L’archivage médical, une responsabilité à ne pas sous-estimer

C’est le décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006, relatif à l’hébergement des données de santé à caractère personnel, qui définit les conditions d’agrément des hébergeurs de ces données. Depuis le précédent arrêté interministériel du 11 mars 1968, ce sont notamment les délais de conservation du dossier médical qui ont été retoqués. Lors de recours gracieux ou contentieux auprès d’établissements de santé publics, le code de la santé exige que certaines informations soient préservées tout au long du délai de conservation légal. L’archivage médical est donc une responsabilité de santé publique à ne pas sous-estimer.

La recherche en responsabilité se base sur les archives médicales

Les nouveaux délais de conservation des dossiers médicaux répondent avant tout aux exigences médicales. Les risques propres à la pratique de la médecine humaine nécessitent une traçabilité sans faille des actes médicaux. C’est le seul moyen de garantir la fiabilité de l’ensemble des protocoles de soins (notamment chirurgicaux, médicamenteux, etc) et d’empêcher les erreurs de diagnostics ou l’administration de médicaments contre-indiqués. La fiabilité de la conservation du dossier patient est donc capitale, il peut parfois en aller de la vie des patients.
Depuis la loi no 2000-230 du 13 mars 2000, l’écrit électronique, comme l’écrit papier, a force de preuve en cas de contentieux concernant la santé publique. Les données numériques peuvent être produites devant un tribunal pour mettre en cause la responsabilité médicale. La fiabilité, l’exactitude et l’authenticité de ces informations est de fait cruciale pour toute consolidation du dommage. De nombreuses données sont prises en compte comme la date du dernier séjour ou d’un passage dans l’établissement, jusqu’au dossier dentaire ou des notes sur le séjour de son titulaire.

L’archivage dossier médical, une affaire de spécialiste

En droit français les archives sont aussi bien des dossiers papier que les données informatiques des systèmes d’information. Elles peuvent être produites par différents services de médecine ou infirmiers, en libéral ou à l’hôpital ou échangées par télé-procédures. Les archives sont aussi constituées de fichiers bureautiques et de courriels. Ces informations forment le patrimoine informationnel, dématérialisé ou non, des organisations médicales. Celui-ci est en général assez volumineux et son traitement et sa préservation doivent être confiés à des entreprises spécialisées. Celles-ci sont les mieux placées pour éviter l’obsolescence des outils de recherche dans les archives. Ils sont en perpétuelle évolution car ils doivent sans cesse intégrer des informations produites par des matériels médicaux toujours en progrès.
Pour assurer la continuité des soins, les professionnels de santé doivent pouvoir se reposer sur des données fiables. Ils établissent une vérité unique qui doit pouvoir être respectée aveuglément. C’est-à- dire le haut niveau de responsabilité qui engage les responsables des archives médicales. Pendant 20 ans, la durée de conservation légale, ils doivent assurer une conservation irréprochable et, cas de recherche, donner un accès sécurisé et immédiat aux ayants droits. Que l’établissement soit public ou privé, la consultation externe des dossiers médicaux doit être rigoureusement encadrée. C’est la nature intime des informations conservées qui exige des entreprises spécialisées qu’elles déploient les meilleurs moyens pour protéger l’accès aux archives médicales.