Conservation préventive: l’approche proactive pour la préservation des archives

Chez Novarchive, nous proposons une gamme complète de services pour accompagner les entreprises dans la gestion et la sécurisation de leurs archives. Nos prestations incluent la numérisation des documents, l’archivage physique et l’archivage électronique, audit et conseil et nos logiciels de gestion documentaire . Ces solutions vous permettent d’optimiser la traçabilité et l’accès à vos données tout en garantissant leur conservation dans un environnement sécurisé.

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La conservation préventive est une approche proactive visant à prévenir et à réduire les risques de dégradation des documents d’archives et des collections patrimoniales. Elle vise à maintenir l’intégrité physique et intellectuelle des archives, tout en préservant leur accessibilité et leur utilisation pour les générations futures.

L’importance de la conservation préventive : Pourquoi il est crucial d’adopter une approche proactive ?

La conservation préventive, aussi appelée conservation proactive, est une stratégie de gestion des documents et des archives qui vise à prévenir la dégradation des documents avant qu’elle ne se produise. Plutôt que de se concentrer sur la restauration des documents une fois qu’ils ont été endommagés, la conservation préventive met l’accent sur la prévention des dommages et la prolongation de la durée de vie des documents.

Adopter une approche proactive en matière de conservation est crucial pour plusieurs raisons. Tout d’abord, la préservation des archives est non seulement une question de maintien de l’intégrité des documents, mais aussi de garantie de la qualité de l’information qu’ils contiennent. Plus un document est dégradé, moins l’information qu’il contient est précise et utile. Deuxièmement, la restauration des documents est souvent un processus coûteux et complexe qui peut être évité grâce à une stratégie de conservation préventive efficace.

Ainsi, l’importance de la conservation préventive ne peut être sous-estimée. Dans un monde où l’information est de plus en plus numérique, les risques de perte, de dégradation ou de corruption des données augmentent. La conservation préventive est donc une nécessité pour les organisations, qu’elles soient publiques ou privées, pour assurer la préservation, la sécurité et l’accessibilité de leurs archives. En plus, elle va au-delà de la simple sauvegarde des documents. La conservation vise à maintenir un environnement approprié pour les archives, en contrôlant les facteurs de dégradation tels que la lumière, la température, l’humidité, la pollution, etc. Ce qui implique des mesures pour prévenir les catastrophes, comme les incendies ou les inondations, et pour lutter contre les ravageurs, comme les insectes et les rongeurs.

Quelles sont les méthodes couramment utilisées pour la conservation préventive?

Il existe plusieurs méthodes couramment utilisées pour la conservation des archives préventives. Celles-ci comprennent :

• L’entreposage approprié : Les documents doivent être dans des espaces de stockage avec des conditions optimales pour prévenir la dégradation. Cela comprend le contrôle de la température, de l’humidité, de la lumière et de la pollution atmosphérique.
• La manutention appropriée : Les documents doivent être manipulés avec soin pour éviter les dommages physiques. Cela comprend l’utilisation de gants, le maintien des documents à plat et l’évitement des pliages et des agrafes.
• La numérisation : La numérisation des documents permet de créer une copie numérique qui peut être conservée indéfiniment sans dégradation physique. Cela permet également un accès plus facile et plus rapide aux informations.
• La formation du personnel : Il est crucial que le personnel chargé du système gestion des documents soit formé aux meilleures pratiques de conservation préventive.

L’impact de la conservation préventive : Comment elle affecte la durée de vie des documents et la qualité de l’information qu’ils contiennent

L‘impact de la conservation préventive se mesure non seulement en termes de préservation des documents, mais aussi en termes de pérennité de l’information qu’ils contiennent, et par extension, de la continuité des activités des organisations qui en dépendent.

Prenons l’exemple d’un client qui a fait appel à nos services en raison de l’état de dégradation de son bâtiment servant également d’entrepôt pour ses archives industrielles de grande valeur. Suite à notre intervention et à la mise en place de mesures de conservation préventive, ces documents ont été préservés. Néanmoins, l’hiver suivant, une tempête a gravement endommagé la toiture du bâtiment, entraînant la destruction de certaines de ces précieuses archives. Cet incident malheureux met en évidence l’importance capitale de la conservation préventive. Sans elle, les dégâts auraient été encore plus conséquents. 

Un autre exemple frappant est celui d’une organisation qui avait décidé d’implémenter un système d’archivage électronique pour ses données, y compris les contrats clients. Suite à une série de pannes électriques, les disques durs internes de l’entreprise ont subi d’importants dommages. Dans une telle situation, et sans une approche de conservation préventive, l’entreprise aurait subi une perte de données majeure. Grâce à l‘archivage électronique mis en place, aucune donnée n’a été perdue. Les informations cruciales ont pu être récupérées à partir du système d’archivage, garantissant ainsi la continuité des activités de l’entreprise.

Ces deux cas illustrent clairement comment la conservation préventive peut sauvegarder le patrimoine documentaire d’une organisation, prévenir les pertes d’information et, par conséquent, protéger son fonctionnement et sa réputation.

Comment mettre en place une stratégie de conservation préventive 

Mettre en place une stratégie de conservation préventive est un processus qui nécessite une planification et une mise en œuvre soigneuse. Voici un guide étape par étape pour aider les organisations à le faire :

• Évaluation des besoins : Identifiez les types de documents que vous avez et leurs besoins spécifiques en matière de conservation.
• Développement d’un plan stratégique: Élaborez une stratégie de conservation préventive qui répond à ces besoins. 
• Mise en œuvre de la stratégie : Mettez en œuvre la stratégie et assurez-vous que toutes les parties concernées comprennent leur rôle dans le processus.
• Surveillance et révision : Surveiller l’efficacité de votre stratégie et apportez les modifications nécessaires au fil du temps.

La conservation préventive est une stratégie proactive essentielle pour la préservation des archives. Que vous soyez un professionnel des solutions de gestion des documents, un responsable de l’information, un décideur en entreprise, un étudiant ou un chercheur dans le domaine de la gestion de contenu et des archives, adopter une approche de conservation préventive peut avoir un impact significatif sur la durée de vie de vos documents et la qualité de l’information qu’ils contiennent.