mettent en application.

Comment s’y prendre ?

Face à la quantité de travail que représente la mise en place d’une politique efficace de conservation des données, il est important de mettre en place une stratégie dédiée au plus tôt. Les archivistes professionnels de prestataires comme Novarchive peuvent vous accompagner à clarifier vos besoins, mettre en place un plan de classement et une politique de conservation adaptée. Novarchive accompagne aujourd’hui plusieurs centaines d’hôpitaux, de cliniques et de cabinets médicaux, n’hésitez pas à contacter nos experts.