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La gestion appropriée des archives numériques permet d’assurer la transparence, la conformité et la sécurité des informations. La manière dont vous stockez, partagez et accédez aux informations peut avoir un impact significatif sur la réussite de votre entreprise. L’archivage à valeur probante joue ainsi un rôle clé dans cet objectif en garantissant l’authenticité et l’intégrité des archives électroniques.
L’archivage à valeur probante se réfère à une démarche structurée de conservation des données et documents numériques, ayant un intérêt opérationnel, juridique ou commercial. Cette démarche s’appuie sur l’instauration de règles rigoureuses et l’emploi de technologies sophistiquées pour assurer l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’accessibilité des informations préservées tout au long de leur cycle de vie.
Pour que la valeur probante d’un document soit reconnue, il faut vérifier son origine (qui en est l’auteur ou l’expéditeur), son intégrité (confirmation qu’il n’a subi aucune modification non autorisée depuis sa création ou son envoi) et sa lisibilité pendant toute la période de conservation.
L’archivage électronique est utilisé pour de nombreux types de documents, incluant les contrats, factures, courriels, données R&D, notes de frais et leurs justificatifs, dossiers des ressources humaines, et bien plus encore. Ces documents peuvent être conservés dans des systèmes numériques d’archivage à valeur probante (SNAVP) qui déploient diverses technologies (telles que la signature électronique, l’horodatage, le chiffrement, etc.) pour garantir leur authenticité et leur intégrité.
La structuration des outils d’archivage électronique est légalement encadrée et doit suivre la norme AFNOR NF461 relative à l‘archivage électronique certifié. Cette norme fournit les garanties nécessaires quant à la fiabilité des processus d’archivage numérique, seul moyen de garantir la valeur probante des archives électroniques. En se conformant à cette certification, les organisations peuvent attester qu’elles respectent des critères stricts d’authenticité, d’intégrité, de pérennité et de confidentialité des données archivées. L’archivage certifié NF461 offre donc l’assurance de la valeur probante des documents archivés.
L’archivage à valeur probante garantit l’authenticité et l’intégrité des archives électroniques en utilisant une combinaison de technologies, de protocoles et de procédures détaillées. Voici comment cela fonctionne :
En combinant ces mesures, l’archivage à valeur probante peut fournir une preuve solide de l’authenticité et de l’intégrité des archives électroniques, ce qui est crucial pour les responsabilités légales et réglementaires, ainsi que pour la gestion efficace des informations au sein de l’organisation.
Pour mettre en place efficacement l’archivage à valeur probante, les entreprises peuvent suivre les conseils suivants :
L’archivage à valeur probante joue un rôle qui permet de garantir l’authenticité et l’intégrité des archives électroniques dans un environnement d’affaires moderne. En suivant les principes et les meilleures pratiques de l’archivage à valeur probante, les entreprises peuvent assurer la conservation fiable, sécurisée et conforme de leurs documents électroniques, réduisant ainsi les risques juridiques, financiers et de réputation auxquels elles pourraient être confrontées.
